OKR là phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt được áp dụng thành công ở những công ty lớn nhất thế giới (Google, Intel, Amazon,…). SMART là phương pháp đặt mục tiêu được nhiều tổ chức sử dụng. Bài viết này sẽ chỉ ra những điểm giống và khác nhau giữa hai mô hình để bạn có thể linh hoạt sử dụng giữa chúng.
1. OKR là gì?
OKR (Objective and Key Results – Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một mô hình quản lý giúp phổ biến chiến lược công ty tới nhân viên, tăng tính minh bạch, tập trung và tăng cường liên kết giữa mục đích cá nhân với mục tiêu chung. Andrew Grove của Intel là người đã xây dựng mô hình OKR đầu tiên và sau đó nó đã được Google phổ biến rộng rãi. Nhiều công ty công nghệ ở Thung Lũng Silicon cùng hàng loạt tổ chức trên thế giới cũng đã chuyển sang quản trị bằng phương pháp này.
Để áp dụng được OKR, bạn chỉ cần nắm mô hình cấu trúc đơn giản, một vài nguyên tắc và tiêu chí của nó trong việc thiết lập mục tiêu, đồng thời có thể tham khảo nhiều ví dụ thực tiễn của các công ty khác.
Ví dụ về xây dựng mục tiêu OKR trên Giải pháp quản trị mục tiêu thống nhất Base Goal
1.1. OKR hoạt động như thế nào?
Một mô hình OKR bao gồm 2 yếu tố: Một mục tiêu và nhiều hơn một kết quả then chốt.
Mục tiêu đại diện cho đích đến, là câu trả lời cho câu hỏi: “Cần đi đến đâu?”
- Mục tiêu cần định hướng rõ ràng và có tính truyền cảm hứng.
- Mục tiêu không bao hàm con số cụ thể.
- Ví dụ: Đẩy mạnh văn hóa số của công ty.
Kết quả then chốt nhằm đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu, là câu trả lời cho câu hỏi: “Làm thế nào để biết mình đang tiến đến mục tiêu?”
- Kết quả then chốt được xác định dựa trên việc đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu. Ví dụ như doanh số bán hàng (trong OKR của Sales) và lượng truy cập website (trong OKR của Marketing).
- Kết quả then chốt không phải là những đầu việc bạn cần làm như việc hoàn thành dự án và đưa sản phẩm ra thị trường.
- VD: 90% nhân viên sử dụng công cụ quản lý nhóm mới hàng ngày.
Ngoài ra, một yếu tố khác có thể được bổ sung vào mô hình OKR là Cách thức. Cách thức là các công việc cần hoàn thành để thúc đẩy quá trình thực hiện Kết quả then chốt. Cách thức là câu trả lời của câu hỏi: “Làm thế nào để đến được đích?”
Cách thức bao gồm các hoạt động và dự án ảnh hưởng đến kết quả then chốt.
Các cách thức không thể hiện sự thành công, thành công chỉ đạt được khi bạn theo đúng tiến độ hoàn thành kết quả then chốt.
Ví dụ: Giới thiệu tới nhóm công cụ quản lý nhóm mới.
1.2. Mục tiêu S.M.A.R.T là gì?
SMART là một nhóm các tiêu chí để xây dựng mục tiêu, dựa trên công trình nghiên cứu của Peter Drucker và mô hình Quản trị mục tiêu của ông (MBO). SMART lần đầu tiên được George T. Doran giới thiệu năm 1981.
Không giống các mô hình quản trị khác bao gồm cả việc thiết lập chiến lược, phân cấp tổ chức và quản lý hiệu quả công việc, SMART giống như OKR chỉ tập trung vào việc làm thế nào để xây dựng và đo lường mục tiêu. Theo đó, SMART và mô hình OKR có thể được xem như hai cách khác nhau để xây dựng một mục tiêu.
SMART đại diện cho 5 tiêu chí mà 1 mục tiêu phải đáp ứng được:
- Specific: Cụ thể
- Measurable: Có thể đo lường được.
- Achievable: Có thể đạt được
- Relevant: Có liên quan
- Time-bound: Có giới hạn thời gian
Ví dụ đơn giản về mục tiêu SMART với 5 tiêu chí cụ thể
Có thể phân tích sâu hơn theo từng tiêu chí để tìm đến mục tiêu cốt lõi.
1.3. Mục tiêu SMART có cơ chế như thế nào?
- Specific: Cụ thể
Một mục tiêu phải cụ thể và mô tả rõ ràng về những gì cần đạt được. Một mục tiêu cụ thể cần có phạm vi rõ ràng, dễ hiểu đối với tất cả những người có liên quan.
Ví dụ: Công ty tiếp cận được nhiều khách hàng hơn ở thị trường Bắc Mỹ.
Mục tiêu này đã đề ra một phạm vi cụ thể muốn đạt được, tuy nhiên lại không nêu được cách thức đo lường thành công, nguyên nhân và thời hạn.
- Measurable: Có thể đo lường được
Mục tiêu cần phải có tính định lượng để xác định mức độ hoàn thành mục tiêu. Bạn nên đưa vào mục tiêu một con số cụ thể – đó thường là một mức giới hạn bạn muốn đạt tới.
Ví dụ về một mục tiêu cụ thể và có thể đo lường: Công ty tiếp cận được 10000 khách hàng doanh nghiệp ở Bắc Mỹ.
Mục tiêu này đã đề ra hạn mức cụ thể để đo lường mức độ hoàn thành. Mục tiêu được xem là thành công khi đã tiếp cận được 10000 khách hàng.
- Achievable: Có tính khả thi
Một mục tiêu có tính khả thi là khi được đặt trong phạm vi năng lực, với những nguồn lực có sẵn và tính đến những ràng buộc ngoài tầm kiểm soát của công ty. Không dễ để tuân thủ theo tiêu chí này.
Xem xét lại ví dụ ở trên, phòng Kinh doanh quyết định sửa lại mục tiêu của nhóm để tăng tính khả thi, vì tiếp cận 10000 khách hàng là 1 mục tiêu không thực tế. Nhóm đã đặt ra một mục tiêu cụ thể, có thể đo lường và có thể khả thi khác là: Tiếp cận 750 khách hàng doanh nghiệp ở Bắc Mỹ.
Mục tiêu này rõ ràng vẫn có tính thách thức nhưng vẫn có thể đạt được. Tuy nhiên lại chưa nêu rõ lý do vì sao lại cần đạt được mục tiêu này.
- Relevant: Có liên quan
Một mục tiêu có liên quan khi nó đồng nhất hoặc góp phần vào mục tiêu chung của công ty hoặc tổ chức. Ví dụ về một mục tiêu bao gồm các yếu tố: cụ thể, có thể đo lường, có tính khả thì và có liên quan:
“Tiếp cận 750 khách hàng ở thị trường Bắc Mỹ để mở rộng thị trường toàn cầu.”
Mục tiêu này rõ ràng là có kết nối với mục tiêu chung của công ty là “Mở rộng thị trường toàn cầu.” Tuy nhiên, mục tiêu này vẫn chưa nêu được thời hạn cụ thể.
- Time-bound: Có giới hạn thời gian
Một mục tiêu có giới hạn thời gian cần nêu rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ngày hoàn thành rất quan trọng vì đó là lúc xem xét đánh giá lại mục tiêu, đánh giá mức độ thành công. Một mục tiêu bao gồm đầy đủ 5 tiêu chí trên là:
Năm 2018, tiếp cận được 750 khách hàng ở thị trường Bắc Mỹ nhằm mở rộng thị trường toàn cầu.
2. Đặc điểm chung của OKR và Mục tiêu SMART
Điểm chung đầu tiên dễ nhận thấy là cả hai mô hình này đều tiếp cận dựa trên mô hình quản trị mục tiêu (MBO) của Peter Drunker. Cả mô hình OKR và mục tiêu SMART đều mang đặc điểm của MBO với niềm tin rằng mục tiêu là chìa khóa đạt được thành công của tổ chức.
Cả hai mô hình đều bao gồm các tiêu chí đặc trưng của mô hình đó. Tuy rằng chỉ có 3 chữ cái viết tắt, OKR nhìn chung bao hàm đầy đủ các tiêu chí về việc đặt mục tiêu như SMART.
So sánh dưới đây giúp chứng minh OKR đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí như SMART:
- Tính cụ thể: Mục tiêu phải xác định trong phạm vi rõ ràng và có tính định hướng, trong khi các Kết quả then chốt sẽ đi sâu vào ý nghĩa của việc đạt được mục tiêu
- Có tính đo lường: Các Kết quả then chốt luôn bao gồm các chỉ số để đánh giá tiến độ đạt mục tiêu.
- Có tính khả thi: OKR cần phải khả thi dựa trên thời gian và nguồn lực mà doanh nghiệp có. Tuy nhiên, cần phải tham vọng khi đặt ra định mức cho Kết quả then chốt. Hoàn thành 70% định mức đã có thể coi là thành công.
- Sự liên quan: Tất cả các mô hình OKR (trừ OKR cuối cùng) đều được sắp xếp theo mức độ cao dần, đảm bảo lộ trình phát triển của cả doanh nghiệp.
- Thời hạn: Cần đặt ra ngày bắt đầu và kết thúc cho mỗi OKR. OKR của cả công ty thường có thời hạn là 1 năm, của các nhóm khác là khoảng 1 quý.
Cả hai mô hình OKR và SMART đều đặt ra những khuôn khổ không chính thức, được tạo và thay đổi theo thời gian khi doanh nghiệp hoạt động. Điều này trái ngược với các mô hình quản trị khác được áp dụng trong các viện nghiên cứu, chính phủ hoặc các tổ chức chuyên nghiệp.
3. Điểm khác biệt giữa mô hình OKR và Mục tiêu SMART
OKR và Mục tiêu SMART nhìn qua khá tương tự nhau. Chúng đều có cấu trúc rõ ràng và các nguyên tắc xác định phạm vi, thời gian và sự phối hợp giữa các mục tiêu. Tuy nhiên, OKR có những điểm đi xa hơn so với mô hình SMART.
Trong SMART, các mục tiêu được đặt riêng rẽ, hoàn toàn đơn giản và dễ ghi nhớ. OKR cũng đưa ra các tiêu chí nhưng phân biệt rõ ràng giữa Mục tiêu (điều mong muốn đạt được) và làm thế nào để đánh giá quá trình đạt được mục tiêu bằng các Kết quả then chốt.
Về điểm này chữ M trong mục tiêu SMART cũng dễ gây nhầm lẫn bởi có nhiều biến thể chữ M đại diện cho nhiều ý nghĩa khác nhau. Ví dụ chữ M có thể là viết tắt của Measurable (có thể đo lường được), meaningful (có ý nghĩa), hoặc motivational (Có khả năng tạo động lực).
Chuyển nghĩa sang một chữ M khác có thể làm thay đổi cấu trúc và trọng tâm của mục tiêu SMART, làm giảm tầm quan trọng của việc đo lường tiến độ mục tiêu – trong khi điều này OKR luôn đảm bảo được.
OKR không giải quyết các mục tiêu riêng rẽ.
Điểm khác biệt lớn của OKR so với mục tiêu SMART là các mục tiêu được tạo ra theo từng tầng và khung thời gian.
OKR gốc đứng đầu phân cấp OKR có thể kéo dài 5, 10 năm hoặc thậm chí lâu hơn. Các mục tiêu đó đi cùng với tầm nhìn (chúng ta muốn mình ở đâu trong vòng 5-10 năm tới?) và sứ mệnh của công ty (mục đích của chúng ta là gì?).
Mô hình OKR của công ty là cấp thứ hai và thường kéo dài trong 1 năm. Nó đại diện cho chiến lược của công ty được thể hiện dưới 3-5 mục tiêu mà toàn bộ tổ chức hướng đến. Mô hình OKR công ty đóng vai trò thiết yếu trong việc liên kết toàn bộ hoạt động của tổ chức, đặt ra trọng tâm rõ ràng cho các nhân viên và là tham chiếu cho mô hình OKR của các bộ phận khác.
Mô hình OKR của các bộ phận đứng ở cấp thứ 3 trong hệ thống này. Cấp OKR này thường có thời hạn 1 quý và thể hiện chiến thuật mà các bộ phận sẽ thực hiện để đạt được OKR của toàn công ty.
Mô hình OKR cho thấy bức tranh bối cảnh cho các mục tiêu – các cấp độ của cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các mục tiêu trong các cấp độ đó. Còn Mục tiêu SMART chỉ tập trung xem xét việc hình thành các mục tiêu riêng rẽ.
Giao diện Cây mục tiêu của giải pháp quản trị mục tiêu Base Goal thể hiện rõ phân cấp và mối quan hệ giữa các mục tiêu trong toàn doanh nghiệp
Kết luận
Lợi thế của mục tiêu SMART là dễ nhớ, dễ sử dụng và thích hợp để thiết lập mục tiêu cá nhân. Tuy nhiên, SMART chỉ đơn giản là đặt ra các mục tiêu riêng lẻ. Còn OKR nâng cấp lên với bối cảnh và cấp độ của toàn công ty. Với mô hình OKR, toàn bộ công ty có thể đạt được tính cụ thể, tập trung và chặt chẽ.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm, đội ngũ chuyên viên của Base Goal sẵn sàng tư vấn và đặt lịch demo trải nghiệm phần mềm cho bạn. Vui lòng để lại thông tin đăng ký ngay tại đây.
