Theo báo cáo khảo sát “Ảnh hưởng của Làn sóng Covid-19 thứ 4 đến doanh nghiệp Việt Nam” do Base.vn phối hợp thực hiện cùng FPT thời điểm đầu tháng 6/2021, có đến gần 50% doanh nghiệp đang phải hạn chế hoạt động do rủi ro từ Covid-19.
Tuy rằng tình trạng khó khăn này đã diễn ra trong thời gian dài, nhưng dường như doanh nghiệp vẫn đang rất bị động trước các biến động hiện tại. Cũng theo khảo sát này, phần lớn các biện pháp để ứng phó của doanh nghiệp chỉ dừng lại ở quy định an toàn phòng chống dịch hoặc chính sách làm việc từ xa cho nhân sự – là những biện pháp mang tính tình thế. Trong khi đó, chỉ có chưa đến 5% doanh nghiệp tự tin được có thể tiếp tục vận hành bất chấp tình trạng dịch bệnh.
Hình ảnh trích từ khảo sát “Ảnh hưởng của Làn sóng Covid-19 thứ 4 đến doanh nghiệp Việt Nam”
Để có thể phòng ngừa chủ động trước các rủi ro Covid-19, hạn chế tối đa các hậu quả khi rủi ro xảy ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị ngay một Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan).
1. Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan) là gì?
Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan) là kế hoạch nhằm thiết lập các nhóm biện pháp phòng ngừa chủ động và phục hồi hoạt động kinh doanh nếu một mối đe dọa tiềm tàng nào đó đối với công ty xảy ra.
Trong trường hợp rủi ro (ví dụ như dịch bệnh Covid-19 khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ phải hạn chế một phần hoặc toàn bộ hoạt động), thì hệ thống này nhằm đảm bảo các tài sản và nhân sự của doanh nghiệp được bảo toàn, giảm thiểu tối đa các đứt gãy trong quy trình kinh doanh, đồng thời có phương án để tái thiết khi dịch kết thúc.
Một kế hoạch kinh doanh liên tục có thể đem tới những lợi ích như sau:
- Đối với nhân viên:
BCP có thể là “cứu cánh” cho nhân viên của bạn! Doanh nghiệp kinh doanh liên tục tức là người lao động vẫn chưa mất đi bát cơm của họ. Việc có sự chuẩn bị cho những rủi ro của công ty cũng là thể hiện sự quan tâm của bạn đối với công việc của người lao động. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có thêm niềm tin vào tổ chức và chủ động hơn trong công việc.
- Đối với khách hàng:
Khi một công ty minh bạch về kế hoạch kinh doanh liên tục, họ cũng đồng thời phát đi một thông điệp rằng: Chúng tôi biết mình đang làm gì, chúng tôi có thể giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát, và chúng tôi luôn sẵn sàng để phục vụ khách hàng. Đó chính là cơ sở cho niềm tin của khách hàng, là nền tảng cho một thương hiệu vững chắc, là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phục hồi sau giai đoạn khó khăn.
- Đối với đối tác:
Khi vạch ra một kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn chỉnh, bạn sẽ nắm được những yếu tố nào là chủ chốt trong chuỗi cung ứng, những đối tác hay nhà cung cấp thiết yếu với quy trình kinh doanh vận hành của công ty. Bằng cách này, bạn sẽ đề ra được phương án kiểm soát, bảo vệ các mắt xích quan trọng, xây dựng được lòng tin với đối tác.
- Đối với mục tiêu kinh doanh, tài chính:
Tất cả những lợi ích trên đều là những dấu hiệu tích cực cho hiệu quả tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Kế hoạch kinh doanh liên tục chính là lợi thế cho doanh nghiệp cạnh tranh. Trong bối cảnh phức tạp và biến động khôn lường của thị trường hiện nay, bản kế hoạch đó chính là sự thể hiện bạn có tốc độ, có năng lực và có tầm nhìn để phản ứng và phục hồi.
Kế hoạch kinh doanh liên tục là một phần nội dung rất quan trọng, được đa số các doanh nghiệp, tập đoàn lớn rất chú trọng sau nhiều năm phải đối mặt với nhiều rủi ro thị trường. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp SMEs, việc làm này thường không nhận được sự lưu tâm đầy đủ, một phần vì sự phức tạp của nó.
Để nói về kinh doanh liên tục, có cả một hệ thống Business Continuity Management System (BCMS) được Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) xây dựng và chỉ dẫn, với nhiều yếu tố đảm bảo kiểm soát kinh doanh liên tục trong mọi tình huống. Trong giới hạn của bài viết này, chúng tôi chỉ cung cấp những chỉ dẫn cơ bản nhất, đặc trưng cho những rủi ro trong bối cảnh Covid-19. Bạn cũng có thể tham khảo Trọn bộ tài liệu Kinh doanh liên tục bao gồm ebook chỉ dẫn và các biểu mẫu triển khai ngay do đội ngũ Base biên soạn tại đây.
2. Quy trình xây dựng Kế hoạch kinh doanh liên tục
Bước 1: Xác định bối cảnh
Bước đầu tiên để xây dựng một Kế hoạch kinh doanh liên tục là việc định nghĩa tính “liên tục”. Điều gì quyết định doanh nghiệp của bạn có thể vận hành “như bình thường”?
- Để định nghĩa được tính “liên tục” này, bạn sẽ cần phải xác định:
- Sản phẩm dịch vụ mà tổ chức cung cấp
- Sơ đồ tổ chức
- Các quy trình phòng ban liên quan đến sơ đồ tổ chức
- Các yếu tố ngoại cảnh ảnh hưởng đến việc cung cấp sản phẩm dịch vụ: phân tích PESTLE (Political, Economic, Sociological, Technological, Legal and Environmental – chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, luật pháp và môi trường)
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xác định bối cảnh về mức độ rủi ro của tổ chức. Mức độ rủi ro này được xác định dựa trên 2 tiêu chí về: Nguy cơ lây nhiễm của tổ chức (N) và Mức độ tổn thương của doanh nghiệp trước các rủi ro liên quan đến Covid-19 (X).
Bảng ma trận đánh giá mức độ rủi ro dựa theo 2 yếu tố – doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại thang đo phù hợp với thực tế tổ chức
Từ bối cảnh về mức độ rủi ro của tổ chức, doanh nghiệp có thể xác định được chiến lược phù hợp trước khi bắt tay vào kế hoạch hành động chi tiết.
- Thấp: Doanh nghiệp có ít nguy cơ lây nhiễm và hiện đã và đang chủ động tốt được các hoạt động kinh doanh, sẽ ít chịu ảnh hưởng nếu nguy cơ xảy ra. Có thể hoạt động bình thường trong khi duy trì các biện pháp sẵn có. Việc triển khai BCP sẽ không quá phức tạp và áp lực vì doanh nghiệp có nền tảng tốt.
- Trung Bình: Doanh nghiệp tồn tại nguy cơ lây nhiễm và sẽ bị ảnh hưởng một phần đến các hoạt động kinh doanh khi dịch bệnh lây lan. Trong BCP, doanh nghiệp cần khắc phục các lỗ hổng còn yếu kém, trong đó tập trung vào các biện pháp có thể triển khai nhanh để đưa doanh nghiệp về vùng an toàn (mức Thấp).
- Cao: Doanh nghiệp có nguy cơ lây nhiễm cao và khả năng bị tác động lớn đến hoạt động kinh doanh. Đội ngũ lãnh đạo cần rà soát và đưa ra các phương án duy trì kinh doanh liên tục cho các hoạt động cốt lõi, đồng thời tăng cường các biện pháp giảm thiểu rủi ro lây nhiễm.
- Rất cao: Doanh nghiệp đã có người bị lây nhiễm hoặc không đảm bảo an toàn phòng chống dịch trong khu vực nguy hiểm. Hoạt động kinh doanh có khả năng ngưng trệ hoàn toàn nếu lây nhiễm xảy ra. Doanh nghiệp cần ngay lập tức áp dụng các mức phòng chống dịch lên cao nhất. Đồng thời, thực hiện sâu sát các bước dưới đây của BCP để triển khai chiến lược cải thiện sức đề kháng toàn diện cho doanh nghiệp.
Bước 2: Xây dựng hồ sơ rủi ro
Quá trình xây dựng hồ sơ phân tích rủi ro này bao gồm:
- Xác định các rủi ro có liên quan tới quy trình thuộc các phòng ban tổ chức
- Phân tích giá trị rủi ro dựa trên các tiêu chí: dựa trên các tiêu chí: khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đối với hoạt động kinh doanh liên tục của tổ chức. Giá trị rủi ro = [Khả năng xảy ra rủi ro] x [Mức độ ảnh hưởng]
- Từ đó, xác định mức độ ưu tiên ứng phó giữa các rủi ro. Mức độ rủi ro càng lớn thì doanh nghiệp càng cần ưu tiên có biện pháp xử lý ngay.
Một hình ảnh từ mẫu đánh giá nguy cơ rủi ro lây nhiễm chung của tổ chức, nằm trong Bộ giải pháp về Kinh doanh liên tục của Base.vn
Bước 3: Xây dựng kế hoạch hành động
Dựa trên việc phân tích bối cảnh và phân tích rủi ro, doanh nghiệp xây dựng các phương án ứng phó, tương ứng với mỗi mức độ rủi ro.
Chiến lược lựa chọn giải pháp ứng phó được dựa trên:
- Cân nhắc về số lượng các rủi ro mà doanh nghiệp có thể xảy ra đồng thời
- Cân nhắc về nguồn lực
- Cân nhắc về chi phí và lợi ích của việc ứng phó rủi ro
Gợi ý 4 nhóm chiến lược để ứng phó rủi ro, tùy thuộc từng tình huống rủi ro để doanh nghiệp xác định chiến lược phù hợp
Bước 4: Kiểm soát và đánh giá
Để một BCP có thể được triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần có Kế hoạch kiểm soát và đánh giá, trong đó xác định được:
- Những yếu tố nào trong BCP cần được kiểm soát, đo lường và đánh giá. Ví dụ: Mức độ phù hợp, mức độ tuân thủ.
- Phương pháp và cách thức để kiểm soát, đo lường, đánh giá là gì để đảm bảo mức độ hiệu quả của BCP
- Khi nào sẽ thực hiện kiểm soát, đo lường, đánh giá?
- Ai sẽ là người phụ trách các công việc này?
- Quy trình để đảm bảo việc khắc phục được thực hiện sau mỗi cuộc đánh giá.
Việc đánh giá cần đảm bảo:
- Kết quả của các cuộc đánh giá được báo cáo về cho các nhà quản lý có liên quan;
- Lưu trữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện (các) chương trình đánh giá và kết quả đánh giá;
- Kịp thời thực hiện các hành động khắc phục cần thiết
Bước 5: Cải tiến liên tục
Doanh nghiệp cần phải liên tục cải tiến tính phù hợp, hoàn chỉnh và hiệu quả của BCP dựa trên các bước kiểm soát và đánh giá.
Trong trường hợp không đảm bảo được việc tuân thủ các biện pháp của BCP, doanh nghiệp cần phải cân nhắc:
- Xem xét kiểm soát và sửa chữa hậu quả của các hành vi không tuân thủ BCP
- Tìm hiểu nguyên nhân của việc không tuân thủ BCP
- Theo dõi có các nguy cơ không tuân thủ nào tương tự có khả năng xảy ra
- Điều chỉnh BCP nếu cần thiết
3. Các yếu tố đảm bảo thành công của Kế hoạch kinh doanh liên tục
Một Kế hoạch kinh doanh liên tục hiệu quả là một BCP được đảm bảo khả năng triển khai thành hoạt động cụ thể. Bên cạnh kế hoạch xây dựng và kiểm soát ở bước 3, chúng tôi muốn nhấn mạnh một số yếu tố thiết yếu quyết định sự thành công của BCP.
3.1. Vai trò của đội ngũ lãnh đạo
Với tầm quan trọng cũng như mức độ phức tạp của BCP, đó phải trở thành trách nhiệm của đội ngũ lãnh đạo. Trong quá trình triển khai BCP, ban lãnh đạo cần phải cam kết:
- Đảm bảo các chính sách cũng như mục tiêu kinh doanh liên tục nhất quán với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức
- Đảm bảo việc đưa các yêu cầu của BCP vào các quy trình, chính sách của công ty
- Đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc triển khai BCP
- Đưa ra định hướng, hỗ trợ tối đa cho các cá nhân, bộ phận đang triển khai BCP
- Đưa ra các thông điệp truyền thông về tầm quan trọng của BCP tới đội ngũ
3.2. Hoạt động truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là một bước không thể thiếu để quá trình triển khai BCP được diễn ra suôn sẻ, nhận được sự ủng hộ tham gia của đội ngũ nhân sự cũng như tối đa các lợi ích mà BCP đem lại. Kế hoạch truyền thông nội bộ nhằm bổ trợ kế hoạch kinh doanh liên tục trả lời được những nội dung sau:
- Cần truyền thông những nội dung, thông điệp gì?
- Khi nào là thời điểm cần truyền thông?
- Những đối tượng cần truyền thông?
- Các phương thức truyền thông là gì?
- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm truyền thông?
Những nhân sự trong tổ chức cần phải nhận thức được về:
- Chính sách kinh doanh liên tục của tổ chức
- Những lợi ích của kế hoạch kinh doanh liên tục đến hiệu suất làm việc.
- Những hệ quả của việc không tuân thủ chính sách
- Vai trò và trách nhiệm của nhân sự trước, trong và sau giai đoạn bị gián đoạn.
3. Nguồn lực công nghệ
Khi con người không thể đi lại hoặc gặp gỡ nhau giữa các nhóm người, họ sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào kỹ thuật công nghệ giao tiếp để có thể duy trì liên lạc và hoàn tất công việc. Những cuộc họp, hội thảo cần sự di chuyển sẽ được tổ chức dễ dàng hơn, bớt cồng kềnh, bớt tốn kém hơn rất nhiều.
Khi sức khỏe của nhân viên được đặt lên hàng đầu, doanh nghiệp đã tập trung vào những nhu cầu mà trước đây chưa quá được chú trọng như giải pháp chấm công qua điện thoại để thay thế máy chấm công vân tay vốn tồn tại rủi ro lây nhiễm qua tiếp xúc. Giải pháp chấm công qua camera quan sát và nhận diện khuôn mặt để tự động hóa hoạt động chấm công của nhân viên cũng đã được phát triển và chú trọng đầu tư.
Về khía cạnh vận hành, bỏ qua những công cụ “thời tiền sử” như gọi điện, email, chat, một nền tảng quản trị tập trung trên online sẽ là môi trường đảm bảo các nhân sự trong doanh nghiệp có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi mà vẫn có sự trao đổi liền mạch về thông tin. Đó không chỉ là sự tiện lợi, mà còn mang lại sự chủ động cho doanh nghiệp thích ứng nhanh với bất kỳ biến động nào khác trong tương lai.
Sử dụng các ứng dụng công nghệ như Base.vn có thể giúp hạn chế những đứt gãy nếu như doanh nghiệp phải chuyển sang làm việc từ xa
Về khía cạnh kinh doanh, các doanh nghiệp đang chuyển đổi dần sang những mô hình kinh doanh không chạm, tận dụng các marketplace online, tư vấn và chăm sóc khách hàng thông qua các kênh giao tiếp online. Đặc biệt, nhờ tiến hành kinh doanh online, doanh nghiệp có thêm nhiều cơ hội để thu thập dữ liệu khách hàng và đưa ra phương án tối ưu trải nghiệm mua hàng.
Các doanh nghiệp có mô hình kinh doanh online, quản trị và điều hành trên nền tảng công nghệ đều có các lợi thế khác biệt trong thời gian xảy ra Covid-19. Doanh nghiệp đã chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ đều có thể tiếp tục hoạt động kinh doanh và vận hành trong những trường hợp khó khăn nhất thậm chí nắm bắt cơ hội để phát triển.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
