Đặt mục tiêu “thông minh” với mô hình SMART

Bạn đã bao giờ cảm thấy bối rối khi đặt ra mục tiêu mà không biết bắt đầu từ đâu? Mô hình SMART có thể là câu trả lời cho vấn đề đó. Bằng cách áp dụng nguyên tắc này, bạn có thể thiết lập những mục tiêu thông minh, đồng thời có thể đo lường và thúc đẩy hiệu suất cá nhân một cách dễ dàng. Hãy cùng khám phá về mô hình SMART và các hướng dẫn thực hiện trong bài viết này cùng Base.vn!

1. Mô hình SMART là gì? 

1.1. Định nghĩa mô hình SMART

Thuật ngữ SMART lần đầu tiên được George T. Doran – một chuyên gia tư vấn về quản trị – giới thiệu qua một bài nghiên cứu trong tạp chí Management Review, xuất bản tháng 11 năm 1981.  

SMART là một nhóm các tiêu chí để xây dựng mục tiêu, mà mỗi chữ cái đầu trong mô hình là chữ viết tắt và đại diện cho 1 tiêu chí:

  • S – Specific: Cụ thể
  • M – Measurable: Có thể đo lường được
  • A – Achievable: Có thể đạt được
  • R – Relevant: Có liên quan
  • T – Time-bound: Có giới hạn thời gian
smart-goal-12

1.2. Ưu điểm của việc sử dụng Mô hình SMART

Lợi thế của mục tiêu SMART là dễ nhớ, dễ sử dụng và thích hợp để thiết lập mục tiêu. Bởi vậy, mô hình này được ưa chuộng sử dụng trong công việc và đời sống nói chung. 

Mô hình SMART giúp chúng ta cụ thể hoá được mục tiêu, tránh tình trạng mơ hồ khi chính chúng ta khi nhìn lại hoặc cần truyền đạt lại cho đội nhóm. Lúc này, bức tranh toàn cảnh về mục tiêu cũng dần thành hình, dễ sử dụng những nguồn lực phù hợp hơn và loại bỏ đi những thứ không phù hợp. Doanh nghiệp sẽ tối ưu được cả công sức, thời gian và chi phí vận hành.

Đối với doanh nghiệp và những nhà quản lý, việc áp dụng mô hình SMART sẽ giúp bước hoạch định chiến lược cũng sẽ diễn ra nhanh chóng và tăng độ chính xác lên rất cao, từ đó các nhân sự bên dưới cũng sẽ có định hướng rõ ràng để cùng lãnh đạo hướng tới các mục tiêu chung. 

Đồng thời, một mục tiêu được đặt ra cụ thể và có thể đo lường sẽ giúp kích thích động lực làm việc, khi mọi người có khả năng nhìn thấy tiến triển và thành tựu của mình. Một bộ khung làm việc dễ theo dõi và đánh giá hiệu quả càng làm cho động lực này thêm đáng tin cậy.

Mô hình SMART khi áp dụng đúng nơi, đúng chỗ cũng trở thành công cụ đắc lực để đo lường và đánh giá năng lực nhân sự trong suốt quá trình làm việc nhóm hoặc làm việc chuyên môn.

“Việc thiết lập các mục tiêu và phát triển các kế hoạch hành động tương ứng là những bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý của công ty.” – George T. Doran

(Câu gốc: The establishment of objectives and the development of their respective action plans are the most critical steps in a company’s management process.”)

1.3. Phân biệt mô hình SMART và mô hình OKR

OKR (Objective and Key Results – Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một mô hình quản lý giúp phổ biến chiến lược công ty tới nhân viên, tăng tính minh bạch, tập trung và tăng cường liên kết giữa mục đích cá nhân với mục tiêu chung. Andrew Grove của Intel là người đã xây dựng mô hình OKR đầu tiên và sau đó nó đã được Google phổ biến rộng rãi. 

Một mô hình OKR bao gồm 2 yếu tố: Một mục tiêu và nhiều hơn một kết quả then chốt.

Mục tiêu đại diện cho đích đến, là câu trả lời cho câu hỏi: “Cần đi đến đâu?”.

  • Mục tiêu cần định hướng rõ ràng và có tính truyền cảm hứng.
  • Mục tiêu không bao hàm con số cụ thể
  • Ví dụ: Đẩy mạnh văn hóa số của công ty

Kết quả then chốt nhằm đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu, là câu trả lời cho câu hỏi: “Làm thế nào để biết mình đang tiến đến mục tiêu?”.

  • Kết quả then chốt được xác định dựa trên việc đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu. Ví dụ như doanh số bán hàng (trong OKR của Sales) và lượng truy cập website (trong OKR của Marketing)
  • Kết quả then chốt không phải là những đầu việc bạn cần làm như việc hoàn thành dự án và đưa sản phẩm ra thị trường
  • Ví dụ: 90% nhân viên sử dụng công cụ quản lý nhóm mới hàng ngày

Điểm chung giữa mô hình SMART và mô hình OKR là cả hai đều tiếp cận dựa trên mô hình quản trị mục tiêu (Management by Objectives – MBO) của Peter Drucker, với niềm tin rằng mục tiêu là chìa khóa đạt được thành công của tổ chức.

Tuy rằng chỉ có 3 chữ cái viết tắt, triết lý của OKR nhìn chung bao hàm đầy đủ các tiêu chí về việc đặt mục tiêu như SMART:

  • Tính cụ thể: Mục tiêu phải xác định trong phạm vi rõ ràng và có tính định hướng, trong khi các Kết quả then chốt sẽ đi sâu vào ý nghĩa của việc đạt được mục tiêu
  • Có tính đo lường: Các Kết quả then chốt luôn bao gồm các chỉ số để đánh giá tiến độ đạt mục tiêu.
  • Có tính khả thi: OKR cần phải khả thi dựa trên thời gian và nguồn lực mà doanh nghiệp có. Tuy nhiên, cần phải tham vọng khi đặt ra định mức cho Kết quả then chốt. Hoàn thành 70% định mức đã có thể coi là thành công.
  • Sự liên quan: Tất cả các mô hình OKR (trừ OKR cuối cùng) đều được sắp xếp theo mức độ cao dần, đảm bảo lộ trình phát triển của cả doanh nghiệp.
  • Thời hạn: Cần đặt ra ngày bắt đầu và kết thúc cho mỗi OKR. OKR của cả công ty thường có thời hạn là 1 năm, của các nhóm khác là khoảng 1 quý.

Tuy nhiên, mô hình SMART và OKR vẫn có những điểm khác biệt căn bản. 

SMART bản chất chỉ là một tập hợp những nguyên tắc để xây dựng MỘT mục tiêu riêng rẽ bất kì. Ngược lại, mô hình OKR lại là một “mô hình” (framework) trọn vẹn mô tả lại hệ thống mục tiêu và mối quan hệ giữa các mục tiêu đó. Nếu như SMART chỉ giúp ta trả lời câu hỏi: “Nên đặt mục tiêu là gì”, thì OKR sẽ gợi ý câu hỏi: “Mục tiêu là gì và bằng cách nào ta đạt được nó?”. 

SMART gần như là một bộ tiêu chí, còn OKR thì gần với một mô hình hơn – trong OKR cũng đưa ra các tiêu chí nhưng phân biệt rõ ràng giữa mục tiêu (điều mong muốn đạt được) và làm thế nào để đánh giá quá trình đạt được mục tiêu bằng các kết quả then chốt.

smart-goal-17

2. 5 yếu tố cơ bản của mô hình SMART

Specific – Cụ thể 

Hãy nhớ rằng bạn đang sử dụng mô hình SMART để đạt được một mục tiêu cụ thể chứ không phải một mục tiêu rộng lớn. Bạn đang không cố gắng giúp cho bất kỳ sáng kiến nào cũng đi được tới đích, bạn đang muốn một dự án cụ thể thành công. Mục tiêu luôn phải cụ thể, có phạm vi và mô tả rõ ràng về những gì cần đạt được, nhằm làm dễ hiểu đối với tất cả những người có liên quan. 

Lấy ví dụ, thay vì đặt mục tiêu viết được nhiều bài blog hơn, bạn có thể đặt mục tiêu là viết được 12 bài blog trong tháng này. Điều này cụ thể hơn nhiều và cung cấp cho bạn một định hướng lộ trình để thực hiện. Bạn có thể chia nhỏ số bài viết này thành từng tuần và tạo một kế hoạch hành động cho phép bạn đạt được con số đó.

Measurable – Có thể đo lường được

Chữ “M” trong SMART giúp bạn đánh giá sự thành công hay thất bại của dự án. Mục tiêu của bạn cần phải có tính định lượng – nghĩa là có một số cách khách quan để đo lường chúng – cho dù đó là thời hạn, con số, phần trăm thay đổi,… Điều này giúp xác định mức độ hoàn thành mục tiêu và thúc đẩy bạn có động lực thực hiện. 

Trong mục tiêu SMART nên có một con số cụ thể,  thường là một mức giới hạn bạn muốn đạt tới. Bạn có thể dựa trên mức tiêu chuẩn (benchmark) để làm điều này: Sau khi biết điều gì là “bình thường” đối với các tình huống cụ thể , bạn sẽ dễ dàng đặt ra các mục tiêu phù hợp hơn và dễ đo lường hơn.

Achievable – Có tính khả thi

Bạn không muốn mục tiêu của mình dễ dàng đạt được, nhưng bạn cũng muốn đảm bảo rằng mục tiêu này có thể đạt được trong điều kiện nào đó – chứ không phải hoàn toàn xa vời. Một mục tiêu có tính khả thi là khi được đặt trong phạm vi năng lực, với những nguồn lực có sẵn và đã tính đến những ràng buộc ngoài tầm kiểm soát của người thực hiện.

Giả sử bạn muốn học thêm tiếng Nhật để tiếp đón một khách hàng VIP người Nhật vào tháng tới. Nếu trước đây bạn chưa hề có nền tảng tiếng Nhật, sẽ là bất khả thi để học xong một ngôn ngữ mới chỉ trong 1 tháng. Bạn có thể hạ thấp mục tiêu xuống để có thể thực hiện được, ví dụ như thành thạo 50 câu tiếng Nhật trong giao tiếp kinh doanh.

Relevant – Có liên quan 

Một mục tiêu được đánh giá là có liên quan khi nó đồng nhất hoặc góp phần vào mục tiêu chung của tổ chức. 

Việc này giúp đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng về một hướng chung và có ý nghĩa với bức tranh chung của doanh nghiệp. Điều này cũng giúp cho chủ thể đặt ra mục tiêu – bạn và đội nhóm làm việc của bạn – có thể tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được mục tiêu, để nhận lại những giá trị tương xứng sau khi hoàn thành.

Time bound – Có giới hạn thời gian 

Mục tiêu SMART của bạn phải có giới hạn thời gian; bởi nếu không có, dự án có thể bị kéo dài, có các chỉ số đo lường thành công không rõ ràng và phạm vi dự án có thể bị giãn rộng ra một cách không cần thiết. Thời hạn cũng giúp bạn có động lực lớn hơn để bắt tay vào thực hiện, điều chỉnh tiến độ mỗi khi thấy mọi thứ có vẻ chậm, và quyết tâm đạt được mục tiêu. 

Trong giới hạn thời gian, thời hạn hoàn thành (deadline) rất quan trọng, vì đó là lúc bạn cần hoàn tất mọi hành động để đánh giá mức độ thành công.

smart-goal-17

3. Cách thiết lập mục tiêu SMART hiệu quả

Trong phần này, chúng ta sẽ phân tích cụ thể hơn về cách thiết lập mục tiêu SMART tuân theo trình tự từng tiêu chí, đồng thời lấy ví dụ minh họa cho cách đặt mục tiêu đi từ “không đủ SMART” đến đích.

Bước 1: Viết xuống mục tiêu ban đầu

Hãy viết xuống mục tiêu ban đầu của bạn là gì, đơn giản chỉ là một kỳ vọng hoặc mục tiêu được đề xuất lên hoặc phân bổ xuống một cách chung chung. Đừng lo lắng về việc nó không đủ SMART, vì mục tiêu này sẽ dần được hoàn thiện tại các bước sau.

Ví dụ về mục tiêu của bộ phận kinh doanh: Tiếp cận được nhiều khách hàng hơn. 

Bước 2: Làm cho nó cụ thể

Mục tiêu trên có xác định chính xác những gì bạn muốn làm không? Nếu không, hãy sửa lại nội dung để làm cho nó cụ thể hơn.

Ví dụ: Tiếp cận được nhiều khách hàng hơn ở khu vực miền Bắc. 

Mục tiêu này đã đề ra một phạm vi cụ thể muốn đạt được (ở thị trường miền Bắc), tuy nhiên lại không nêu được cách thức đo lường thành công, nguyên nhân và thời hạn.

Bước 3: Làm cho nó có thể đo lường được

Bạn đã thiết lập cách đo lường hiệu quả cho mục tiêu vừa đặt ra chưa? Nếu không, hãy thêm một cách minh bạch và phù hợp để có thể đo lường mức độ thành công hoặc thất bại.

Ví dụ về một mục tiêu cụ thể và có thể đo lường: Công ty tiếp cận được 10000 khách hàng ở khu vực miền Bắc.

Mục tiêu này đã đề ra hạn mức cụ thể để đo lường mức độ hoàn thành. Mục tiêu được xem là thành công khi đã tiếp cận được 10000 khách hàng.

Bước 4: Làm cho nó có thể đạt được

Mục tiêu trên có phải là điều bạn có thể đạt được hay không, với các nguồn lực sẵn có hiện tại và một số nguồn lực bổ sung thêm nếu cần? Tại bước này, bạn có thể cần chỉnh sửa lại mục tiêu một chút để đảm bảo chúng có khả thi.

Xem xét lại ví dụ ở trên, doanh nghiệp thấy rằng tiếp cận 10000 khách hàng là một mục tiêu không thực tế. Ban lãnh đạo đã cùng ngồi lại phân tích, và sau cùng đã đặt ra một mục tiêu khác – vừa cụ thể, vừa có thể đo lường và có tính khả thi: Tiếp cận 750 khách hàng ở khu vực miền Bắc.

Mục tiêu này tuy còn tính thách thức nhưng vẫn có thể đạt được.

Bước 5: Liên kết nó với các mục tiêu lớn hơn

Nhóm dự án của bạn có thể đạt được mục tiêu một cách hợp lý không? Ngay cả khi đó là một mục tiêu dài hạn, hãy đảm bảo đây là điều bạn có thể đạt được bằng nguồn lực của mình.

Ví dụ về một mục tiêu bao gồm các yếu tố: cụ thể, có thể đo lường, có tính khả thi và có liên quan: Tiếp cận 750 khách hàng ở khu vực miền Bắc để mở rộng thị trường kinh doanh trên toàn quốc.

Mục tiêu này rõ ràng là có kết nối với mục tiêu chung của công ty là “mở rộng thị trường kinh doanh trên toàn quốc”. Tuy nhiên, điểm còn thiếu của mục tiêu này là vẫn chưa nêu được thời hạn cụ thể.

Bước 6: Đặt ra giới hạn thời gian

Khi nào bạn sẽ bắt đầu và kết thúc quá trình thực thi và đạt được mục tiêu của mình? Hãy xác định rõ ngày hoặc khung thời gian giới hạn trong mục tiêu SMART.

Một mục tiêu bao gồm đầy đủ 5 tiêu chí sẽ là: Năm 2025, tiếp cận được 750 khách hàng ở khu vực miền Bắc để mở rộng thị trường kinh doanh trên toàn quốc.

smart-goal-04

4. Thách thức gặp phải của mô hình SMART và cách vượt qua

Tuy được đánh giá chung là khá đơn giản, dễ nhớ và dễ tiếp cận, nhưng khi bắt tay vào triển khai thì mô hình này cũng đặt ra khá nhiều thách thức, dẫn tới việc mô hình không phát huy hết sức mạnh của nó. Một vài khó khăn chính khi áp dụng SMART có thể kể đến như: 

Nhân sự chưa hiểu đúng và đủ về mô hình SMART: Để vượt qua thách thức này, những nhà quản lý cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên, đặc biệt là những ai liên quan trực tiếp tới đến quá trình đạt mục tiêu đều được đào tạo và hiểu rõ về mô hình này. Những buổi đào tạo, hướng dẫn và tài liệu để trau dồi kiến thức sẽ rất cần thiết.

Nhân sự đặt ra các mục tiêu không liên quan: Đây là điều rất thường xảy ra trong quá trình vận hành hoạt động của doanh nghiệp, do không phải nhân sự nào cũng nắm rõ được bức tranh toàn cảnh chung. Để vượt qua điều này, các nhà quản lý cấp cao có thể tham gia góp ý và tham vấn cho mục tiêu SMART của mỗi cấp dưới. Đồng thời, trước khi một mục tiêu được chấp nhận, đảm bảo rằng nó đã đáp ứng được 4 tiêu chí còn lại.

Thiếu quá trình theo dõi và đánh giá kết quả: Mô hình SMART đòi hỏi quá trình liên tục theo dõi và đánh giá để đảm bảo tiến độ nhằm sớm hướng tới mục tiêu cụ thể. Để vượt qua điều này, cần thiết lập một hệ thống theo dõi chỉ số và báo cáo định kỳ, đồng thời quy trình đánh giá cũng cần được chuẩn hoá, tạo điều kiện cho việc linh hoạt điều chỉnh mục tiêu trong trường hợp cần thiết.

smart-goal-1

Kết bài

Mô hình xác định mục tiêu SMART là một công cụ rất hữu dụng trong việc giúp cho doanh nghiệp đặt ra được các mục tiêu cụ thể, đo lường được và khả thi. Tuy vẫn còn nhiều thách thức nếu áp dụng cho một hệ thống lớn, nhưng nếu kết hợp thêm sự nhạy bén, sự quyết tâm cùng các công cụ hỗ trợ thiết lập và theo dõi thực thi mục tiêu hiệu quả, chắc chắn doanh nghiệp sẽ đạt được những thành công như mong đợi.

Không chỉ cần quan tâm tới đặt mục tiêu, quá trình thực thi tiếp sau đó cũng cần được chú trọng. Giải pháp dành cho doanh nghiệp là Base Goal – ứng dụng quản trị mục tiêu toàn diện, hỗ trợ chặt chẽ xuyên suốt quá trình từ thiết lập mục tiêu, phân bổ, thực thi đến đánh giá kết quả.

Để nhận tư vấn và tham gia demo trải nghiệm Base Goal, bạn có thể đăng ký ngay tại đây.

smart-goal-19

Viết một bình luận