Vào năm 1910, Công ty Ford Motor chỉ là một trong những cơ sở chế tạo ô tô quy mô nhỏ. Một thế kỷ sau đó, Ford vươn lên trở thành một tập đoàn khổng lồ chiếm đến 60% thị trường của thị trường chế tạo ô tô toàn thế giới. Sự đột phá này xuất phát từ những sáng kiến về mô hình quản lý chất lượng, quản lý dự án có tính khoa học cao, mở ra một kỷ nguyên vô tiền khoáng hậu về năng suất và tính hiệu quả.
Trong hàng chục thập kỷ, những nguyên tắc, mô hình tổ chức đề cao tính tập trung, trật tự và chuyên môn hóa này từ Ford đã được đúc kết thành những bài học “gối đầu giường” cho nhiều doanh nghiệp. Giới chuyên môn nhận định khoảng thời gian từ năm 1911 đến năm 2011 mà Ford thống trị được gọi là “thế kỷ quản trị” (management century), và những doanh nghiệp như Ford được ví như một “bộ máy” (machine organization) vận hành cực kỳ bài bản.
Thế nhưng, đã và đang có những sự chuyển dịch làm lộ ra những điểm yếu của hệ hình này.
1. Điều gì đang xảy ra?
Hãy gặp anh Huy. Anh Huy là CEO của một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống quy mô 400 nhân sự, doanh thu 80 tỷ mỗi năm. Sau nhiều năm khởi nghiệp, bạn có thể nói cuối cùng anh Huy cũng đã hái được “trái ngọt” khi mà mọi chuyện đã được sắp xếp “đâu vào đó”. Nhưng khoảng hơn một năm trở lại đây, trong những lần tâm sự, anh Huy bắt đầu thể hiện những lo ngại:
“Lĩnh vực của chúng tôi đang xuất hiện ngày càng nhiều đối thủ, ở mọi phân khúc. Mấy doanh nghiệp đó ban đầu quy mô cũng không có gì đáng lo ngại, nhưng họ đang nhắm vào chúng tôi như cá rỉa thịt”. Đối thủ của anh Huy, họ đưa ra các sản phẩm đánh đúng tâm lý khách hàng hơn. Họ đưa ra chính sách ưu đãi hơn cho nhà phân phối. Họ tính toán thời gian lưu kho, xuất kho chính xác hơn. Họ đưa ra đãi ngộ cao hơn nhằm hút người từ công ty đối thủ. Trước những sự tấn công đó, doanh nghiệp của anh Huy đang cực kỳ loay hoay.
“Đang có quá nhiều sự thay đổi mà chúng tôi không tài nào bắt kịp. Khách hàng, nhà cung cấp, công nghệ, nhân sự, quy trình, kinh tế vĩ mô… Tôi không biết câu trả lời, mà thực ra tôi còn không chắc mình đang trả lời đúng câu hỏi hay không. Trong khi đó tôi nhìn lại vào những kiến thức mà tôi biết, toàn là những công cụ đã ra đời từ cả vài ba thập kỷ trước.”
Nhiều doanh nghiệp tụt hậu không phải vì năng lực kém, mà vì họ không linh hoạt bằng đối thủ.
Những thay đổi mà anh Huy đang trải nghiệm không phải là câu chuyện cá nhân. Cả tôi và bạn đều đang sống trong một thế giới mà có hàng triệu phát minh mới được cấp bằng sáng chế mỗi năm (chỉ tính riêng tại Mỹ), sẵn sàng tạo ra những bước ngoặt trong cuộc sống của chúng ta.
Những sự thay đổi này có thể được khái quát ở 4 điểm như sau:
- Sự ra đời liên tục của các công nghệ mới có tính đột phá
- Tốc độ số hóa và phân phối thông tin tăng nhanh
- Thị trường biến đổi không ngừng
- Người lao động chủ động hơn khi tìm việc và và nhân tài có ngày càng nhiều sự lựa chọn
Khi những mô hình “bộ máy” đối diện với những thay đổi này, họ dường như trở nên mong manh hơn bao giờ hết. Chỉ còn chưa đến 10% các tổ chức phi tài chính thuộc top S&P 500 (top 500 doanh nghiệp có giá trị vốn hóa thị trường cao nhất thế giới) từ năm 1983 vẫn còn trụ lại được trong danh sách này sau 20 năm. Và khi nhìn vào top 5 cái tên đứng đầu, đó hoàn toàn các “gã khổng lồ” về công nghệ; những mô hình kinh doanh, mô hình tổ chức hoàn toàn khác với cách chúng ta vẫn hình dung về một “bộ máy”.
Tất cả các công ty đứng đầu trong S&P 500 đều là những gã khổng lồ công nghệ. (Nguồn ảnh: Disfold)
Thế giới mà chúng ta đang sống, được gọi là thế giới VUCA (tên viết tắt của các từ: Volatility (nhiều biến động), Uncertainty (bất định), Complexity (phức tạp) và Ambiguity (mơ hồ), đòi hỏi một mô hình tổ chức doanh nghiệp hoàn toàn mới.
2. Tổ chức linh hoạt: Hệ hình mới trong tổ chức doanh nghiệp
Các tổ chức dưới dạng “bộ máy” trước đây hoạt động dưới một tiên đề: đó là chúng ta có thể dự đoán được thế giới. Các lãnh đạo có thể lên chiến lược, kế hoạch thực thi trong khoảng một đến vài năm, và họ cần sự kỷ luật và ổn định của tổ chức “bộ máy” để giữ mọi thứ trong tầm dự đoán. Cũng bởi thế, tổ chức dưới dạng “bộ máy” sẽ thường được cấu trúc theo dạng phân cấp trên-dưới (hierarchy), các bộ phận được chuyên môn hóa cao và các cấp quản lý thì nắm quyền kiểm soát rất chặt chẽ đối với các hoạt động phía dưới.
Tuy nhiên, khi thị trường biến đổi nhanh hơn và phức tạp hơn, mô hình này trở thành một rào cản cứng nhắc và làm chậm tốc độ phản ứng của tổ chức trước những diễn biến mới. Đặc biệt, nó không khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo từ các thành viên, đánh mất đi những lợi thế về trí tuệ tập thể. Nokia, Kodak hay Motorola, những biểu tượng công nghệ một thời, đã lạc lối vì điều này – họ thất bại không phải bởi con người của họ không đủ tài năng, mà bởi tổ chức của phản ứng quá chậm chạp trước một thế giới đã không còn trong tầm dự đoán.
Trong khoảng một vài năm trở lại đây, thuật ngữ “tổ chức linh hoạt” (Agile Organization) đã ra đời và từng bước thay thế cho những tư duy cũ. Thuật ngữ Linh hoạt (Agile) xuất phát đầu tiên từ giới phần mềm, ban đầu là tập hợp các nguyên tắc trong việc làm thế nào để phần mềm đến tay người dùng nhanh nhất có thể. Sau này, Agile được mở rộng ra áp dụng cho các lĩnh vực khác: Agile HR, Agile Marketing, Agile Project Management,… và giờ đây nó trở thành cả một phương pháp luận trong xây dựng cấu trúc và vận hành tổ chức. Cũng giống như trong phát triển phần mềm:
“Bản chất của tổ chức Agile là làm thế nào các ý tưởng cải tiến tổ chức tạo ra được kết quả trong thời gian ngắn nhất, làm cơ sở để từ đó liên tục tối ưu về quy trình, sản phẩm, dịch vụ, thậm chí là mô hình kinh doanh.”
Dưới tư duy Agile, doanh nghiệp từ cách tổ chức “bộ máy” đã chuyển sang vận hành như những thực thể sống. Nhân viên không phân chia vào các phòng ban cục bộ theo chức năng mà sẽ được linh hoạt tham gia vào nhiều đội nhóm với các mục tiêu kết quả khác nhau. Lãnh đạo không đóng vai trò ra mệnh lệnh, chỉ thị mà chỉ mang tính dẫn dắt, định hướng. Một tổ chức linh hoạt sẽ liên tục thử-sai-sửa các giả định của mình, để có thể tìm ra các hướng bứt phá mới, đáp ứng tốt hơn các thay đổi trên thị trường (từ khách hàng, đối thủ, kinh tế vĩ mô,…)
Với những tính chất này, mô hình Agile đặc biệt phù hợp với những bối cảnh tổ chức đang gặp phải các vấn đề phức tạp, chưa rõ ràng cách thức giải quyết, có nhiều tác động bên ngoài có khả năng xảy đến gây ra thay đổi nội bộ, có khả năng tương tác gần với người dùng cuối.
Một trường hợp ứng dụng thành công mô hình Agile không thể không kể đến Salesforce – đơn vị cung cấp giải pháp quản trị quan hệ khách hàng (CRM) trên nền tảng đám mây số #1 thế giới. Tốc độ tăng trưởng nóng của Salesforce trong những năm đầu tiên mới thành lập đã khiến doanh nghiệp này trở nên mất kiểm soát. Số lượng nhân sự tăng quá nhanh khiến các nhân sự ỷ lại, làm việc kém hiệu quả, hành động thiếu nhất quán, khả năng phối hợp giữa các bộ phận suy giảm. Tốc độ ra mắt tính năng mới giảm sút, công ty tỏ ra chậm trễ trong việc khắc phục các vấn đề của khách hàng.
Bằng việc triển khai Agile trong bộ máy, trước hết là với bộ phận Nghiên cứu phát triển sản phẩm (R&D) sau đó mở rộng ra toàn bộ đội ngũ, Salesforce đã có những chuyển biến tích cực sau đó. Agile, với nguyên tắc chia nhỏ dự án và đội nhóm làm việc, không chỉ ngăn chặn sự lây lan của căn bệnh lười biếng, mà còn đóng vai trò như đòn bẩy để mỗi cá nhân làm việc tích cực và hiệu quả hơn. Mô hình Agile cũng khuyến khích các đội nhóm làm việc phải hỗ trợ nhau tối đa để đưa ra kết quả then chốt, tốc độ hoàn thành công việc được đẩy nhanh (và hiệu quả) hơn rất nhiều.
Rất nhiều sản phẩm mang tính then chốt và chiến lược đã được họ cho ra đời sau khi làm việc với quy trình mới, tiêu biểu nhất có lẽ là sản phẩm Customer Success Platform – “con bò sữa vàng” của Salesforce được ra mắt vào năm 2014.
Phần mềm Customer Cuccess Platform của Salesforce được đánh giá là phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng) thông minh nhất thế giới. (Nguồn ảnh: SlideShare)
3. “Tôi đã làm kinh doanh 25 năm, mà chưa từng thấy một thứ như thế này”
Đó là lời của lãnh đạo cấp cao của một tập đoàn đa quốc gia ngành chăm sóc sức khỏe khi chia sẻ với McKinsey về mô hình Agile.
“Chúng ta đang tổ chức lại thế giới, tổ chức lại doanh nghiệp, và tổ chức lại chính cách hoạt động của chúng ta theo một cách hoàn toàn mới. Tôi cảm thấy rất phấn khích khi nghĩ về việc chúng ta có thể tạo ra những gì – và tôi cũng sợ hãi về khả năng đó”.
Tổ chức doanh nghiệp theo mô hình Agile có vẻ là một câu chuyện rất hấp dẫn, nhưng đi cùng với nó cũng làm dấy lên nỗi lo ngại về khả năng kiểm soát.
Xây dựng một tổ chức linh hoạt không đồng nghĩa với việc thay đổi mọi hoạt động vận hành bằng các đội nhóm linh hoạt. Bản chất của Agile gắn liền với việc cải tiến, bao gồm việc thử-sai-sửa liên tục, do đó có thể không phù hợp trong các hoạt động cần kiểm soát chất lượng khắt khe như chế biến thực phẩm, điều chế thuốc, kĩ thuật điều trị,… Nếu bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực F&B, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng chất lượng dịch vụ hay vệ sinh an toàn thực phẩm luôn duy trì ở mức cao nhất. Nhưng đồng thời với đó, bạn cũng sẽ cần những sự đổi mới liên tục như: món ăn mới, các chương trình khuyến mại mới, các cách thức thu hút khách hàng mới,… Nếu bạn “thả nổi”, bạn sẽ mất kiểm soát. Nhưng nếu bạn khư khư một cách làm, bạn sẽ trở nên nhàm chán và thụt lùi.
Ngoài ra, Agile bản chất là một thái độ tư duy (mindset), một hệ tư tưởng (paradigm) nhiều hơn là một nguyên tắc. Bởi vậy, Agile không chỉ nằm trong cấu trúc hay cách thức vận hành, mà quan trọng hơn, nó nằm trong tư duy lãnh đạo, trong văn hóa, trong tinh thần của đội ngũ luôn sẵn sàng thay đổi để hoàn thiện, tạo ra kết quả trong thời gian ngắn.
Sau cùng nhưng không kém phần quan trọng, để hướng tổ chức của mình tới sự linh hoạt, các nhà lãnh đạo cần cân nhắc tới việc ứng dụng công nghệ vào mô hình quản trị. Một nền tảng quản trị doanh nghiệp như Base.vn sẽ đóng vai trò công cụ để hỗ trợ doanh nghiệp trở nên:
- Linh hoạt trong nắm bắt và trao đổi thông tin với Base Info+
- Linh hoạt trong vận hành quy trình với Base Work+
- Linh hoạt trong quản trị và thúc đẩy con người với Base HRM+
Chúc các doanh nghiệp phát huy được tinh thần Agile trong những thời điểm khó khăn nhất! Để nhận thêm tư vấn và demo trải nghiệm phần mềm Base.vn, bạn có thể đăng ký ngay tại đây.
