Từ nhiều năm nay, hầu hết các công ty đều sử dụng mô hình KPI. Tuy nhiên, khi công ty ngày càng phát triển, các chỉ số theo dõi KPI chỉ dừng lại ở mức độ thỏa mãn. Bởi lẽ KPI là chỉ số để kiểm soát công việc nhưng không có tính chất truyền cảm hứng hoặc tăng sự tập trung.
Do đó, nhiều nhà lãnh đạo đã bắt đầu chuyển sang sử dụng mô hình quản trị được áp dụng thành công ở những công ty lớn nhất thế giới (Google, Intel, Amazon,…) – phương pháp Mục tiêu và kết quả then chốt (OKR).
1. Sự khác nhau giữa KPI và OKR
OKR (viết tắt bởi Objective & Key Result) có nhưng nét tương đồng với KPI nhưng OKR mang lại nhiều lợi ích mà các quy trình kiểm soát truyền thống không có được. Cấu trúc của mô hình OKR bao gồm O – Objective (Mục tiêu) và KRs – Key results (Các kết quả then chốt để đạt được mục tiêu đó).
Theo triết lý quản trị OKR, quản trị không phải là giao việc một chiều từ trên xuống, mà là sự tương tác hai chiều giữa nhà lãnh đạo và nhân viên, cả hai cùng xây dựng một mục tiêu và cam kết đạt mục tiêu đó thông qua các kết quả then chốt cụ thể. Trong doanh nghiệp, việc nhân sự biết khả năng của mình tới đâu, biết mình có thể làm được đến đâu, còn có thể phát triển nữa hay không là điều rất quan trọng. Thông qua việc đặt mục tiêu, nhà quản trị có thể khai thác tiềm năng đội ngũ nhân sự của mình, đồng thời giúp nhân viên làm việc có mục tiêu, có động lực để phát triển.
Các nhà lãnh đạo sử dụng OKR để lên các mục tiêu hàng quý và hàng năm, các mục tiêu này luôn đảm bảo tính chất truyền cảm hứng cho những người thực hiện. Sau đó, họ sẽ kiểm soát và đo lường từng bước nhằm đạt được kết quả then chốt. Khi hoàn thành các kết quả then chốt, thì tổ chức cũng đang tiến dần đền mục tiêu ban đầu được đề ra.
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc; là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.
Theo các mô tả ở trên thì KPI và OKR có khá nhiều điểm khác biệt. KPI là một phương pháp đo lường, còn OKR thì không phải vậy.
KPI là một con số rõ ràng, tuy nhiên con số đó lại không giải thích câu hỏi tại sao và làm cách nào đạt được con số đó. Ví dụ, một nhân viên được giao KPI 200 triệu doanh thu/ tháng, tuy nhiên tại sao mục tiêu lại là con số 200 triệu, con số đó đóng góp gì cho mục tiêu lớn của công ty, và bằng cách nào đạt được 200 triệu, thì KPI không giải thích được. Ở khía cạnh này, OKR lại làm rất tốt, và muốn mục tiêu thành hiện thực thì nhân viên cần phải hiểu được mục tiêu đó.
Trong hệ thống OKR, việc đánh giá các kết quả then chốt sẽ giúp đánh giá việc đạt được các mục tiêu có tính truyền cảm hứng. Do những đặc thù như vậy nên việc chuyển đổi giữa các hệ thống sẽ phức tạp hơn, không chỉ đơn giản là copy từ KPI.
Nếu công ty đang sử dụng mô hình KPI và muốn chuyển sang áp dụng OKR, thì thường ban đầu họ sẽ chỉ xem xét KPI như là một mục tiêu. Việc hoàn toàn chuyển đổi giữa 2 mô hình cần có đủ thời gian.
Một hệ thống mục tiêu bao gồm cả OKR và KPI được quản lý trên phần mềm Base Goal
2. Hướng dẫn chuyển đổi từ KPI sang OKR
Dưới đây là ba bước đơn giản của quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR:
Bước 1: Đặt mục tiêu
Mục tiêu trong OKR không phải là một phương pháp đo lường, do đó không thể copy giống hệt từ KPI. Bạn cần phải xem xét kỹ càng phương pháp KPI và đưa chúng vào nhóm các mục tiêu có tính truyền cảm hứng.
Bước 2: Tạo ra các kết quả then chốt từ KPI
Khi mục tiêu đã được thiết lập, bạn có thể để KPI vào mô hình như là những kết quả then chốt.
Hãy đảm bảo không có quá 3 KPI cho 1 mục tiêu để tránh bị quá tải. Felip Castro – một chuyên gia về OKR đã đưa ra lời khuyên rằng mỗi mô hình OKR không nên có quá 10 kết quả then chốt, và con số này càng ít thì càng dễ hiểu và triển khai thực hiện.
Bước 3: Xác định chính xác các kết quả then chốt
Cách tốt nhất để đặt ra các kết quả then chốt là sử dụng mô hình SMART – phương pháp đánh giá các mục tiêu được thiết lập. Các kết quả then chốt cần được xác định chi tiết, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên hệ, và có thời hạn.
Bạn cần đặt ra các câu hỏi sau:
- S (Specific) – Tính cụ thể: Các kết quả then chốt có được xác định cụ thể và dễ hiểu với các thành viên không?
- M (Measurable) Có thể đo lường: Có thể đo lường được mức độ thành công hay thất bại của các kết quả then chốt không?
- A (Achievable) – Tính khả thi: Kết quả then chốt này có thể đạt được trên thực tế không?
- R (Relevant) – Tính liên quan: Các kết quả then chốt này có quan trọng với mục tiêu đề ra không?
- T (Time-bound) – Có thời hạn: Bạn đã đặt ra thời hạn để các mục tiêu phải hoàn thành chưa? Thời hạn thông thường cho mô hình OKR là 1 quý.
Bước 4: Sử dụng một công cụ giám sát triển khai phù hợp
Ngay khi vừa bắt đầu với OKR, bạn sẽ dần nhận ra triển khai mô hình OKR không hề dễ dàng.
Về khía cạnh con người, không phải công ty nào cũng có được những người giỏi nhất như Google. Kỷ luật, văn hóa làm việc và sự cam kết, chúng ta còn đang cách những công ty hàng đầu thế giới một khoảng cách quá xa.
Về phương pháp, áp dụng OKR thường gặp khó khăn từ cách thức đặt mục tiêu tới thực hiện mục tiêu. Để làm đúng “nguyên tắc OKR” là rất khó. Thế nào là O phải aspirational (truyền cảm hứng), còn KR thì measurable (phải đo lường được)? KR của người này thường lại là O của người khác? Nhưng doanh nghiệp không có quá nhiều thời gian để thử sai và thất bại, doanh nghiệp không thể chờ vài tháng hoặc vài quý để học được cách áp dụng OKR đúng đắn.
Do đó, hầu hết doanh nghiệp phải áp dụng cả OKR lẫn KPI đồng thời.
Và đây cũng chính là lúc doanh nghiệp cần một công cụ để xây dựng, theo dõi và đánh giá kết quả các mục tiêu này một cách khoa học và thống nhất.
Được ra mắt vào tháng 10/2020, Base Goal là hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả đáp ứng được 6 tiêu chí: nhất quán, có tính kế thừa, có tính liên kết, được chuẩn hoá đo lường, có sự cam kết và dễ dàng thực thi. Đây là công cụ phù hợp dành cho các doanh nghiệp đang có ý định sử dụng mô hình OKR trong quản trị.
Giao diện bảng đánh giá mục tiêu (cả OKR và KPI) trong một chu kỳ trên Base Goal
Base Goal giúp doanh nghiệp xây dựng và quản trị mục tiêu qua các bước:
1. Thiết lập cơ cấu tổ chức (bao gồm phòng ban và đội nhóm trực thuộc phòng ban), metrics (chỉ số đo lường mục tiêu) và cycle (chu kỳ)
2. Thiết lập mục tiêu cá nhân, nhóm, bộ phận và công ty: Bao gồm hai loại mục tiêu là dạng OKR (đo lường bằng Key result) và dạng KPI (đo lường bằng các chỉ số cụ thể)
3. Quản lý mục tiêu cá nhân, nhóm và bộ phận: Giao diện mục tiêu tổng quan, mục tiêu theo thành viên hoặc mục tiêu theo sơ đồ cây (liên kết giữa các bộ phận)
4. Cập nhật & đánh giá mục tiêu: Check-in tự động, Tự đánh giá (Self-review) hoặc Quản lý đánh giá (Manager review)
5. Báo cáo mục tiêu: Cung cấp các số liệu trong cycle
Tạm kết
Với mô hình OKR, bạn thậm chí có thể mở rộng quy mô đội nhóm của mình thêm 50 người mà không lo đánh tụt hay gián đoạn năng suất lao động. Việc đánh giá những gì mỗi thành viên trong công ty mong muốn và đạt được sau mỗi quý cũng dễ dàng hơn bao giờ hết. Chuyển đổi từ KPI sang OKR không phải câu chuyện của một sớm một chiều; nhưng với sự trợ giúp của các công cụ quản trị hiện đại, doanh nghiệp toàn toàn có thể xây dựng hệ thống mục tiêu thống nhất bao gồm cả OKR và KPI, đồng thời đo lường chúng một cách chính xác.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Chỉ một lần đăng ký, nhận ngay bản PDF chất lượng cao của Ebook & Demo toàn bộ tính năng Phần mềm NGAY TẠI ĐÂY.
