5 nguyên tắc quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

18/10/2017

Dành thời gian để tuyển đúng người, đầu tư vào các công cụ quản lý phù hợp và xây dựng lòng tin với nhau. Nếu bạn làm được như vậy, bạn sẽ sớm thấy năng suất tăng cao và mọi nhân viên của bạn đều hạnh phúc hơn khi có thể linh hoạt làm việc từ bất cứ đâu.

Base Resources - Sự phát triển của công nghệ đã và đang thay đổi đời sống của con người một cách đầy màu nhiệm. Từ việc ghi chép những lời ghi chú, nhắc nhở công việc vào sổ; nay chúng ta có thể lưu trong những chiếc điện thoại thông minh. Từ việc phải tốn hàng giờ đồng hồ trong các cuộc họp, các công ty và freelancers (nhóm làm việc tự do) chỉ cần mỗi người một chiếc laptop và họp trực tuyến hay cập nhật tiến độ công việc qua một phần mềm quản lý của thời đại 4.0 với chi phí rẻ.

 

Cách chúng ta sống và tương tác đang phụ thuộc rất nhiều vào mạng internet. Vì vậy khi Marissa Mayer, cựu giám đốc điều hành khét tiếng của Yahoo, ra quyết định cấm toàn bộ nhân viên của Yahoo làm việc tại nhà từ năm 2013, cả thế giới cùng đặt ra một câu hỏi: Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn hay kém hiệu quả hơn khi họ làm việc từ xa?

 

Trong một nghiên cứu bởi Nicolas Bloom và James Liang, so sánh các nhân viên làm việc tại nhà với các nhân viên làm việc tại văn phòng thì những người làm việc tại nhà hạnh phúc hơn, ít có khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn. Không chỉ có vậy, theo kết quả nghiên cứu ước tính các doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được $2,500 (tương đương ~60 triệu VNĐ) chi phí trang thiết bị và nội thất tại văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.

 

Đây quả là một phát hiện đáng kinh ngạc cho các chủ doanh nghiệp! Vậy tại sao tất cả chúng ta không ngồi ở nhà và làm việc? Vấn đề nảy sinh ở chỗ các nhà quản lý đã quá quen với việc quanh quẩn bên cạnh nhân viên để đốc thúc công việc tới nỗi họ chưa kịp tìm ra phương thức quản lý nhân viên từ xa hiệu quả. Theo dõi và quản lý tiến độ công việc sẽ là những thách thức thực sự với một nhóm làm việc từ xa, đặc biệt là các nhóm có nhân sự ở các múi giờ khác nhau. 

 

Qua những cuộc trao đổi với các chuyên gia quản trị đầu ngành, chúng tôi đã đúc kết lại 5 nguyên tắc sống còn để quản lý và cộng tác từ xa, đồng thời xây dựng được nhóm làm việc hiệu quả. 

 

# Nguyên tắc 01: Tuyển đúng người

 

Làm việc từ xa không dành cho tất cả mọi người. Một số người thích được làm việc tại văn phòng, nơi họ được gặp gỡ, nói chuyện với đồng nghiệp, ăn chung những bữa cơm trưa và giải trí cùng nhau sau giờ làm. Nếu không có những điều kiện đó, họ không thể làm việc với năng suất tốt. Những người khác thì tin rằng họ làm việc tốt hơn ở nhà, bởi vì họ không thể tập trung được khi xung quanh có quá nhiều tiếng động gây xao nhãng. Đó có thể là tiếng trò chuyện, tiếng ho của ai đó, hay tiếng máy photo đang xử lý hàng trăm trang tài liệu, … Và đối với họ, làm việc ở nhà thật thoải mái nơi có đầy đủ tiện nghi và luôn sẵn sàng cho họ để có những giây phút nghỉ ngơi giữa giờ làm việc. Nhưng dĩ nhiên, nhóm này cần phải được giám sát cẩn thận thì mới đảm bảo năng suất làm việc. 

 

Khi phỏng vấn ứng viên làm việc từ xa, bạn cần phải làm rõ được kỳ vọng và chi tiết yêu cầu công việc dành cho họ. Hãy hỏi họ về kinh nghiệm trước đó đã từng làm việc từ xa cho doanh nghiệp/ tổ chức nào chưa và hãy thẳng thắn về cách đo lường, đánh giá kết quả công việc. Nếu nhân sự đó ở một múi giờ khác, hãy cùng lập ra một lịch trình phù hợp cho cả hai bên và tuân thủ lịch trình đó một cách nghiêm ngặt!

 

# Nguyên tắc 02: Áp dụng công cụ quản lý phù hợp

 

man-hinh-lap-ke-hoach-cong-viec-wework

Màn hình lập kế hoạch công việc và dự án của phần mềm Wework

 

Nhóm từ xa của bạn sẽ không thể tồn tại được nếu bạn chỉ sử dụng các công cụ của “thời tiền sử” như các cuộc họp trực tiếp, gọi điện và trao đổi qua email. Cần phải có một công cụ để cộng tác và quản lý nhanh và hiệu quả hơn. Đó là giải pháp phần mềm giúp đơn giản hóa sự trao đổi, giao tiếp nội bộ; cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi và thông tin luôn liền mạch. Đồng thời phần mềm đó cũng phải giúp bạn dễ dàng tổ chức, lập kế hoạch công việc, giao việc và theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Hay việc tải lên các tài liệu mới nhất sẽ không cần mất quá nhiều công sức chuyển tiếp qua lại qua email mà có thể cập nhật phiên bản thật tiện lợi với chỉ vài click chuột. 

 

# Nguyên tắc 03: Xác định rõ trách nhiệm

 

Một trong những nỗi lo sợ thường thấy nhất giữa các nhà quản lý khi nhân viên của họ làm việc từ xa là theo dõi tiến độ công việc. Bạn hoàn toàn không thể biết người nhân viên đó đang làm gì ở nhà hoặc một cafe nào đó. Có thể họ đang chăm chú bên chiếc laptop và thực hiện các việc bạn giao, cũng có thể họ chỉ đang nằm ườn ra xem tivi hoặc đi chơi với bạn bè. Thực tế là không có cách nào để ngăn chặn những điều này xảy ra, nhưng bạn có một cách để làm việc được với họ đó là đặt ra các mục tiêu và theo dõi tiến độ hoàn thành của chúng. Bạn cần phải nhìn vào khối lượng công việc của cả nhóm và phân công việc cho từng cá nhân, kèm theo đó là các tiêu chí đánh giá kết quả và đo lường hiệu quả. Với một màn hình tổng quan về tất cả các nhiệm vụ của nhóm trong tuần, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc và xem ai đang quá tải và ai có thêm thời gian rảnh để điều phối công việc.

 

# Nguyên tắc 04: Xây dựng lòng tin

 

Bạn không nhất thiết cần một văn phòng có nhiều nhân viên để quản lý từng tiểu tiết nhỏ công việc của họ, ví dụ như nhân viên chưa biết dùng excel hiệu quả, hay họ in một tài liệu mà mất quá nhiều thời gian vì máy in bị trục trặc gì đó. Điều duy nhất cần thiết khi quản lý và làm việc với các nhóm từ xa là xây dựng lòng tin. Nếu bạn cứ trực chờ chỉ để liên tục hỏi họ đang làm gì ngay bây giờ, thì điều đó chỉ làm giảm sự tập trung và năng suất làm việc của họ. Hãy chắc chắn rằng bạn bạn có cuộc họp với từng người một về tình trạng công việc và dành thời gian để mỗi người biết rằng bạn quan tâm đến họ. Bạn cần thỏa thuận để cố định một thời gian nào đó khi bạn có thể liên lạc với nhân viên để trao đổi về tình hình hiện tại và xem bạn có thể hỗ trợ gì cho họ làm việc tốt hơn. Họ có đang bị quá tải không? Hay khối lượng công việc quá ít khiến họ nhàn rỗi? Họ muốn cải thiện kỹ năng gì? Khi bạn không chỉ là một người quản lý team mà còn giúp họ giải quyết những vấn đề cá nhân hay giúp họ phát triển bản thân hơn, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn tìm đến bạn với các câu hỏi cũng như họ sẽ chủ động hơn để đảm bảo kết quả làm việc của mình.

 

Đọc thêm bài viết: Làm thế nào để phát huy sức mạnh của làm việc nhóm? 

 

# Nguyên tắc 05: Xây dựng bộ nguyên tắc & văn hóa làm việc

Khi làm việc nhóm, việc xây dựng văn hóa và các bộ nguyên tắc làm việc chung là điều rất quan trọng. Và điều đó còn đặc biệt quan trọng hơn đối với một nhóm làm việc từ xa. Một trong số đó là hoạt động team building. Có thể bạn đã quá quen với các hoạt động team building vào cuối tuần khi bạn và nhân viên cùng làm việc ở một nơi. Đó có thể là các trò chơi vận động ngoài trời cùng nhau hay làm việc nhóm để giải các câu đố. Nhưng khi quản lý một team làm việc từ xa, hoạt động team building của bạn sẽ là gì?

 

Chúng tôi đã cùng nhau tạo ra một danh sách các trò chơi team building từ xa vui vẻ bạn có thể tham khảo:

 

1. Bạn đang ở đâu?: Hãy cho mỗi thành viên trong nhóm của bạn gửi một bức ảnh chụp nơi họ đang làm việc, và sau đó cho mọi người đoán xem đâu là nơi làm việc của ai. Có thể chuyển sang chơi và đoán từ những bức ảnh của những chiếc cốc, màn hình nền của máy tính hoặc cảnh quan bên ngoài cửa sổ.

 

2. Gọi video call: Chia thành hai đội và chơi trò đố vui. Bạn có thể tìm thấy nhiều câu đố hay ở trên mạng, hoặc đưa ra các câu hỏi để các thành viên hiểu thêm về sở thích và tính cách của nhau.

 

3. Tiệc karaoke trực tuyến: Hãy vui chơi với một bữa tiệc karaoke trực tuyến! Sử dụng micrô tích hợp với loa trên máy tính của bạn để thách thức các đồng đội trong một trận đấu karaoke, so sánh điểm số cao hoặc chỉ cần vui vẻ thể hiện kỹ năng ca hát của bạn.

 

Đọc thêm bài viết: Top 5 phương pháp đơn giản giúp bạn truyền động lực cho nhân viên

 

Làm việc từ xa không có nghĩa là vắng mặt

Ngay cả khi chỉ một vài nhân viên của bạn làm việc từ xa, bạn cần đảm bảo rằng họ đang nhận được sự chú ý giống như nhân viên làm việc tại văn phòng cùng với bạn. Dành thời gian để tuyển đúng người, đầu tư vào các công cụ quản lý phù hợp và xây dựng lòng tin với nhau. Nếu bạn làm được như vậy, bạn sẽ sớm thấy năng suất tăng cao và mọi nhân viên của bạn đều hạnh phúc hơn khi có thể linh hoạt làm việc từ bất cứ đâu. 
 

Để tìm hiểu thêm về cách thức quản lý nhân viên hiệu quả, bạn có thể download miễn phí ebook: “Bộ phương pháp quản lý công việc và dự án dành cho doanh nghiệp 4.0” tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

5 bước xây dựng quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp

Xây dựng quy trình luôn là bài toán khó với doanh nghiệp. Dưới vai trò là nhà quản trị - liệu bạn đã biết giải bài toán này đúng cách?

Thu hút khách hàng bằng sự minh bạch: Khi không cỗ máy nào có thể khiến “thượng đế” hài lòng

Sự phát triển của công nghệ đang giúp doanh nghiệp đưa ra nhiều sản phẩm hiện đại, phù hợp với thị hiếu tiêu dùng đang không ngừng biến đổi. Tuy nhiên, điều đó đôi khi là chưa đủ để làm hài lòng những thượng đế khó chiều.

Bộ kỹ năng và phương pháp quản lý thời gian không thể thiếu trong doanh nghiệp

“Mình quá bận để làm việc này lúc này, thôi để sau vậy” - Bạn có cảm thấy câu nói này quen thuộc? Chưa biết cách quản lý thời gian - không thể thoát khỏi guồng quay của công việc sẽ làm bạn bỏ lỡ rất nhiều điều ý nghĩa khác trong cuộc sống.

Đăng ký nhận bản tin