Một kế hoạch chiến lược phù hợp là điều bắt buộc để tồn tại trong thị trường toàn cầu, cạnh tranh cao ngày nay. OGSM là một trong những công cụ đang được áp dụng hiệu quả tại Coca-Cola, Honda, P&G và nhiều doanh nghiệp toàn cầu khác. Bài viết dưới đây Base Blog sẽ cho bạn cái nhìn cụ thể về OGSM.
1. OGSM là gì?
OGSM là một phương pháp giúp hoạch định mục tiêu, triển khai và kiểm soát chiến lược cho tổ chức. Nó là viết tắt của 4 từ: Objectives, Goals, Strategies, Measures.
2. Một bản kế hoạch OGSM trông như thế nào?
Hãy tưởng tượng một công ty tài chính có tên EZCash. Công ty cung cấp nền tảng đồng bộ hóa thông tin ngân hàng trực tuyến của khách hàng. Tại đó, khách hàng có thể ước tính điểm tín dụng, tài khoản hiện tại và tài khoản tiết kiệm, thẻ tín dụng và thông tin khoản vay/ thế chấp.
Gần đây, họ nhận thấy rằng phần lớn khách hàng của họ trên 40 tuổi. Độ tuổi này không rơi vào tập khách hàng mục tiêu của EZCash và không phù hợp với tầm nhìn chiến lược của công ty. Do vậy, vào đầu năm nay, họ quyết định lên kế hoạch thay đổi với mục tiêu: Tăng lượng khách hàng trong độ tuổi 16-25.
Kế hoạch thực thi theo mô hình OGSM của EZCash sẽ được phác thảo như sau:
3. Phân biệt OGSM và OKR
Trước hết, nếu các bạn chưa được tìm hiểu thì OKR là mô hình quản trị gồm 2 yếu tố: Objectives và Key Results, tức là Mục tiêu và Kết quả then chốt.
Cả OKR và OGSM đều là các công cụ lập kế hoạch chiến lược và quản trị mục tiêu được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hàng đầu hiện nay. Chữ cái “O” nằm trong tên 2 phương pháp này đều là viết tắt của “Objective” nhưng trên thực tế, chúng lại đại diện cho 2 yếu tố khác nhau. Nắm được điểm khác biệt giữa 2 mô hình này sẽ giúp các nhà chiến lược phân tích và lựa chọn được mô hình phù hợp cho tổ chức của mình. Vậy OGSM và OKR khác nhau như thế nào?
3.1. Khác biệt về tư duy quản trị
Hệ thống OGSM được phát triển từ những năm 1950 – thời kỳ hậu Thế chiến II tại Nhật Bản. Đây là thời điểm nhiều ngành công nghiệp của Nhật bị các nước Đồng minh giám sát. Do đó, phương pháp OGSM được ảnh hưởng bởi tư duy quản lý top-down (từ trên xuống). Một khi mục tiêu chính và các chiến lược đã được thiết lập, việc triển khai xuống phía dưới sẽ được cố định và mức độ tham gia của nhân viên trong việc thiết lập là không cao. Do đó, OGSM có tính ổn định và khó tuỳ chỉnh.
Mặt khác, OKR được phát triển từ lý thuyết MBO (Quản lý theo mục tiêu) của Peter Drucker, một nhà tư tưởng người Mỹ, sau đó đã trở thành phương pháp quản trị cốt lõi của Intel và Google. Do có nguồn gốc khác, lý thuyết OKR áp dụng tư duy bottom-up (từ dưới lên) cởi mở hơn. Nó dựa trên niềm tin rằng: Khi một người được góp phần quyết định hướng hành động, họ có nhiều khả năng gắn kết và nỗ lực hoàn thành nó hơn. Do có sự tham gia của nhiều cá nhân trong tổ chức, OKR về bản chất linh hoạt và dễ thay đổi hơn. Tính chủ động này gắn kết các cá nhân, nhóm với nhau, khuyến khích giao tiếp liên tục để điều chỉnh và cải thiện các quyết định.
3.2. Khác biệt về định nghĩa “Mục tiêu”
Trong OGSM, mục tiêu là những gì cần được hoàn thành trong dài hạn, có thể là 3-5 năm và nó phải nhất quán với tuyên bố sứ mệnh của công ty. Còn đích nhắm là các tiêu chuẩn để hoàn thành mục tiêu và thường sẽ gắn liền với thành tích tài chính. Dưới đó là chiến lược, và tiếp đến thước đo, chính là yếu tố tương đương với “kết quả then chốt” trong OKR.
Trong OKR, mục tiêu là một tuyên bố về những gì bạn muốn nhóm của mình hoàn thành trong thời gian ngắn hạn. Chúng được gắn với các kết quả then chốt, bao gồm cả các chỉ số đo lường để đạt được mục tiêu. Các mục tiêu trong OKR có thể, nhưng không nhất thiết phải gắn liền với thành tích tài chính. Nó có thể bao gồm những thay đổi nhỏ trước mắt và tổ chức muốn đạt được, ví dụ như: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng được tin tưởng.
3.3. Khác biệt về chu kỳ thiết lập
Điểm khác biệt thứ 3 chính là hệ quả của điểm khác biệt vừa nêu trên. Xuất phát từ 2 cách nhìn nhận khái niệm mục tiêu, chu kỳ thiết lập của 2 phương pháp này cũng khác nhau.
Một khi thiết lập kế hoạch OGSM cho doanh nghiệp, nó sẽ được áp dụng trong 3-5 năm để hoàn thành mục tiêu. Việc đánh giá và điều chỉnh các đích nhắm và chiến lược có thể được thực hiện hàng quý, hàng tháng, nhưng mục tiêu tổng thể thì cần được xác định dài hơi và có tính thách thức.
Với OKR, các mục tiêu và kết quả then chốt thường thiết lập hàng quý. Các KR (Kết quả then chốt) có thể được xếp loại là “hoàn thành” hoặc “không hoàn thành” khi kết thúc chu kỳ OKR. Nếu tất cả các KR được xếp loại “hoàn thành”, mục tiêu sẽ đạt được.
Nhìn chung, cả OKR và OGSM đều tập trung vào việc xác định mục tiêu của công ty và cách đo lường mục tiêu đó. OKR giúp đồng bộ hóa các mục tiêu riêng lẻ và mang lại khả năng kiểm soát hiệu quả các mục tiêu đã đặt ra. OGSM giúp một công ty xác định tốt hơn các chiến lược bao quát để sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Các lợi ích chính của OKR là sự tập trung, linh hoạt và tương tác. Mặt khác, các lợi ích chính của OGSM là sự bao quát, nhất quán và ổn định.
4. Ưu điểm và nhược điểm của OGSM
Giống như tất cả các phương pháp quản trị phổ biến, OGSM có những lợi ích nhưng cũng hạn chế của nó. Như đã đề cập trên, lợi ích chính của OGSM là khả năng nhìn được bức tranh tổng thể và lập kế hoạch dài hạn cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, một điểm hạn chế lớn với OGSM là việc dàn trải sự tập trung vào quá nhiều chiến lược và không thực sự đo lường được những gì quan trọng. Đối với cá nhân nhân viên cũng vậy, một bản kế hoạch OGSM cho 5 năm tới của công ty sẽ có vẻ quá rộng và không thực tế đối với họ. Đồng thời, OGSM cũng không khuyến khích việc nhân viên tham gia vào việc thiết lập, do đó có khả năng những ý tưởng hay sẽ bị bỏ qua và lãng phí.
Cuối cùng, cụm từ viết tắt dài và không bắt tai như “OGSM” cũng có thể coi là một trở ngại khi phổ cập việc áp dụng phương pháp quản lý này trong tổ chức.
5. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng OGSM?
5.1. Doanh nghiệp có mục tiêu tăng trưởng tài chính, tập trung vào đầu ra
Mục tiêu trong OGSM thường tập trung vào kết quả tài chính, được gọi là “đầu ra” (outputs), chẳng hạn như: tăng doanh số bán hàng lên 40% trong năm tới. So với một số lý thuyết quản trị khác, ví dụ như mô hình OKR sẽ tập trung vào sự cân bằng giữa đầu ra với đầu vào (inputs). Đầu vào ở đây chỉ những công việc cụ thể cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu, chẳng hạn như: thiết kế lại website của công ty.
Do vậy, khi doanh nghiệp của bạn đã có khung năng lực và vận hành ổn định, đạt đến giai đoạn tập trung vào tăng trưởng doanh số và chiếm thị phần, khuyến nghị dành cho bạn là áp dụng các mô hình quản trị tập trung đầu ra như OGSM.
5.2. Doanh nghiệp cần có cái nhìn tổng quan về bức tranh lớn
Nếu tổ chức của bạn đang thiếu một kế hoạch chiến lược bền vững hoặc nếu các mục tiêu và đích nhắm của bạn đang không phù hợp với chiến lược hiện có, OGSM sẽ là một công cụ hữu ích. Nó sẽ mang lại nhiều giá trị bởi:
- Nó giúp liên kết nhất quán các mục tiêu và ưu tiên chiến lược của công ty.
- Nó giúp chuyển những mục tiêu chiến lược đó thành một kế hoạch rõ ràng, có thể thực thi và dễ dàng đo lường.
- Với chu kỳ OGSM thường kéo dài 3-5 năm, nó sẽ phù hợp cho những doanh nghiệp đang cần xác định rõ phương hướng chiến lược dài hạn.
5.3. Thiết lập OGSM như thế nào?
Một điểm ưu thế của mô hình OGSM là dễ thực hiện. Bạn không cần bất kỳ phần mềm hoặc kỹ thuật đặc biệt nào – bạn chỉ cần một trang giấy duy nhất. Phần quan trọng nhất để thành công trong việc lập kế hoạch OGSM là đảm bảo rằng bạn xác định cẩn thận và chính xác các yếu tố của mình: mục tiêu, đích nhắm, chiến lược và thước đo. Cụ thể:
- Mục tiêu: cần phải thống nhất với các nguyên tắc cơ bản và tuyên bố sứ mệnh của công ty. Mục tiêu nên được diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn và có tính thử thách dành cho tổ chức.
- Đích nhắm: các đích cụ thể này phải có thể đo lường được qua tiêu chí SMART và thường sẽ có cơ sở tài chính.
- Chiến lược: nên tập trung vào một số chiến lược nhất định và các chiến lược phải linh hoạt, dễ tùy chỉnh. Chiến lược cũng nên sử dụng các từ có trọng tâm và được viết rõ ràng, tập trung vào tăng trưởng, năng suất và nhân lực.
- Thước đo: Các chỉ số đo lường cần được gắn chặt chẽ với chiến lược và chỉ nên chọn ra 3-5 chỉ số then chốt. Việc lựa chọn sai hoặc quá nhiều chỉ số cũng sẽ khiến bạn mất tập trung và sự tối ưu hiệu quả.
Nhìn chung, tất cả các giai đoạn của mô hình cần phải được điều chỉnh một cách chiến lược, để mọi nỗ lực của bạn nhất quán và quay trở lại hỗ trợ mục tiêu tổng thể. Nói về tầm quan trọng chiến lược của quản trị mục tiêu, ông Phạm Kim Hùng – Chủ tịch HĐQT của Base.vn nhấn mạnh:
“Để tồn tại trong một thế giới ngày càng cạnh tranh khốc liệt, chúng ta buộc phải giữ đội ngũ thực sự tập trung vào những mục tiêu cốt lõi và và cam kết mãnh liệt với những mục tiêu đó. Nhưng có đến trên 90% nhận sự hàng ngày đi làm mà không hề rõ mục tiêu của bản thân và của doanh nghiệp đang là gì. Họ không thể gắn kết với những mục tiêu và sứ mệnh chung của công ty. Theo nghiên cứu kéo dài hai năm của Deloitte, cách đơn giản và hiệu quả nhất nhất để làm tăng sự gắn kết và nhiệt tình của nhân sự với tổ chức đơn giản chỉ là đề ra các mục tiêu rõ ràng và viết nó xuống để mọi người đều biết.”
6. Triển khai và duy trì OGSM như thế nào?
Một kế hoạch OGSM thường kéo dài từ 3-5 năm, cùng với hoạt động đánh giá và điều chỉnh sau mỗi 6 tháng đến 1 năm. Có một số khuyến nghị khác là sử dụng OGSM như một kế hoạch kinh doanh một năm, với các đích nhắm được xem xét hàng quý và các chiến lược, thước đo được xem xét hàng tháng, nhằm thích ứng hiệu quả hơn với các thay đổi của thị trường. Các yếu tố trong OGSM có thể được cập nhật theo cách thủ công hoặc theo tự động bằng cách sử dụng các công cụ phần mềm.
Tuy nhiên, trong các tổ chức có quy mô và hiện đại, với hàng trăm mục tiêu lớn nhỏ được thiết lập mỗi tháng và việc điều chỉnh được thực hiện liên tục, việc cập nhật thủ công đã không còn phù hợp. Sự hỗ trợ của công nghệ tự động trong quản trị mục tiêu đang dần trở thành một nhu cầu tất yếu.
Với ứng dụng Base Goal được phát triển bởi Base.vn, bạn có thể dễ dàng thiết lập mục tiêu, gắn chúng với các chỉ số và theo dõi mức độ hoàn thành theo thời gian thực. Các mục tiêu được Base Goal liên kết một cách dễ dàng và linh hoạt:
- Liên kết theo cấu trúc điều hành doanh nghiệp: Doanh nghiệp > Bộ phận, phòng ban > Đội nhóm > Cá nhân
- Liên kết chéo giữa các mục tiêu trong doanh nghiệp
- Liên kết chéo giữa các mục tiêu của bộ phận từ các chu kỳ khác nhau
Khi thiết lập liên kết, Base Goal cũng giúp bạn tự động liên kết các chỉ số chính:
- Tự động tổng hợp các mục tiêu được đo đạc theo các chỉ số chuẩn (KPIs)
- Nhìn được sự thay đổi có tính kế thừa
- Tự động liên kết giữa mục tiêu tháng vào mục tiêu quý
7. Một số lưu ý khi thiết lập OGSM
Mặc dù OGSM là một mô hình được sử dụng rộng rãi nhưng nhiều người vẫn có xu hướng nhầm lẫn giữa mục tiêu và đích nhắm. Trong mô hình OGSM, nếu như mục tiêu là đặt chân lên đỉnh núi, thì đích nhắm là vượt qua những vách đá nhỏ trên đường leo lên đỉnh.
Ngoài ra, khi xác định mục tiêu, điều quan trọng là phải tư duy rộng và dài hạn (think big and think long term). Hãy vẽ cho mình một bức tranh về việc thành công đối với doanh nghiệp bạn sẽ như thế nào. Có một câu nói rằng: “Tầm nhìn của người lãnh đạo doanh nghiệp đến đâu, thì doanh nghiệp có thể đi xa đến đó.” Trong trường hợp này, tầm nhìn của bạn đến đâu, sẽ được phản chiếu cụ thể ngay từ việc thiết lập yếu tố mục tiêu trong OGSM.
8. Kết bài
Không giống như hầu hết các lý thuyết quản trị khác, OGSM là một công cụ tuyệt vời bởi cách nó đơn giản hoá câu chuyện quản trị mục tiêu. Tôi hy vọng bài giải thích trên đây về mô hình OGSM mang lại nhiều giá trị cho bạn.
