Làm thế nào để giao việc cho nhân viên đúng cách?

05/09/2019

Giao việc đúng cách cho nhân viên tưởng chừng đơn giản nhưng đây là kỹ năng không phải nhà quản lý nào cũng có? Vậy, làm thế nào để nhà quản lý có thể giao việc hiệu quả cho nhân viên?

Base Resources - Theo John Hunt - giáo sư tại trường kinh tế London: Chỉ 30% nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc cho nhân viên. Và chỉ ⅓ trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt. Điều này đồng nghĩa với chỉ 1/10 các nhà lãnh đạo thực sự biết cách giao việc cho nhân viên.

 

Với các vị trí lead như trưởng nhóm, doanh nhân hay ở một vị trí có thẩm quyền tương tự, giao việc là chiếc chìa khóa tối đa hóa năng suất và hiệu quả công việc. Tuy nhiên, có nhiều doanh nhân và nhà lãnh đạo không biết cách giao việc hiệu quả hoặc không sẵn sàng làm điều đó trừ khi họ thực sự phải làm.

 

Giao việc là một kỹ năng, giống như bất kỳ kỹ năng nào cũng có thể được học và cải thiện theo thời gian. Dưới đây là 5 cách bạn có thể áp dụng thường xuyên để kỹ năng giao việc được nâng cao và hoàn thiện hơn.

 

Chọn đúng người, giao đúng việc

 

Nếu nhà quản lý giao việc cho những người nhân viên không phù hợp hoặc không có khả năng làm công việc đó, kết quả sẽ không đúng với những điều nhà quản lý mong đợi và thậm chí còn tệ hơn. Thêm vào đó, giao việc không đúng người còn dẫn đến những cuộc cãi vã, bất đồng quan điểm giữa nhà quản lý và nhân viên.

 

Tháng 2/2014, Gallup đã tạo ra Strengths Orientation Index (tạm dịch: chỉ số về điểm mạnh) để phân tích sự chăm chỉ của nhân viên khi được quản lý giao công việc phù hợp với khả năng. Kết quả chỉ ra rằng trong 1003 lao động Mỹ thì có 61% nhân viên cảm thấy hứng thú với những nhiệm vụ được giao phù hợp với điểm mạnh cá nhân.

 

Giao việc cho nhân viên không phải câu chuyện lựa chọn người giỏi nhất. Một nhà quản lý tốt khi giao việc sẽ đánh giá, nhìn nhận điểm mạnh, kỹ năng, chuyên môn của từng nhân viên bằng nhiều phương pháp như mô hình ASK hay khung năng lực hiệu quả. Điều này sẽ giúp nhà quản lý chọn đúng người, giao đúng việc. Ví dụ: Nếu người nhân viên có kỹ năng về toán học, nhà quản lý có thể giao cho nhân viên đó những công việc đòi hỏi sự thống kê.

 

Đúng người đúng việc sẽ phát huy tối đa điểm mạnh của nhân viên

Đúng người đúng việc sẽ phát huy tối đa điểm mạnh của nhân viên

 

Đọc thêm: Quy trình 5 bước đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp

 

Trao quyền tự chủ hiệu quả

 

Quyền tự chủ là môi trường tự do mà ở đó nhân viên có thể phát huy tốt nhất năng lực của mình. Ở những môi trường năng động, đòi hỏi sự sáng tạo thì quyền tự chủ là điều kiện cần để thúc đẩy chất lượng công việc. Tuy nhiên, trao quyền tự chủ cho nhân viên không đồng nghĩa nhà quản lý để mặc nhân viên tự làm theo ý thích mà cần phải có những khuôn khổ, rào cản nhất định.

 

Dưới đây là 5 cách giúp nhà quản lý trao quyền tự chủ cho nhân viên hiệu quả hơn:

 

  • Xác định mục tiêu chung: Nhà quản lý cần chắc chắn rằng tất cả nhân viên đều thấm nhuần tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược chung của cả tổ chức. Điều này sẽ khiến hành động của nhân viên không chỉ phục vụ mục tiêu cá nhân họ mà còn phục vụ cho cả công ty. Vì thế, các nhà quản lý cần thường xuyên trao đổi với nhân viên để nhân viên có thể hiểu và đồng tình với các mục tiêu đề ra.

 

  • Không lên án sai lầm: Khi trao quyền tự chủ cho nhân viên, nhà quản lý mong muốn nhân viên sẽ có những ý tưởng, những cách làm mới và những cái mới không thể tránh được sai lầm. Do đó, nhà quản lý không nên quá khắt khe với những sai lầm mà nên coi đó là một cơ hội giúp nhân viên rèn luyện năng lực sáng tạo, đổi mới và giúp nhân viên trưởng thành hơn.

 

  • Duy trì tương tác: Theo mô hình quản lý tự chủ, sự hiện diện của cấp trên không quá nhiều. Mọi sự quản lý đều theo những quy tắc, quy định, khuôn khổ được thiết lập rõ ràng. Tuy nhiên, không vì vậy mà các nhà quản lý không giám sát công việc của nhân viên. Mỗi tháng, nhà quản lý nên tổ chức ít nhất 1 cuộc họp để cập nhật trình trạng công việc và đưa ra định hướng cho dự án mới.

 

  • Chọn nhân viên trao quyền tự chủ: Không phải nhân viên nào cũng phù hợp để làm việc theo mô hình tự chủ. Những nhân viên mới, nhân viên làm những công việc cần sự tương tác hàng ngày là những đối tượng không phù hợp làm việc tự chủ mà cần sự giám sát hoặc tương tác thường xuyên. Do đó, nhà quản lý cần xác định nhân viên nào phù hợp với mô hình làm việc nào để trao quyền tự chủ một cách chính xác.

 

  • Xây dựng niềm tin cho nhân viên: Dù có được trao quyền tự chủ, kết quả công việc của nhân viên cũng sẽ kém nếu nhân viên không tự tin vào bản thân và phát huy hết khả năng của mình. Nhà quản lý hãy quan tâm, thấu hiểu nhân viên. Một khi nhà quản lý tạo được cho nhân viên cảm giác rằng cấp trên hiểu mình, nhân viên sẽ nhận thức được giá trị bản thân, tự tin hơn và thể hiện bản thân tốt hơn.

 

Đọc thêm: Nên giao quyền cho nhân viên đến đâu: Học hỏi mô hình tổ chức của Spotify

 

Phổ biến cách làm và kết quả mong muốn của dự án

 

Nếu nhà quản lý không truyền đạt cho nhân viên những mong đợi của nhà quản lý bằng thuật ngữ rõ ràng và chính xác, kết quả đạt được sẽ không như ý. Đây là lý do tại sao khi giao việc, nhà quản lý nên đề cập đến những vấn đề sau:

 

  • Kết quả mong đợi phải rõ ràng và có tiêu chuẩn đánh giá

 

  • Thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ

 

  • Lượng tài nguyên tối đa và các công cụ được sử dụng

 

  • Tên và cấp bậc của các bên liên quan

 

  • Báo cáo nên được gửi khi nào và như thế nào

 

Ví dụ: nếu nhà quản lý muốn giao việc lập báo cáo về tất cả các khiếu nại nhận được liên quan đến một sản phẩm của công ty, nhà quản lý sẽ giao việc như sau: Lập báo cáo 500 từ về khiếu nại của khách hàng liên quan đến tính năng ghi chú email và gửi cho tôi qua email trước 3:30 chiều.

 

Hãy cho nhân viên biết bạn mong muốn kết quả như thế nào

 

Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc là nhân tố quan trọng nhằm tạo tính minh bạch mà bất kỳ nhân viên nào cũng phải nắm được. Phổ biến tiêu chí đánh giá sẽ giúp nhân viên có động lực và mục tiêu rõ ràng hơn để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

 

Một điều nhà quản lý cần lưu ý khi phổ biến kết quả là không nên quá cầu toàn. Nỗi ám ảnh của nhà quản lý về việc trở nên hoàn hảo có thể dẫn đến sự can thiệp liên tục vào công việc của nhân viên. Nhà quản lý sẽ không bao giờ hài lòng với công việc của cấp nhân viên, kết quả sẽ là các cuộc họp và sửa đổi vô tận. Điều này cuối cùng sẽ khiến cấp dưới phát điên. Nếu ai đó có thể hoàn thành một nhiệm vụ ở mức 80-90%, thì hãy để họ hoàn thành nó.

 

Ghi nhận, đánh giá kết quả công việc của nhân viên một cách tích cực

 

Khi giao nhiệm vụ, người quản lý không chỉ chia sẻ trách nhiệm với nhân viên mà còn chia sẻ kết quả và phần thưởng xứng đáng. Nếu quản lý hài lòng với công việc và những thể hiện của nhân viên trong công việc, hãy cho người nhân viên đó biết. Điều này sẽ mang lại giá trị tinh thần to lớn, thúc đẩy nhân viên phát triển bởi một trong những động lực lớn nhất đối với nhân viên là được cấp trên đánh giá cao.

 

Sự công nhận không nhất thiết phải là tiền thưởng hay những sự kiện trao giải xa hoa. Nó có thể đơn giản chỉ là một cái vỗ lưng, một lời khen chân thành hoặc một email cảm ơn hay một lời chào thân thiện tại nơi làm việc.

 

Có một điều lưu ý thêm là nhà quản lý cần luôn nhớ đề cập rõ ràng tên các nhân viên đã làm cùng họ trong một nhiệm vụ hoặc dự án. Những nhân viên đó sẽ cảm thấy được tôn trọng và háo hức hơn để nhận những nhiệm vụ mới trong tương lai.

 

Đề ra các checkpoint để có những feedback kịp thời về công việc

 

Giao việc không đồng nghĩa với việc nhiệm vụ đó không còn là trách nhiệm của nhà quản lý. Mặc dù nhà quản lý có thể đã giải thích nhiệm vụ rất chi tiết, nhưng nó không đảm bảo nhiệm vụ sẽ được hoàn thành theo mong đợi.

 

Nhà quản lý cần phải tiếp tục theo dõi tiến trình, đề ra các checkpoint và yêu cầu nhân viên cập nhật công việc thường xuyên. Điều này giúp đảm bảo những người nhân viên được giao việc đang đi đúng hướng. Bên cạnh đó, theo dõi tiến độ công việc sẽ giúp các nhà quản lý có thể sửa chữa kịp thời nếu có bất kỳ lỗi nào xảy ra nhằm tránh lãng phí thời gian, năng lượng và tài nguyên.

 

Theo nghiên cứu từ SHL - doanh nghiệp chuyên về kiểm tra tâm lý tại Mỹ - các nhà lãnh đạo thường mất khoảng 14% thời gian để làm lại những công việc nhân viên làm không hiệu quả và sửa lại những lỗi sai trong quá trình làm việc của nhân viên. Tình trạng này rất phổ biến ở những quốc gia có khoảng cách quyền lực cao như Hong Kong (24%) và Ấn Độ (20%).

 

Bạn có biết, hơn 75% nhân viên tin rằng feedback về công việc thật sự rất quan trọng? Điều này chứng tỏ nhân viên rất muốn biết công việc của mình được đánh giá thế nào và làm thế nào để họ có thể cải thiện chất lượng công việc.

 

Để nâng cao hiệu quả giao việc, bên cạnh việc đề ra checkpoint theo dõi sát sao tiến độ, các nhà quản lý cũng cần có những feedback nhằm cho nhân viên biết nhà quản lý luôn theo dõi tiến trình công việc và nhân viên có thể kịp thời sửa chữa sai sót.

 

Các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công cụ để vừa hỗ trợ tạo checkpoint theo dõi tiến độ, vừa có thể đưa ra feedback kịp thời. Hiện nay, một trong những công cụ hỗ trợ được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất trong quá trình giao việc là Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework. Tại đây, nhà quản lý có thể giao việc trực tuyến, đặt deadline, tạo subtask và đưa ra feedback công việc kịp thời.

 

Giao diện phần mềm Wework

 

Đọc thêm: Tại sao nên dùng phần mềm quản lý Wework để điều hành doanh nghiệp?

 

Kết luận

 

Giao việc là công việc đơn giản nhưng giao việc hiệu quả lại là câu chuyện hoàn toàn khác. Đây là kỹ năng kết hợp khả năng phân tích con người, quản trị mối quan hệ và khả năng quản lý công việc. Khi nhà quản lý làm chủ được kỹ năng này, mọi nguồn lực trong doanh nghiệp sẽ được tối đa hóa, mọi công việc sẽ được triển khai hiệu quả, nhà quản lý sẽ không còn phải ôm quá nhiều việc và có nhiều thời gian hơn dành cho các công việc quan trọng khác.

 

Phần mềm quản lý công việc là công cụ đắc lực giúp các nhà quản lý giao việc hiệu quả. Nếu bạn đang quan tâm hình thức quản lý công việc hiện đại và hữu ích này, hãy tham khảo Base Wework ngay tại đây.

Từ khóa

Bài viết liên quan

6 phương pháp đột phá để lấy lại niềm tin đang mất dần trong doanh nghiệp

Nhiệm vụ xây dựng niềm tin trong doanh nghiệp chưa bao giờ là một vấn đề dễ dàng, ngay cả với những nhà lãnh đạo giàu kinh nghiệm nhất.  

Để mọi quyết định đưa ra đều sáng suốt, nhà quản lý cần loại bỏ 6 “kẻ thù” sau

Bạn đã từng chột dạ nghĩ về một quyết định thiếu sáng suốt của bản thân trong công việc? Bạn tự nhủ sẽ không tái phạm lần sau. Nhưng bạn đã biết đâu là nguyên nhân trực tiếp gây ra chúng để trị tận gốc?

Doanh nghiệp gặp khó, làm thế nào để vực dậy tinh thần của nhân viên?

Càng vào thời điểm nhạy cảm, bạn càng phải mạnh mẽ hơn để lãnh đạo tinh thần của đội ngũ nhân viên, tránh để bất kỳ ai phải “từ bỏ cuộc chơi” vì chán nản.

Đăng ký nhận bản tin