PDCA là gì? Phương pháp cải tiến và tinh gọn doanh nghiệp

“To improve is to change; to be perfect is to change often.” – Winston Churchill

(Tạm dịch: Để cải thiện, chúng ta cần thay đổi. Để hoàn hảo, chúng ta cần thay đổi thường xuyên)

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, các chủ doanh nghiệp và những nhà quản lý luôn đòi hỏi sự phát triển và đổi mới một cách liên tục để có thể đáp ứng được những biến động của thị trường. Và mô hình PDCA chính là một công cụ quản lý vô cùng mạnh mẽ, cung cấp cho doanh nghiệp một khung làm việc toàn diện, từ việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động. 

Tuy chu trình PDCA không còn mới mẻ trong kinh doanh, nhưng hiểu đúng và áp dụng bài bản sẽ giúp tăng năng lực làm việc của doanh nghiệp rất nhiều. Hãy cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết về mô hình PDCA nhé.

1. Định nghĩa PDCA

1.1. PDCA là gì?

PDCA – viết tắt của Plan – Kế hoạch; Do – Thực thi; Check – Kiểm tra; Act – Hành động, là một công cụ quản lý dự án 4 bước để thực hiện cải tiến liên tục. PDCA khuyến khích việc thử nghiệm cải tiến trên quy mô nhỏ trước khi cập nhật các thủ tục và phương pháp làm việc của cả công ty.

Khi PDCA được áp dụng trong một chương trình bảo trì, nó có thể tăng tốc cải tiến liên tục và giúp công ty tối ưu hóa quy trình và hoạt động. Nếu mỗi bước được thực hiện một cách nhất quán và chính xác, các vòng lặp có thể diễn ra nhanh hơn, có nghĩa là cải tiến xảy ra nhanh chóng hơn.

1.2. Nguồn gốc của PDCA

Chu kỳ PDCA ban đầu được giới thiệu bởi Walter Shewhart, người được coi là cha đẻ của kiểm soát chất lượng thống kê. Trong cuốn sách của mình mang tên “Economic control of quality manufactured product”, Shewhart áp dụng phương pháp khoa học vào kiểm soát chất lượng kinh tế.

Luận án của Shewhart được phát triển tiếp bởi W. Edwards Deming, nhà lãnh đạo tư duy hàng đầu về kiểm soát chất lượng hiện đại, người đã ủng hộ công trình của Shewhart. Deming mở rộng ý tưởng của Shewhart và sử dụng phương pháp khoa học không chỉ cho kiểm soát chất lượng mà còn cho cải tiến quy trình.

Deming đã truyền đạt phương pháp này cho các kỹ sư Nhật Bản. Ở đó, chu trình Shewhart kết hợp với nguyên tắc liên tục cải tiến Kaizen, hệ thống sản xuất của Toyota và sản xuất tinh gọn Lean, để trở thành chu trình Plan-Do-Check-Act (PDCA) ngày nay.

Ngày nay, PDCA được sử dụng phổ biến như một phần của quản lý dự án Lean. Phương pháp này còn có nhiều tên gọi, điển hình là Chu trình Shewhart, Chu trình Deming, Bánh xe Deming.

1.3. Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA?

Các công ty mong muốn cải thiện quy trình vận hành của họ thường triển khai PDCA để tối thiểu hoá sai sót và tối đa hóa kết quả đầu ra. Nếu triển khai hiệu quả, các công ty có thể lặp lại chu trình PDCA và biến nó trở thành một quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong tổ chức của họ.

Cụ thể, chu trình PDCA có thể được áp dụng khi doanh nghiệp bạn:

• Bắt đầu một quy trình/ dự án mới 
• Cải tiến của một quy trình có sẵn
• Xác định một quy trình làm việc lặp đi lặp lại
• Lập kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu để xác định các ưu tiên trong kinh doanh
• Xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra tắc nghẽn/ sai sót trong quy trình vận hành
• Hoặc bất cứ quy trình nào hướng tới mục tiêu cải tiến liên tục

Tuy nhiên, việc triển khai chu trình PDCA có thể đòi hỏi tương đối thời gian và sự tập trung nguồn lực. Vì vậy, nó sẽ không phải là cách tiếp cận thích hợp để giải quyết một vấn đề khẩn cấp hoặc các tình huống đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhạy.

1.4. Phân biệt PDCA và Six Sigma, Kaizen

PDCA, Six Sigma và Kaizen đều là các phương pháp và khung làm việc được sử dụng trong quản lý và cải tiến chất lượng. Dưới đây là sự phân biệt giữa chúng:

PDCA và Six Sigma

Six Sigma (6 Sigma, hay 6σ) là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng; sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lỗi phát sinh trong một quá trình, sau đó tìm ra cách để khắc phục.

PDCA và Kaizen 

Kaizen là một triết lý và phương pháp cải tiến liên tục được phát triển từ Nhật Bản, mục tiêu là tạo ra các cải tiến nhỏ và liên tục trong tất cả các khía cạnh của tổ chức.

2. Chu trình PDCA 

2.1. Plan – Phân tích bản chất & Chi tiết kế hoạch

Ở giai đoạn này, bạn sẽ thực sự lập kế hoạch cho những gì cần làm. Tùy thuộc vào quy mô dự án, việc lập kế hoạch có thể chiếm một phần lớn công sức của đội ngũ của bạn. Thông thường, nó sẽ bao gồm các bước nhỏ để bạn có thể xây dựng một kế hoạch thích hợp với ít khả năng thất bại.

Trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, bạn cần đảm bảo rằng đã trả lời được một số câu hỏi:

• Xác định vấn đề: Bạn đang gặp phải vấn đề gì cần cải tiến? Hoặc bạn đang đứng trước cơ hội cải tiến nào? Có thể là: chất lượng một sản phẩm đang kém, hoặc quy trình sản xuất nội dung có thể được làm tốt hơn…
• Xác định mục tiêu: Bạn muốn đạt được điều gì đối với các vấn đề đó? Đảm bảo nêu rõ mục tiêu và gắn chúng với các chỉ số. Bạn sẽ cần nhìn lại chúng trong giai đoạn Kiểm tra (Check).
• Phân tích tình huống: Tình hình hiện tại như thế nào? Hãy nói chuyện với nhiều người trong tổ chức, đồng thời đi thực địa, quan sát và thu thập dữ liệu.
• Phát triển các giải pháp: Những cách tiếp cận nào có thể giúp bạn khắc phục vấn đề?
• Lựa chọn giải pháp tốt nhất: Trong các giải pháp trên, chọn một ý tưởng mà bạn cho là hứa hẹn nhất với ngân sách phù hợp nhất.

Đây có thể là phần quan trọng nhất trong nỗ lực triển khai PDCA. Tùy thuộc vào tiến độ dự án, bạn thậm chí có thể phải thực hiện lặp đi lặp lại một số bước cho đến khi có được giải pháp phù hợp. 

Một trong những lưu ý quan trọng nhất ở giai đoạn này là việc doanh nghiệp xây dựng các KPI cụ thể và chính xác. Quá trình này có thể được hỗ trợ bởi các phần mềm KPI hiện đại, thay vì thực hiện thủ công. 

2.2. Do –  Chạy thử nghiệm & Tiêu chuẩn hóa

Sau khi bạn đã đồng ý với kế hoạch, đến lúc thực hiện hành động. Đây là bước triển khai và thực chiến. 

Ở giai đoạn này, bạn sẽ áp dụng mọi thứ đã được xem xét trong giai đoạn trước. Thay đổi dây chuyền sản xuất, đổi mới sản phẩm, ứng dụng công nghệ mới… Hiện thực hoá tất cả các ý tưởng và kế hoạch của bạn. Giai đoạn này có thể được chia thành 3 phân đoạn phụ, bao gồm đào tạo tất cả nhân sự tham gia vào dự án, thực hiện dự án và lưu lại các dữ liệu để đánh giá hiệu quả trong giai đoạn sau.

Hãy ý thức rằng có thể xảy ra những vấn đề không thể dự đoán trong giai đoạn này. Bởi vậy, bạn có thể chạy thử nghiệm trước với một dự án quy mô nhỏ. Nó sẽ cho phép bạn biết các thay đổi này liệu có đạt được hiệu quả mong đợi hay không, mà không làm gián đoạn quá nhiều tới hoạt động thường ngày của doanh nghiệp nếu chúng không đạt được. Ví dụ: bạn có thể thử nghiệm trước trong một bộ phận chức năng, trong một khu vực địa lý hoặc với một tập khách hàng nhỏ.

Ngoài ra, một trong những vấn đề phổ biến nhất trong quá trình thực thi kế hoạch có thể kể đến:

• Những sự cố phát sinh nằm ngoài tầm kiểm soát của một bản kế hoạch
• Điểm gây tắc nghẽn khó xác định trong quy trình vận hành/ sản xuất
• Khả năng duy trì và cam kết với kế hoạch của nhân viên không ổn định

Với những vấn đề kể trên, quy trình và tiêu chuẩn hóa là điều chắc chắn sẽ giúp tổ chức của bạn thực thi hiệu quả hơn. Nó đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình; mỗi sự cố phát sinh trong vận hành đều được ghi nhận và xử lý triệt để. Bạn có thể tham khảo sử dụng một phần mềm quản lý quy trình.

2.3. Check – Duy trì quan sát và kiểm tra

Đây là thời điểm để kiểm tra xem kế hoạch ban đầu của bạn có hoạt động thực sự hay không. Lúc này, đội ngũ của bạn sẽ có thể nhận ra các phần gây vấn đề trong quy trình hiện tại và loại bỏ chúng trong tương lai. Nếu có điều gì đó sai trong quá trình, bạn cần phân tích và tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Quan trọng là vậy, nhưng Check có lẽ là phần thường bị bỏ qua nhất trong chu trình PDCA. Nếu không duy trì được việc kiểm tra và đánh giá đúng phương pháp, có khả năng bạn sẽ rơi vào cái bẫy phổ biến gọi là “Hiệu ứng Hawthorne”.

Hiệu ứng Hawthorne minh hoạ hiện tượng: khi các nhà quản lý thực hiện thay đổi điều gì đó trong khu vực sản xuất – bất kể thay đổi điều gì, nó đều cải thiện hệ thống, nhưng chỉ trong một thời gian ngắn. Ngay sau khi sự kiểm soát của ban quản lý chấm dứt, mọi thứ trở lại trạng thái cũ.

Để một cải tiến thực sự hiệu quả, đi vào hoạt động thôi là chưa đủ, nó còn phải hoạt động liên tục. 

Vậy câu hỏi đặt ra là: làm thế nào để duy trì được việc kiểm soát đầu ra một cách hiệu quả và liên tục, đặc biệt là khi công việc này thường tiêu tốn khá nhiều thời gian và nguồn lực của nhà quản lý? 

Để giải quyết vấn đề này, ứng dụng quản trị mục tiêu Base Goal được phát triển tính năng tạo chu kỳ lặp lại cho KPI. Với Base Goal, bạn có thể tạo chu kỳ tự động theo tháng, quý phù hợp với tình hình phát triển của công ty và báo cáo tiến độ mục tiêu theo từng chu kỳ.

2.4. Act – Phân loại kết quả & Ra quyết định

Cuối cùng, sau khi đã phát triển, áp dụng và kiểm tra kế hoạch của mình, bạn cần hành động. Ở đây chúng ta nên phân loại kết quả:

Đối với việc làm không tốt: bạn cần phải tìm ra nguyên nhân, sau đó cân nhắc xem có tiếp tục cải tiến không hay dừng lại.

• Nếu quyết định tiếp tục cải tiến: Điều này dẫn đến việc lặp lại PDCA với một kế hoạch mới để tìm ra giải pháp khác tốt hơn.
• Nếu quyết định dừng lại: đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận rằng quy trình/ sản phẩm/ dịch vụ này không cần (hoặc không thể) cải tiến thêm nữa ở thời điểm hiện tại. Nếu thực sự như vậy, rõ ràng nó không phải là yếu tố có tính chiến lược và bạn nên dành thời gian cải tiến các yếu tố chiến lược thực sự.

Đối với việc làm tốt: hãy tiêu chuẩn hóa và duy trì. Đồng thời, bạn cũng nên chúc mừng nhóm của mình và thể hiện sự đánh giá cao của bạn với đồng đội, nhân viên. Tuy nhiên, giống như vòng lặp PDCA, công việc không bao giờ dừng lại. Bây giờ, bạn cần nghĩ xem vấn đề nào sẽ giải quyết tiếp theo. Hãy xếp hạng ưu tiên các vấn đề, chọn vấn đề phù hợp nhất (thường là cái mang lại lợi ích tối đa với nguồn lực tối thiểu) và bắt đầu một chu trình PDCA mới.

Ví dụ về chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Hãy thử tưởng tượng doanh nghiệp bạn kinh doanh trên một trang thương mại điện tử. Gần đây, xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng đang giảm xuống. Khi xem xét lý do cụ thể, bạn thấy rằng khách hàng của mình phàn nàn về việc giao hàng muộn và sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Vì vậy, bạn quyết định chạy một dự án thử nghiệm trong một tháng, sử dụng một nhà cung cấp mới để vận chuyển sản phẩm của bạn cho một nhóm khách hàng mẫu. Và bạn rất hài lòng khi thấy những phản hồi tích cực trở lại. Bạn quyết định chuyển sang sử dụng nhà cung cấp mới cho tất cả các đơn hàng của mình trong tương lai.

Những gì bạn vừa làm chính là một vòng lặp đơn của chu trình PDCA. 

4. Ưu nhược điểm của phương pháp PDCA 

Chu trình PDCA là một công cụ mạnh mẽ để liên tục cải tiến, nhưng cũng có một số nhược điểm khi sử dụng hệ thống này. Hãy xem xét ưu điểm và nhược điểm của chu trình PDCA:

Ưu điểm:

• Hữu ích cho các nhóm muốn bắt đầu với việc cải tiến liên tục.
• Phương pháp linh hoạt cho hầu hết các dự án.
• Nhanh chóng triển khai thay đổi và thấy kết quả.
• Đóng vai trò như một quy trình vận hành tiêu chuẩn để tăng cường tiêu chuẩn hóa tổ chức.
• Phương pháp cải tiến liên tục đã được chứng minh.

Nhược điểm:

• Cần sự hỗ trợ từ cấp quản lý cấp cao để chu trình PDCA có hiệu quả đặc biệt.
• Giá trị đến từ việc chạy chu trình lặp đi lặp lại nhiều lần. Không phải là một phương pháp hiệu quả nếu chỉ thực hiện một lần.
• Yêu cầu thời gian để triển khai và học hỏi.
• Không phải là một giải pháp tuyệt vời cho các dự án khẩn cấp.

5. Mẫu lên PDCA cho doanh nghiệp

Để doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng phương pháp quản lý chu trình PDCA nhằm cải thiện kết quả của mình, Base.vn đã chuẩn bị một mẫu template tinh gọn và phù hợp cho đa dạng kế hoạch.

Bạn có thể tham khảo và tải về miễn phí tại đây: MẪU MÔ HÌNH PDCA

6. Kết bài

Tầm quan trọng của thay đổi và cải tiến liên tục luôn được nhấn mạnh trong hoạt động doanh nghiệp. Trong số các mô hình cải tiến liên tục, chu trình PDCA là một trong những lý thuyết tinh giản và tối ưu nhất để khắc phục các sự cố ở bất kỳ cấp độ nào trong tổ chức của bạn. Nó đảm bảo không lặp lại các lỗi sai trong quy trình, đồng thời cho phép tổ chức của bạn thử nghiệm các ý tưởng ở quy mô nhỏ và trong môi trường được kiểm soát. 

Bạn có thể áp dụng PDCA ngay hôm nay, và hi vọng rằng bài viết này thực sự giúp ích cho bạn!