7 lý do Excel là công cụ quá lạc hậu để quản lý công việc và dự án

24/10/2017

Ngày cả khi bạn có kỹ năng Excel tuyệt vời, việc đó cũng sẽ “ngốn” rất nhiều thời gian. Bạn đang phải đổ quá nhiều công sức để quản lý một công cụ rất thô sơ, lạc hậu.

# 1. Độ trễ lớn trong việc cập nhật thông tin qua Excel

 

Với việc dùng Excel để quản lý công việc và dự án, sẽ luôn có một người phải cập nhật từ mọi thành viên. Có thể chỉ vài phút sau khi họ lập xong báo cáo thì một số công việc được gắn “đang thực hiện” đã được hoàn thành. Nhưng thành viên không có cách nào để chủ động cập nhật và như vậy bạn luôn có một bản báo cáo với thông tin “lỗi thời” ngay sau khi được tổng hợp. Nếu như bạn cần ngay một bản báo cáo tiến độ dự án, thì điều đó là không thể với Excel.

 

# 2. Tiêu tốn thời gian một cách lãng phí khi sử dụng Excel

 

Với doanh nghiệp, thời gian là vàng bạc và bạn cần sử dụng chúng một cách hiệu quả hơn.

 

Thay vì quản lý công việc và dự án, bạn đang phải dành rất nhiều thời gian để quản lý Excel. Chiều ngang cột, định dạng dữ liệu, công thức phức tạp hay thay đổi mã màu biểu thị trạng thái công việc. Bạn và nhân viên của bạn phải cập nhật, chỉnh sửa một tài liệu có đến hàng tá phiên bản thay đổi trong cả ngày. Và mỗi ngày khi cần bản tổng hợp cập nhật nhất, bạn phải huy động toàn bộ nhân viên để lại đổi màu hay thêm ghi chú cho từng ô trên bảng Excel. Đó sẽ là hàng giờ đồng hồ của mỗi nhân viên trong mỗi tuần.

 

Đọc thêm bài viết: 6 bước lập kế hoạch hoàn hảo cho nhà quản trị hiện đại

 

# 3. Có quá nhiều phiên bản của “sự thật” diễn ra trong bảng tính (Excel)

 

Cho dù bạn sử dụng Excel offline hay Excel online, bạn đang cho phép có quá nhiều phiên bản của “sự thật” đang được lưu hành. Giả dụ trong trường hợp bạn dùng Excel offline, bạn biết rằng khả năng cập nhật tiến độ công việc liên tục là rất hạn chế. Mỗi lần bảng tổng hợp được gửi đi để thành viên điền vào, qua mỗi người và qua mỗi ngày lại có một phiên bản mới được tạo. Trường hợp bạn dùng Excel online, công cụ này cho phép bạn và team cùng chỉnh sửa được trực tuyến và mọi thông tin được cập nhật ngày lập tức. Nhưng đó chính là vấn đề khi có ai đó trễ hạn công việc nhưng lại âm thầm chỉnh sửa lại một thời hạn mới, hay người nọ sửa nhầm của người kia. Ngày hôm sau một “sự thật” khác sẽ hoàn toàn che mắt bạn.

 

Đọc thêm bài viết: Zalo, FB, Slack,... Quản lý bằng ứng dụng chat sẽ giết chết doanh nghiệp!

 

# 4. Excel cho bạn một bản báo cáo hoàn toàn thủ công

 

Bạn biết đây, việc tổng hợp tiến độ dự án và báo cáo chưa bao giờ dễ dàng với Excel. Excel không thể tự động tạo ra các báo cáo mà bạn hoàn toàn phải thao tác thủ công để thay đổi trạng thái công việc, lập biểu độ tiến độ, hay thống kê đánh giá kết quả của mỗi thành viên dự án…. Ngày cả khi bạn có kỹ năng Excel tuyệt vời, việc đó cũng sẽ “ngốn” rất nhiều thời gian. Bạn đang phải đổ quá nhiều công sức để quản lý một công cụ rất thô sơ, lạc hậu.

 

Đọc thêm bài viết: 8 kinh nghiệm quản lý dự án dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp

 

# 5. Excel - Không có khả năng giao tiếp, follow up trong mỗi công việc 

 

Excel có lẽ là công cụ đơn giản và linh hoạt nhất để bạn lên kế hoạch công việc. Nhưng Excel lại rất hạn chế khi theo dõi tiến độ dự án và trao đổi trong từng công việc. Bạn sẽ cần họp trực tiếp, gọi điện, gửi email hay dùng thêm một vài công cụ chat như Zalo, Facebook, Skype,... để yêu cầu nhân viên giải trình với từng đầu việc. Lịch sử trao đổi đó cũng sẽ nhanh chóng cuốn đi như một cơn gió hoặc là bạn phải có trí nhớ siêu phàm để là một người quản lý biết tuốt.

 

# 6. Excel - Không hỗ trợ quản lý tài liệu

 

Một trong những vấn đề lớn trong quản lý dự án là quản lý tài liệu. Sẽ có rất nhiều văn bản, tài liệu được lưu thông trong quá trình làm việc, và Excel hoàn toàn không có khả năng hỗ trợ bạn. Bạn sẽ phải lưu trữ, chia sẻ tài liệu bằng các công cụ khác và điều này sẽ hạn chế khả năng tìm kiếm lại thông tin cũng như làm bạn bị phân tán sự tập trung.

 

Đọc thêm bài viết: Doanh nghiệp 4.0: Hiệu quả làm việc là yếu tố sống còn

 

# 7. Tính bảo mật kém, không hỗ trợ tùy chỉnh phân quyền 

 

Đối với doanh nghiệp, bảo mật luôn là vấn đề đau đầu. Sẽ rất nguy hiểm nếu thông tin dự án cũng như toàn bộ các bảng tổng hợp, báo cáo tiến độ công việc bị tiết lộ ra bên ngoài. Nhưng Excel không đảm bảo được cho bạn. Một thành viên bất kỳ có thể dễ dàng gửi tài liệu Excel và chia sẻ các thông tin mật cho các bên thứ 3 để tư lợi hoặc vì những mục đích xấu khác. Bên cạnh đó, việc phân quyền công việc trong mỗi dự án cũng là bảo mật với từng thành viên. Và Excel một lần nữa sẽ lại làm bạn thất vọng.

 

Thay vì phải dành thời gian, tâm trí để giải quyết khó khăn của từng công việc hay dự án thì bạn lại mất thời gian cho việc quản lý bằng Excel. Điều này quả thực khó chịu đúng không? Nhưng thật may mắn cho bạn, giờ đây với nền tảng E-management hiện đại và tân tiến, giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý của doanh nghiệp khi các công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng.

 

Tìm hiểu thêm về nền tảng quản lý e-management hiện đại, tân tiến thông qua cuốn ebook: "Giải pháp thay thế Excel & Email trong quản lý công việc".

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

8 phương pháp quản lý email hiệu quả

Email là công cụ quản lý công việc hữu ích trong thời hiện đại. Tuy nhiên, bạn đã biết cách quản lý email hiệu quả?

Quản lý dự án 04/11/2019
5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả

Bất kể bạn là nhà lãnh đạo của một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, kỹ năng lên chiến lược là điều thiết yếu nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình sống sót trên thương trường khốc liệt.

Quản lý dự án 14/10/2019
Quản lý dự án: 4 bước lên kế hoạch dự án hoàn hảo

Lập kế hoạch quản lý dự án (Project Planning) là nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của mọi dự án. Dựa vào kế hoạch quản lý, các bên liên quan có thể nắm được kết quả họ cần đạt được cũng như làm thế nào có thể hoàn thành mục tiêu đề ra.

Quản lý dự án 14/10/2019

Đăng ký nhận bản tin