Quản trị doanh nghiệp là gì? Kiến thức căn bản để bắt đầu quản trị

Quản trị doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong sự phát triển và thành công của mọi tổ chức kinh doanh. Vậy, quản trị doanh nghiệp là gì? Quản trị doanh nghiệp thực hiện các chức năng nào? Giải pháp quản trị doanh nghiệp nào phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam? Hãy cùng Base Blog tìm lời giải đáp trong bài viết sau đây.

1. Quản trị doanh nghiệp là gì?

1.1 Khái niệm

Quản trị doanh nghiệp là một khái niệm dùng để chỉ quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát tất cả các hoạt động của công ty với mục đích tạo ra kết quả tốt nhất. Lĩnh vực quản trị đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý tổ chức và ảnh hướng lớn đến sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp.

Quản trị doanh nghiệp bao hàm nhiều khía cạnh liên quan đến kinh doanh, bao gồm:

• Lập kế hoạch (Planning): Đây là quá trình xác định mục tiêu, đánh giá nguồn lực nội bộ, phân tích thị trường và các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp có tư duy logic, óc phán đoán và khả năng sáng tạo.
• Tổ chức (Organizing): Đây là quá trình thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp điều kiện thực tế và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích của quá trình này là xác định vai trò và quyền hạn của mỗi vị trí nhân sự, tối ưu bộ máy vận hành để đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả.
• Điều hành (Leading): Quá trình điều hành liên quan đến việc chỉ huy và dẫn dắt đội ngũ nhân viên theo chủ trương và định hướng của doanh nghiệp. Mục đích của quá trình điều hành là đảm bảo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt hiệu suất như mong đợi.
• Kiểm soát (Controlling): Đây là quá trình giám sát hoạt động của tổ chức dựa trên các tiêu chí đã đề ra, cũng như điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo hoàn thành mục tiêu.
• Quản trị dự án (Project Management): Lên kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình phát triển của dự án là những công việc thuộc về phạm vi của quá trình quản trị dự án. Mục đích của quá trình này là đảm dự án được thực hiện đúng tiến độ, hoàn thành tốt trong thời hạn và giới hạn ngân sách đã được công ty phê duyệt.
• Quản trị tài chính (Financial Management): Quá trình này liên quan đến công tác quản lý và theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cụ thể, quản trị tài chính bao gồm các hoạt động thiết lập ngân sách, kiểm soát tiền mặt, và duy trì sự ổn định tài chính của công ty.

1.2 Quản trị doanh nghiệp tiếng Anh là gì?

Khái niệm Quản trị doanh nghiệp trong tiếng Anh là Corporate Governance hoặc Corporate Management.

Từ điển Oxford Reference định nghĩa cụm từ “Corporate Governance” như sau:

“Corporate Governance is the processes, both formal and informal, through which a corporation is administered and managed. Corporate governance involves the legal requirements imposed upon the corporation, the policies adopted by the corporation, and the informal customs within the corporation. 

The concept of corporate governance also embodies the interactions between the many parties that can be viewed as stakeholders in the corporation: directors, managers, shareholders, employees, customers, banks, and regulators.”

Tạm dịch:

“Quản trị doanh nghiệp là các quy trình, kể cả chính thức và không chính thức, có liên quan đến hoạt động điều hành và quản lý doanh nghiệp. Quản trị doanh nghiệp bao gồm các yêu cầu pháp lý đối với tổ chức, các chính sách được tổ chức áp dụng và các quy tắc không chính thức trong tổ chức.

Khái niệm quản trị doanh nghiệp cũng thể hiện sự tương tác giữa các bên, các đơn vị bên trong và ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như: cấp giám đốc, cấp quản lý, cổ đông, nhân viên, khách hàng, ngân hàng và các cơ quan quản lý”.

Đọc thêm: Quản trị là gì? Định nghĩa, vai trò và tầm quan trọng

1.3 Vai trò của Quản trị doanh nghiệp

Đối với hầu hết các công ty và doanh nghiệp, quản trị doanh nghiệp luôn đóng một vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo dựng nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững. Cụ thể:

• Xây dựng và hoàn thiện các quy tắc, định hướng phát triển và văn hóa nội bộ, cân bằng giữa quyền lợi và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức.
• Tăng cường khả năng kiểm soát đối với hệ thống thông tin và quản lý rủi ro, cũng như giảm thiểu tình trạng lãng phí và thất thoát tài chính.
• Đảm bảo các quyết định quan trọng trong tổ chức không mâu thuẫn, trái ngược nhau mà có thể phối hợp và bổ trợ tốt cho nhau.
• Tạo dựng uy tín và sự tin cậy với các nhà đầu tư, đối tác và khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể huy động vốn hoặc kiểm soát giá cổ phiếu một cách thuận lợi.

1.4 Phân biệt quản trị doanh nghiệp với quản trị kinh doanh 

Sự khác biệt giữa quản trị doanh nghiệp và quản trị kinh doanh thể hiện qua 4 yếu tố sau:

Yếu tố	Quản trị doanh nghiệp	Quản trị kinh doanh
Mục đích quản trị	Đảm bảo sự cân bằng về vai trò và quyền lợi, cũng như phân định rạch ròi trách nhiệm của các bên liên quan: ban lãnh đạo, cấp quản lý, cổ đông, khách hàng, các tổ chức cơ quan và cộng đồng.	Đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng tiến độ và yêu cầu, tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh nhiều thay đổi.
Đặc điểm quản trị	Được hoạch định và cải tiến liên tục vì “sức khỏe” của doanh nghiệp và quyền lợi của các bên liên quan.	Mang tính chất tổng hợp, liên tục và khá phức tạp, luôn phải gắn liền với các biến động của thị trường.
Phạm vi quản trị	Bao hàm các thiết chế, chính sách để vận hành, định hướng doanh nghiệp, các mối quan hệ bên trong và ngoài của tổ chức.	Bao hàm việc tổ chức, quản lý các hoạt động kinh doanh, các mối quan hệ bên trong và ngoài, cũng như sự phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu chung.
Đối tượng quản trị	Chủ yếu liên quan các thành viên của Ban lãnh đạo, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc.	Ảnh hưởng đến tất cả các thành viên trong tổ chức, đặc biệt là đội ngũ người lao động.

2. Các lĩnh vực chủ chốt trong quản trị doanh nghiệp

2.1 Quản trị chiến lược (Strategic Management)

Quản trị chiến lược đề cập đến việc xây dựng và thực hiện các sáng kiến nhằm đạt được chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Quá trình quản trị chiến lược được tiến hành theo trình tự sau:

Bước 1 – Xác định mục tiêu: Xác định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai và các công việc cần làm để đạt mục tiêu đó. Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì? Để đạt được điều đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện những công việc nào? Bằng cách tự trả lời các câu hỏi này, doanh nghiệp đã hoàn tất bước đầu tiên trong quá trình quản trị chiến lược.

Bước 2 – Phân tích môi trường kinh doanh: Nghiên cứu và đánh giá các yếu tố môi trường bên ngoài có ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm: tình hình thị trường, nhu cầu của khách hàng, chính trị, pháp lý, công nghệ, đối thủ cạnh tranh,…  mô hình PESTEL hoặc ma trận SWOT có thể được sử dụng để phân tích môi trường kinh doanh hiệu quả.

Bước 3 – Xác định cơ hội và thách thức: Dựa trên các thông tin thu thập được từ hoạt động phân tích môi trường kinh doanh, doanh nghiệp có thể đánh giá và nhận biết đâu là cơ hội mình cần tận dụng hoặc đâu là thách thử mình cần đối mặt trong tương lai.

Bước 4 – Xây dựng chiến lược: Ở bước này, doanh nghiệp sẽ xây dựng chiến lược tổng thể liên quan đến tầm nhìn và định hướng trong tương lai. Các hạng mục mà doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược thường là phát triển kinh doanh, tiếp thị, tài chính và nhân sự.

Bước 5 – Triển khai và đánh giá chiến lược: Đây là quá trình doanh nghiệp đưa chiến lược vào thực tiễn, bao gồm việc phân công nhiệm vụ cho các cá nhân, đơn vị, đảm bảo mỗi thành viên hiểu rõ mục tiêu chung và vai trò của bản thân trong chiến lược. Trong quá trình triển khai chiến lược, doanh nghiệp cần định kỳ theo dõi và kiểm tra hiệu suất của từng giai đoạn.

2.2 Quản trị vận hành (Operations Management)

Quản trị vận hành liên quan đến toàn bộ các hoạt động, từ lên chiến lược, thiết kế cho đến triển khai, kiểm soát quy trình vận hành của tổ chức.

Về cơ bản, quản trị vận hành thuộc lĩnh vực quản lý. Do đó, nó tác động đến cách thức vận hành của cả một doanh nghiệp. Mục tiêu của quản trị vận hành là tối ưu hóa quy trình kinh doanh, cải thiện kết quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.

Để triển khai quá trình quản trị vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố:

• Thiết lập mục tiêu, chiến lược cụ thể và rõ ràng, đảm bảo các quy trình vận hành được tạo ra có thể hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu đó.
• Thiết kế cơ cấu nhân sự hợp lý, đảm bảo các cá nhân, đơn vị liên quan có thể phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng.
• Định kỳ kiểm soát, đánh giá quy trình và các yếu tố trụ cột của doanh nghiệp để tối ưu ngay khi phát hiện có vấn đề.
• Đánh giá và cải thiện quy trình vận hành thường xuyên để nâng cao hiệu suất kinh doanh của tổ chức.

2.3 Quản trị tài chính (Financial Management)

Quản trị tài chính liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát quỹ tài chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như mua sắm vật tư hoặc trang thiết bị và đầu tư vào các hoạt động cần thiết khác.

Quản trị tài chính có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo “sức khỏe” tài chính của doanh nghiệp, giúp tổ chức định hình chiến lược tài chính, quản lý rủi ro tài chính, tối ưu hóa cấu trúc vốn và nâng cao hiệu suất tài chính.

Quản trị tài chính thường tập trung vào các hoạt động:

• Lập kế hoạch ngân sách: Lên kế hoạch dự báo và tính toán những khoản thu chi và lợi nhuận mà công ty sẽ đạt được trong ngắn hạn và dài hạn. Kế hoạch ngân sách được thiết lập càng chi tiết thì hiệu quả hoạt động càng cao.
• Quản lý tiền mặt: Đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền mặt để thực hiện các hoạt động như trả lương cho nhân viên, đóng tiền điện nước, thanh toán các khoản nợ tới hạn, duy trì cổ phiếu, mua máy móc thiết bị,…
• Quản lý đầu tư: Phân bổ tiền của doanh nghiệp vào các dự án có tiềm năng sinh lời, chẳng hạn như đầu tư chứng khoán, đầu tư bất động sản hoặc các dự án mới, kèm theo đó là việc phân tích mức độ rủi ro và khả năng sinh lợi từ các quyết định đầu tư.

2.4 Quản trị Marketing (Marketing Management)

Quản trị Marketing chủ yếu tập trung vào việc phân tích, lập kế hoạch và triển khai các chiến dịch tiếp thị để đạt được mục tiêu kinh doanh và đem đến giá trị cho khách hàng.

Một số vai trò nổi bật của Quản trị Marketing đối với doanh nghiệp:

• Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng mục tiêu.
• Tăng cường giá trị thương hiệu và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
• Hoạch định chiến lược marketing phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.

Theo đó, quản trị Marketing bao gồm các hoạt động sau:

• Nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu và phân tích các yếu tố của thị trường để hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng, xu hướng tiêu dùng và năng lực của đối thủ cạnh tranh.
• Xây dựng chân dung khách hàng mục tiêu: Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn tiếp cận và tương tác thông qua việc phân tích nhân khẩu học: khu vực sinh sống, nghề nghiệp, thu nhập, sở thích, v.v…
• Triển khai chiến lược tiếp thị: Xây dựng chiến lược Marketing dựa trên các dữ liệu về mục tiêu kinh doanh, khách hàng tiềm năng và đối thủ. Chiến lược Marketing tập trung vào việc định vị sản phẩm, xây dựng hệ thống phân phối, đề xuất giá bán hợp lý và các hoạt động quảng bá thương hiệu.
• Đo lường hiệu suất: Theo dõi, đo lường và phân tích hiệu quả của các chiến lược Marketing để kịp thời điều chỉnh và rút ra bài học kinh nghiệm cho những chiếc lược sau.

Ngoài các hạng mục vừa kể trên đây, quản trị doanh nghiệp còn bao hàm một số lĩnh vực quản trị quan trọng khác như: Quản trị Sản xuất và Quản trị Chuỗi cung ứng (Production and Supply Chain Management), Quản trị Chất lượng (Quality Management), Quản trị Dự án (Project Management),…

2.5 Quản trị nhân sự (Human Resource Management)

Quản trị Nhân sự tập trung vào chiến lược quản lý và bồi dưỡng nhân tài cho tổ chức, đảm bảo nhân viên các cấp có đủ kỹ năng và chuyên môn cần thiết để hoàn thành mục tiêu chung.

Chiến lược quản trị Nhân sự của một doanh nghiệp chủ yếu xoay quanh các hoạt động sau:

• Tuyển dụng: Quản trị Nhân sự tổ chức, triển khai quy trình tuyển dụng và chiêu mộ nhân viên mới cho doanh nghiệp, bao gồm: lập kế hoạch tuyển dụng, biên soạn mô tả công việc, đăng tuyển, chọn lọc ứng viên tiềm năng và thiết kế chương trình phỏng vấn.
• Đào tạo nhân viên: Lập kế hoạch, tổ chức và triển khai các phương pháp L&D nhằm giúp nhân viên nâng cao năng lực và kỹ năng chuyên môn. Từ đó, người lao động có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất.
• Quản lý hiệu suất: Quản trị Nhân sự đảm nhận công tác xây dựng hệ thống KPI để đánh giá hiệu suất của nhân viên một cách minh bạch và chuẩn xác.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Quản trị Nhân sự chính là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, góp phần xây dựng nên một môi trường làm việc công bằng và văn minh.
• Giải quyết các vấn đề lao động: Quản trị Nhân sự còn có vai trò trong việc giải đáp các khúc mắc, hòa giải xung đột, xử lý các khiếu nại liên quan đến chính sách dành cho người lao động.

3. Các chức năng quan trọng trong quản trị doanh nghiệp

Để đảm bảo sự ổn định và thịnh vượng cho tổ chức, quản trị doanh nghiệp phải thực hiện 5 chức năng cơ bản gồm: lập kế hoạch, tổ chức và phân bổ nhân sự, lãnh đạo và quản lý, điều phối công việc, đo lường và đánh giá.

Trong một hệ thống quản trị doanh nghiệp, các chức năng này cần được thực hiện một cách đồng bộ và nhất quán với mục tiêu chung của tổ chức.

3.1 Chức năng lập kế hoạch và dự báo

Quản trị doanh nghiệp cần phải thiết lập mục tiêu cụ thể và đề ra chiến lược để đạt được mục tiêu này một cách hiệu quả nhất. Đồng thời, vai trò lập kế hoạch của quản trị doanh nghiệp cũng bao gồm việc dự báo và chuẩn bị cho những tình huống không mong muốn.

Việc thực hiện chức năng lập kế hoạch và dự báo yêu cầu các hoạt động như sau:

• Phân tích môi trường kinh doanh và xu hướng của thị trường.
• Đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp một cách chi tiết.
• Đề xuất mục tiêu cụ thể và xác định các nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đó.
• Phân công nhiệm vụ cần thực hiện trong phạm vi nguồn lực và thời gian cụ thể nhằm đảm bảo tối ưu quá trình hoàn thành mục tiêu.

3.2 Chức năng tổ chức, bố trí nhân sự

Trong quản trị doanh nghiệp, chức năng tổ chức bao gồm việc tổ chức bộ máy vận hành và tổ chức con người. Cụ thể:

• Xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp với các cấp bậc, vị trí được phân công rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và phúc lợi.
• Phân bổ nhân lực phù hợp với hoạt động của mỗi phòng ban, đơn vị trong tổ chức. Trong đó, nhà quản trị cần phân bổ theo cấp bậc từ lớn đến nhỏ: Công ty – phòng ban – đội nhóm – cá nhân.
• Thiết kế và ban hành các quy định, các nguyên tắc trong doanh nghiệp để đảm bảo sự trơn tru và nhất quán của quá trình vận hành.

3.3 Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo

Sau khi đã xây dựng chỉ thị và hướng dẫn thực hiện công việc cụ thể, nhà quản trị có trách nhiệm chỉ đạo và dẫn dắt nhân viên hoạt động theo đúng quy định.

Để làm tốt nhiệm vụ này, nhà quản trị cần có kỹ năng giao tiếp và truyền đạt một cách rõ ràng, thuyết phục, từ đó tạo ra động lực để nhân viên cống hiến tối đa. Hiệu suất thực tế mà nhân viên đạt được cũng sẽ phần nào phản ánh năng lực định hướng và tầm nhìn chiến lược của ban lãnh đạo công ty.

3.4 Chức năng điều phối

Chức năng điều phối được xem là một chức năng khó thực hiện nhất trong tất cả các chức năng của quản trị doanh nghiệp.

Mục đích chính của chức năng này là vừa duy trì sự kỷ luật vừa tạo không khí làm việc thoải mái trong tổ chức. Bởi vì, sự phối hợp nhịp nhàng và nhuần nhuyễn giữa các phòng ban phụ thuộc rất nhiều vào thái độ ứng xử của mỗi thành viên.

3.5 Chức năng kiểm tra, đánh giá và ra quyết định điều chỉnh

Chức năng kiểm tra và điều chỉnh đòi hỏi nhà quản trị cần thường xuyên theo dõi tình hình hoạt động của tổ chức, để biết được mọi việc có phát triển theo đúng kế hoạch và các tiêu chí đã đặt ra hay không.

Cụ thể, chức năng này bao gồm các hoạt động:

• Xây dựng hệ thống chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
• Đo lường và lập báo cáo về hiệu suất làm việc thực tế.
• Đánh giá kết quả báo cáo thực tế so với các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra.
• Tiến hành điều chỉnh, giải quyết các vấn đề hoặc sự cố ngoài ý muốn.

4. Trong quản trị doanh nghiệp quan trọng nhất là gì? 14 “nguyên tắc vàng” của Henri Fayol

Henri Fayol (1841 – 1925), một kỹ sư và cũng là một giám đốc tại một doanh nghiệp khai thác mỏ quy mô lớn ở Pháp. Năm 1916, ông đã giới thiệu “14 nguyên tắc trong quản lý” trong cuốn sách “Administration Industrielle et Générale”. Cho đến ngày nay, các nhà quản trị trên thế giới vẫn áp dụng những nguyên tắc kinh điển này vào quá trình điều hành doanh nghiệp của họ.

Nguyên tắc 1: Phân công nhiệm vụ theo đúng chuyên môn

Theo nguyên tắc này, cấp quản trị cần đánh giá và xem xét năng lực của mỗi nhân viên để có thể phân công cho họ những nhiệm vụ phù hợp nhất. Theo thời gian, điều này sẽ giúp các nhân viên trở nên thành thạo và tạo ra giá trị lao động tốt nhất. 

Nguyên tắc 2: Thẩm quyền quản trị

Quan điểm của nguyên tắc này cho rằng nhà quản lý có quyền ra lệnh cho cấp dưới thực hiện công việc theo chỉ đạo của họ. Tất nhiên, quyền hạn phải đi đôi với trách nhiệm. Nhà quản lý có đầy đủ quyền hạn nhưng cũng phải có trách nhiệm trong việc đảm bảo hiệu suất cho tổ chức.

Nguyên tắc 3: Kỷ luật trong tổ chức

Mặc dù kỷ luật mang bản chất cứng rắn nhưng nó lại được xem là yếu tố bôi trơn bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Nếu không có kỷ luật, bao gồm các nguyên tắc và quy định, doanh nghiệp không thể hoạt động và phát triển một cách thống nhất.

Nguyên tắc 4: Thống nhất về mệnh lệnh

Nguyên tắc này đề cập đến việc nhân viên chỉ nhận mệnh lệnh từ một nhà quản lý và chỉ có trách nhiệm báo cáo công việc với mỗi người quản lý đó.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của xã hội, ngày càng nhiều cơ cấu tổ chức khác nhau ra đời. Theo đó, nhân viên sẽ phải báo cáo công việc với nhiều cấp, nhiều người quản lý hay thậm chí là các bên liên quan khác. Tình trạng này có thể gây ra sự chồng chéo mệnh lệnh cũng như các mâu thuẫn trong quá trình thực hiện công việc. 

Nguyên tắc 5: Thống nhất về đường lối

Nguyên tắc này cho rằng, một công việc nếu muốn được vận hành trơn tru và hiệu quả thì cần phải được tổ chức sao cho đội ngũ nhân viên hướng đến cùng một mục tiêu, làm theo một kế hoạch và được chỉ đạo bởi một nhà quản lý. Trong đó, nhà quản lý sẽ xây dựng kế hoạch, phân công, giám sát và chịu trách nhiệm cho kết quả cuối cùng của kế hoạch.

Nguyên tắc 6: Đặt lợi ích chung lên hàng đầu

Trong một doanh nghiệp, luôn tồn tại song song lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể. Theo quan điểm của Henri Fayol, lợi ích chung cần được đặt lên trên lợi ích cá nhân để đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững. Nguyên tắc này áp dụng cho toàn bộ các cấp của cả doanh nghiệp, từ nhân viên cho đến ban lãnh đạo.

Nguyên tắc 7: Thù lao tương xứng với đóng góp

Nguyên tắc này thể hiện quan điểm: nhân viên phải được trả lương tương xứng với công sức và trách nhiệm của họ. Mức thù lao của một nhân viên phải được tính toán dựa trên cơ cấu chi phí, lợi nhuận hoặc giá trị thặng dư mà người đó mang lại. Nếu doanh nghiệp trả lương không thỏa đáng cho nhân viên, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc động viên và giữ chân nhân tài.

Nguyên tắc 8: Tập trung hóa

Theo nguyên tắc tập trung hóa, quyền lực chỉ tập trung vào cơ quan lãnh đạo. Tập trung hóa hoàn toàn có nghĩa là nhân viên cấp dưới hoàn toàn không có thẩm quyền đối với trách nhiệm của họ. Trái lại, phân quyền hoàn toàn có nghĩa là cơ quan cấp trên không kiểm soát tổ chức. Do đó, Fayol cho rằng cần có sự cân bằng giữa tập trung hóa và phân cấp trong doanh nghiệp.

Nguyên tắc 9: “Xích lãnh đạo”

Nguyên tắc “xích lãnh đạo” cho rằng doanh nghiệp cần có một sơ đồ tổ chức rõ ràng để mỗi nhân viên nhìn thấy được họ đang đứng ở đâu trong hệ thống phân cấp của tổ chức. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo sự thấu hiểu giữa lãnh đạo và nhân viên, để hai bên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả.

Nguyên tắc 10: Trật tự

Đây là một nguyên tắc quan trọng đối với việc sắp xếp và sử dụng các nguồn lực (bao gồm con người, dụng cụ và máy móc) của tổ chức. Mỗi nguồn lực cần phải được đặt đúng vị trí và được sử dụng đúng mục đích, có như vậy mới đảm bảo trật tự trong tổ chức.

Nguyên tắc 11: Sự công bằng

Sự công bằng là yếu tố cần thiết để xây dựng một tổ chức lành mạnh. Các nhà quản trị nên đối xử công bằng và bình đẳng đối với mọi cá nhân trong tổ chức. Điều này sẽ giúp thúc đẩy tinh thần tận tâm và trung thành của nhân viên đối với tổ chức.

Nguyên tắc 12: Đảm bảo sự ổn định trong công việc

Theo Henri Fayol, nhà quản trị không thể yêu cầu nhân viên mới làm quen với văn hóa và làm việc hiệu quả ngay lập tức. Thay vào đó, các thành viên mới cần có thời gian để thích nghi và thành thạo trong việc xử lý công việc của họ.

Cả nhân viên cũ lẫn nhân viên mới đều cần được đảm bảo sự ổn định trong công việc. Mọi sự bất ổn đều có thể khiến cho công việc kém hiệu quả. Do đó, cần có một phương pháp đào tạo nhân viên mới rõ ràng để tránh lãng phí thời gian và công sức.

Nguyên tắc 13: Khuyến khích sự sáng tạo

Nhà quản trị có vai trò khuyến khích nhân viên thể hiện sự sáng tạo của họ trong công việc. Khi được tạo cơ hội để đóng góp sáng kiến, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và có khát khao cống hiến nhiều hơn cho tổ chức.

Nguyên tắc 14: Sức mạnh từ sự đoàn kết

Tinh thần đoàn kết mang lại sức mạnh to lớn cho doanh nghiệp. Hiểu được điều đó, Fayol nhấn mạnh rằng, nhà quản trị nên cố gắng xây dựng sự thống nhất và hợp tác giữa các thành viên. Khi nhân viên đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau, họ sẽ tạo ra năng suất chất lượng hơn.

5. Các mô hình quản trị doanh nghiệp nổi tiếng nhất thế giới

5.1 Mô hình Holacracy

Mô hình Holacracy là mô hình quản trị không cần sếp được khởi xướng bởi CEO Tony Hsieh của Zappos. Theo đó, nhân viên sẽ được quyền tự quyết trong công việc, thay vì chịu sự chỉ đạo về cách làm việc của cấp trên. Mô hình này nhấn mạnh sự trao quyền và đặt niềm tin cho các thành viên để họ hành động và tư duy như những doanh nhân chứ không phải người làm công.

Hiểu một cách đơn giản, mô hình Holacracy cho phép quyền hạn được phân phối công bằng và như nhau đối với các vị trí thông qua cơ chế “tự quản lý”. Các bộ phận hoặc đội nhóm có quyền lực ngang hàng nhau thay vì hệ thống quản lý phân cấp theo kim tự tháp truyền thống.

Đặc điểm chính của mô hình Holacracy bao gồm:

• Các nguyên tắc và nội quy được xây dựng chủ yếu tập trung vào công việc thay vì con người. Do đó, các nguyên tắc được cập nhật rất thường xuyên.
• Quyền lực được phân bổ bằng nhau cho các phòng ban. Các phòng ban sẽ tự quản lý, phân công công việc. Tuy nhiên, các quyết định được đưa ra chỉ có giá trị trong nội bộ phòng ban đó.
• Tất cả các thành viên, dù là giám đốc hay nhân viên, đều phải tuân thủ cùng một hệ thống nguyên tắc nhất quán.

Ưu điểm nổi bật mô hình Holacracy:

• Thúc đẩy nhân viên sáng tạo và chủ động hơn, họ có thể tự ra quyết định để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.
• Dễ dàng áp dụng và giúp các thành viên hiểu rõ định hướng của tổ chức.
• Hỗ trợ xây dựng hệ thống tái đánh giá và tái phân bổ để kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề.

5.2 Mô hình 7S

Mô hình quản trị 7S được phát triển vào cuối thập niên 1970 bởi tập đoàn tư vấn McKinsey & Company.

Mô hình 7S của McKinsey đề cập đến 7 yếu tố bao gồm các yếu tố “cứng” và các yếu tố “mềm”. Trong đó, các yếu tố “cứng” dễ xác định và chịu sự chi phối của quản trị, còn các yếu tố “mềm” thì khó nắm bắt hơn, khó hình dung hơn và bị tác động bởi văn hóa doanh nghiệp. 

Mô hình này được xem như một công cụ hoạch định chiến lược của tổ chức. Nó cho thấy các khía cạnh của một doanh nghiệp mà nhìn qua có vẻ tách biệt nhau, nhưng trên thực tế, các khía cạnh này có mối liên kết và phụ thuộc lẫn nhau để tạo ra thành công chung.

Mô hình 7S có thể được sử dụng để giải quyết hầu hết các vấn đề liên quan đến hiệu quả của tổ chức. Nếu tổ chức hoạt động kém hiệu quả, vấn đề có thể là do các yếu tố làm việc không thống nhất với nhau. Một khi đã phát hiện ra các yếu tố không đồng nhất đó, nhà quản trị có thể sắp xếp lại các nhân tố nội tại để cải thiện chúng và đóng góp nhiều hơn vào mục tiêu chung.

Đặc điểm của mô hình 7S bao gồm:

3 yếu tố “cứng”:

• Strategy (chiến lược): liên quan đến việc xây dựng một kế hoạch hành động chi tiết.
• Structure (cấu trúc): liên quan đến cấu trúc và hệ thống phân chia cấp bậc của doanh nghiệp.
• System (hệ thống): liên quan đến các phương pháp mà doanh nghiệp dùng để thực hiện các hoạt động, thủ tục.

4 yếu tố “mềm”:

• Shared values (giá trị chung): giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp hướng đến.
• Style (phong cách): liên quan đến phong cách lãnh đạo, cách xử lý vấn đề của nhà quản lý.
• Staff (nhân viên): nhân viên và năng lực làm việc của họ.
• Skills (kỹ năng): năng lực và kỹ năng chuyên môn của mỗi thành viên và của cả tổ chức.

Ưu điểm nổi bật của mô hình 7S: Cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn toàn diện và sâu sắc về cách thức vận hành của tổ chức để từ đó: cải thiện hiệu quả hoạt động, đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi trong tương lai, và xác định phương pháp thực hiện chiến lược hiệu quả nhất.

5.3 Mô hình 8 bước quản trị thay đổi của Kotter

Mô hình 8 bước quản trị thay đổi được xây dựng bởi giáo sư Kotter thuộc trường Kinh Doanh Harvard năm 1996. Mô hình này tập trung vào việc quản lý những thay đổi diễn ra bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp.

Theo quan điểm của mô hình này, để đạt được sự thay đổi thành công và bền vững, doanh nghiệp cần chia quá trình thay đổi thành 8 bước.

Nhà quản trị cần phải dành rất nhiều tâm huyết để có thể thay đổi thành công một tổ chức. Việc lên kế hoạch cẩn thận và xây dựng nền tảng vững chắc sẽ giúp nhà quản trị thực hiện sự thay đổi dễ dàng hơn với tỷ lệ thành công cao hơn.

8 Bước trong mô hình của Kotter gồm có:

• Bước 1 – Thúc đẩy: nhà quản trị cần thúc đẩy và tạo động lực để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.
• Bước 2 – Tổ chức đội ngũ: nhà quản trị phân bổ nhân sự phù hợp nhất về kỹ năng và kiến thức cho các đội nhóm.
• Bước 3 – Định hình chiến lược: nhà quản trị cần xác định giá trị cốt lõi của tổ chức để từ đó có thể định hình tầm nhìn và xây dựng chiến lược dài hạn.
• Bước 4 – Chia sẻ tầm nhìn: nhà quản trị cần thường xuyên chia sẻ và nhắc đến tầm nhìn chung với nhân viên để đảm bảo họ luôn đi đúng hướng.
• Bước 5 – Thúc đẩy hành động: Đây là giai đoạn nhà quản trị cần loại bỏ các rào cản nội bộ như thủ tục hoặc quy trình rườm rà. Đồng thời, nhà quản trị cần đề ra chính sách khen thưởng cho những cá nhân có công cải tiến quy trình.
• Bước 6 – Hướng đến mục tiêu ngắn hạn: trước khi nhắm đến thành tựu lâu dài, nhà quản trị cần đặt ra một số mục tiêu ngắn hạn có thể dễ dàng đạt được. Lợi ích của cách làm này là giải tỏa áp lực và tạo động lực phấn đấu cho nhân viên.
• Bước 7 – Duy trì đà tăng trưởng: khuyến khích đội ngũ nhân viên nỗ lực hơn nữa sau những thành công ban đầu, cũng như tiếp tục kiên định với mục tiêu dài hạn.
• Bước 8 – Hợp nhất sự thay đổi: Ở bước này, nhà quản trị cần đồng bộ những thay đổi và cải tiến vào văn hóa chung của tổ chức.

Ưu điểm của mô hình 8 bước quản trị thay đổi:

• Dễ áp dụng và dễ thực thi, đặc biệt là đối với các công ty hoạt động theo cơ cấu phân cấp quản lý truyền thống.
• Giúp nhân viên thích ứng với những thay đổi trong nội bộ.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai các hoạt động cải tiến và quản lý sự tác động của những thay đổi.

6. Một số xu hướng quản trị doanh nghiệp hiện đại

Trong thời đại phát triển vượt bật của công nghệ 4.0 như hiện nay, việc quản trị doanh nghiệp càng đòi hỏi tính linh hoạt và đổi mới để bắt kịp xu hướng thời thế.

6.1 Ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI)

Hiện nay, ngày càng nhiều các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ AI trong hoạt động quản trị vận hành. Ví dụ, tập đoàn khách sạn Hilton International tổ chức quy trình phỏng vấn thông qua công cụ chatbot trên nền tảng công nghệ AI. Amazon đang sử dụng hơn 200.000 robot làm việc trong các kho hàng. Domino’s ứng dụng công cụ AI trong việc quản lý và giám sát các nhân viên làm bánh pizza tại New Zealand và Úc.

Theo dự đoán của tập đoàn tư vấn chiến lược McKinsey, đến năm 2030 sẽ có khoảng 70% các doanh nghiệp ứng dụng ít nhất một loại công cụ công nghệ AI. Điều này sẽ góp phần tạo ra sự thay đổi lớn trong hoạt động tuyển dụng, chăm sóc khách hàng, cung ứng, bảo mật, v.v…

Như vậy, chúng ta có thể thấy xu hướng ứng dụng công nghệ AI trong quản trị doanh nghiệp chưa có dấu hiệu bão hòa. Để bắt kịp xu hướng này, nhà quản trị cần phải nhanh chóng nâng cấp kỹ năng cho nhân viên, điều chỉnh cấu trúc của tổ chức và ứng dụng AI một cách có chiến lược.

6.2 Tập trung vào trải nghiệm khách hàng

Mọi hoạt động kinh doanh luôn lấy khách hàng làm trọng tâm. Do đó, việc tạo ra những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng chính là chìa khóa thành công của mọi công ty, doanh nghiệp.

Trong năm 2024, doanh nghiệp cần tập trung nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, đem đến cho họ những trải nghiệm thú vị hơn bằng cách ứng dụng công nghệ số, chẳng hạn như AI, để có thể:

• Thấu hiểu về mong muốn, hành vi và nhu cầu của khách hàng.
• Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
• Lắng nghe phản hồi và giải quyết khiếu nại của khách hàng nhanh chóng hơn.

6.3 Tăng cường tính linh hoạt và làm việc từ xa

Hiện nay, với công nghệ đám mây và kỹ thuật số, nhân viên của các doanh nghiệp có thể làm việc, truy cập dữ liệu và tương tác với nhau mọi lúc mọi nơi. Rất nhiều tập đoàn lớn sẵn sàng tuyển dụng nhân sự, kể cả nhân sự cấp cao, để làm việc từ xa. Điển hình là Xerox và Dell, hai trong số các công ty công nghệ có số lượng nhân sự làm việc từ xa nhiều nhất.

Ngoài ra, xu hướng làm việc từ xa còn đặc biệt thích hợp với các nhà quản lý cao cấp ưa thích một lịch trình làm việc linh hoạt, không bị gò bó bởi không gian.

7. Giải pháp quản trị doanh nghiệp: Hệ thống ERP toàn diện hay Nền tảng phần mềm chuyên biệt hóa?

7.1 Xu hướng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp hiện đại

Trước đây, trong mỗi doanh nghiệp, các phòng ban khác nhau chẳng hạn như Kế toán, Bán hàng, Nhân sự, sẽ sử dụng một phần mềm xử lý công việc riêng biệt. Tuy nhiên, việc dữ liệu không được đồng bộ và lưu trữ ở một nơi duy nhất đã gây cản trở cho sự tương tác giữa các phòng ban.

Để giải quyết vấn đề này, vào những năm 1990, loại hình Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp – ERP (Enterprise Resources Planning) ra đời, tích hợp các chức năng của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất.

Mặc dù vào thời điểm đó ERP được xem là giải pháp quản trị doanh nghiệp tốt nhất, tuy nhiên, việc triển khai nó gặp phải một số rào cản nhất định. Đó là lý do vì sao các giải pháp Nền tảng phần mềm chuyên biệt hóa đã xuất hiện, và phổ biến như một sự lựa chọn thay thế cho ERP truyền thống.

7.2 Giải pháp tổng thể và Phần mềm chuyên biệt hóa: Giải pháp quản trị nào cho doanh nghiệp? 

Theo đó, để lựa chọn giữa việc sử dụng một giải pháp tổng thể (ERP) và phần mềm chuyên biệt hóa (SaaS), doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố sau:

• Định hướng về chiến lược của tổ chức trong thời gian tới như thế nào?
• Doanh nghiệp đang muốn tập trung giải quyết bài toán gì?
• Quy trình quản trị thay đổi được thực hiện như thế nào? Việc đưa một công nghệ mới vào quy trình vận hành sẽ được nhân viên đón nhận ra sao?
• Ngân sách dành cho giải pháp công nghệ của doanh nghiệp như thế nào? 

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận một cách bao quát về sự khác nhau giữa Giải pháp ERP tổng thể và Phần mềm chuyên biệt hóa:

	Phần mềm chuyên biệt	Giải pháp tổng thể
Chi phí (bao gồm mua phần mềm và triển khai)	$ (nếu nhu cầu đơn giản)	$$$
Mức độ rủi ro nếu sử dụng không phù hợp	Thấp	Cao
Khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu	Có thể	Có
Mức độ linh hoạt của tính năng	Rất linh hoạt	Có thể tinh chỉnh nhưng phức tạp và tốn kém
Dịch vụ chăm sóc khách hàng	Phải phối hợp với nhiều nhà cung cấp trong trường hợp dùng phần mềm của nhiều bên.	Chỉ cần làm việc và trao đổi với một nhà cung cấp.

Như vậy, mỗi giải pháp quản trị doanh nghiệp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng.

Hệ thống ERP thường được coi là giải pháp toàn diện và đồng nhất, nhưng đôi khi có thể gặp rủi ro nếu doanh nghiệp sử dụng không hợp. Trong khi đó, nền tảng phần mềm chuyên biệt hóa cung cấp sự linh hoạt và tùy chỉnh cao hơn, nhưng có thể gây ra sự phân mảnh dữ liệu và khó khăn trong việc đảm bảo tính tương thích giữa các ứng dụng.

Hiện tại, Base.vn là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam cung cấp một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, bao gồm 60+ ứng dụng chuyên biệt, đáp ứng được tất cả các tiêu chí chuyên sâu, đồng nhất và linh hoạt cho doanh nghiệp.

Lời khuyên dành cho các nhà quản trị:

• Nếu doanh nghiệp hoạt động quy mô vừa và nhỏ, có thể chỉ cần sử dụng Base
• Nếu doanh nghiệp hoạt động quy mô lớn và/hoặc cần ERP để quản lý chặt chẽ hơn về các khâu sản xuất – bán hàng – tài chính, có thể sử dụng kết hợp cả ERP và Base. Lúc này, ERP có thể coi là bộ khung cố định, còn Base là các mảnh ghép bổ sung, để tạo thành một bức tranh quản trị hoàn thiện và hiệu quả nhất.

8. Kết luận

Trên đây là các thông tin liên quan đến quản trị doanh nghiệp là gì, các chức năng, mô hình và xu hướng quản trị doanh nghiệp thời hiện đại. Nếu quan tâm đến chủ đề này, mời doanh nghiệp đón theo dõi các bài viết tiếp theo của Base Blog nhé!