6 lý do Email không thể là công cụ quản lý công việc của thời đại 4.0

24/10/2017

Hãy cùng chúng tôi tái hiện lại những khung cảnh làm việc bằng công cụ Email trong doanh nghiệp của bạn xem chuyện gì đang diễn ra?

# 1. Email - Không thể giúp bạn có một cái nhìn toàn diện cho việc quản lý công việc và dự án?

 

Điều gì là quan trọng nhất trong quá trình quản lý dự án? Đó là khả năng nắm bắt tổng quát mọi thứ đang diễn ra và xử lý mọi vấn đề phát sinh để đảm bảo tiến độ dự án. Nhưng bạn thấy đấy, khi triển khai từng nhiệm vụ trong dự án hay đầu việc cho mỗi nhân viên qua email rồi Cc hay Bcc cho người liên quan và tình trạng công việc được cập nhật chung theo cách Re hoặc Fwd...Tất cả những điều này làm cho dự án của bạn bị phân mảnh theo cách rời rạc.

 

Nhân viên luôn trong tình cảnh không biết đồng nghiệp mình đang làm gì, trách nhiệm của mỗi người như thế nào và bao giờ thì dự án sẽ hoàn thành. Còn bạn thì luôn mất đi một cái nhìn tổng thể! Vậy cuối cùng, dự án sẽ đi về đâu?

 

Đọc thêm bài viết: 6 bước lập kế hoạch hoàn hảo cho nhà quản trị hiện đại

 

# 2. Bạn không thể kiểm soát tiến độ công việc, dự án bằng email

 

Thật dễ dàng để bạn giao việc qua email nhưng để kiểm soát được kết quả của từng nhiệm vụ và toàn dự án thì quả là một bài toán không lời giải. Từ một nhà quản lý chủ động trở thành bị động trong mọi công việc. Bởi bạn luôn mất kiểm soát, không thể theo dõi hiệu quả những nhiệm vụ được thực hiện hay tốc độ tiến triển ra sao? Và khi bạn muốn biết, bạn phải gửi email hỏi từng nhân viên “công việc đang đến đâu?”. Thậm chí tệ hơn nữa, yêu cầu phản hồi tình trạng công việc được giao. Điều này làm cho bạn thì khó chịu, mệt mỏi còn nhân viên thì vô cùng căng thẳng nhưng kết quả công việc vẫn dậm chân tại chỗ?

 

# 3. Các nhiệm vụ không được phân chia rõ ràng qua email

 

Nhân viên không có “trách nhiệm” và người quản lý không có “sự hỗ trợ” đó là một điểm thất bại lớn trong quản lý công việc hay dự án. Đối với hình thức làm việc qua email bạn phải thường xuyên đối mặt với vấn đề này. Bởi nhiệm vụ phân công qua email chỉ bằng đoạn văn bản gửi đi kèm Cc đến các nhân viên khác liên quan làm cho công việc được giao mất đi tính rõ ràng và sự tương hỗ lẫn nhau trong dự án. Còn đối với người quản lý, một thách thức đặt ra làm sao để biết nhân viên của mình đang gặp những khó khăn nào khi một công việc được thảo luận, báo cáo với hàng tá cái email qua lại và trôi tuột vào một ngóc ngách nào trong hộp thư thoại. Cuối cùng, dự án không hoàn thành còn nhân viên thì tranh cãi với rất nhiều lý do: Không phải trách nhiệm, không ai hỗ trợ. Dự án đi vào ngõ cụt!

 

# 4. Attachment - Báo cáo kết quả trong vô vọng với tệp đính kèm trong email

 

Khi dùng email để quản lý công việc và dự án thì nhân viên sẽ chẳng có cách nào khác cập nhật các báo cáo kết quả công việc hàng ngày theo file đính kèm vào email gửi cho bạn. Sẽ chẳng có nhiều khác biệt hay khó khăn nếu bạn chỉ có một nhân viên và một kết quả duy nhất! Nhưng không! Trong một dự án luôn có rất nhiều thành viên cùng với rất nhiều kết quả được cập nhật hàng ngày và tất cả báo cáo sẽ luôn gán với email theo tệp đính kèm (Attachment). Vậy làm cách nào để bạn tổng hợp được kết quả công việc cuối cùng khi có bao nhiêu kết quả được gửi đến với vô vàn phiên bản báo cáo thay đổi liên tục.

 

Đọc thêm bài viết: 5 bước xử lý khủng hoảng trong quản lý dự án

 

# 5. Email - Tội phạm tiêu tốn thời gian “khổng lồ” của doanh nghiệp

 

Thời gian luôn là tài sản quý giá của doanh nghiệp nhưng bạn có biết mỗi ngày email đang lấy đi:

30% thời gian làm việc của nhân viên

50% thời gian làm việc của CEO

 

Một sự thật đáng nói ở đây là gần 50% thời gian làm việc của CEO và nhân viên hầu hết phải dành chỗ ưu tiên cho email nhưng kết quả đem lại luôn thất vọng. Bởi sự tiến triển của dự án vô cùng chậm chạp do bạn và nhân viên của mình không chỉ dành thời gian cho sự tương tác, phản hồi, thông báo mà còn để đánh dấu thư rác, trả lời các yêu cầu khác..Nhưng đó không phải là tất cả, mỗi ngày bạn và nhân viên của mình phải mất gần 2h cho việc tìm kiếm và thu thập các thông tin của dự án trong hộp thư chật chội ấy! Rõ ràng thời gian đang bị đánh mất nghiêm trọng nhưng không có cách nào khác để hạn chế.

 

Đọc thêm bài viết: Zalo, FB, Slack,... Quản lý bằng ứng dụng chat sẽ giết chết doanh nghiệp!

 

# 6. Dự án luôn rơi vào tình trạng trì trệ, khủng hoảng khi quản lý bằng email

 

Chúng tôi và bạn đều hiểu rằng, một mệnh lệnh được gửi bằng email không bao giờ là “khẩn cấp nhất” với bất kỳ nhân viên nào và họ có thể dễ dàng bỏ qua nó bằng các câu: “Chưa kiểm tra email, điện thoại không truy cập internet,..”. Rõ ràng yêu cầu cấp thiết của một dự án đó là “thời gian hoàn thành” nhưng nhân viên của bạn thì luôn có cách để né tránh hay đổ lỗi việc không hoàn thành đúng tiến độ cho một lý do nào đó. Dĩ nhiên dự án sẽ luôn ngập trong trì trệ từ thời gian này đến thời gian khác và khách hàng sẽ không bao giờ quay lại với bạn!

Rõ ràng, email là một công cụ giao tiếp, trao đổi thông tin quan trọng và thiết yếu đối với doanh nghiệp, khách hàng . Thế nhưng trong kỷ nguyên 4.0, đã đến lúc nhà quản trị doanh nghiệp cần một công cụ tân tiến, tối ưu nhất cho việc quản lý công việc và dự án đem lại kết quả cao. 

 

Một trong những công cụ mang đầy đủ ưu điểm này là nền tảng E-management hiện đại và tân tiến, giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý của doanh nghiệp khi các công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng.

 

Tìm hiểu cách thức giúp nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp thông qua cuốn ebook: "Bộ phương pháp quản lý công việc và dự án dành cho doanh nghiệp 4.0".

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Hướng dẫn lập kế hoạch tài chính (trong bản kế hoạch kinh doanh tổng thể)

Lập kế hoạch kinh doanh tổng thể chưa bao giờ dễ dàng, trong đó có một phần không thể thiếu là kế hoạch tài chính.

Quản lý dự án 23/02/2019
Hướng dẫn xây dựng kế hoạch SEO và quản lý team SEO in-house (details)

Một tài liệu hướng dẫn chi tiết từng bước về lập kế hoạch SEO, triển khai, đo lường và quản lý toàn diện trong team SEO in-house của bạn.

Quản lý dự án 05/01/2019
Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện dễ lập và dễ triển khai nhất (Có ví dụ minh hoạ)

Bạn đang chịu trách nhiệm cho sự kiện sắp diễn ra? Bắt đầu ngay từ bây giờ với một bản mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện hoàn hảo để nắm chắc được một nửa thành công!

Quản lý dự án 28/12/2018

Đăng ký nhận bản tin