4 tiêu chí lựa chọn kênh truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp

20/10/2018

Nếu bạn đang không biết chọn kênh nào để làm truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp, bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.

Base Resources - Không phải kênh tương tác nào cũng hữu dụng để trở thành kênh truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp. Bạn cần cân nhắc lựa chọn phù hợp, bởi lẽ áp dụng sai một công cụ sẽ dẫn tới hậu quả nghiêm trọng về cả ngắn lẫn dài hạn.

 

4 tiêu chí quan trọng nhất để lựa chọn kênh truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp

 

1. Phải tạo ra tương tác 2 chiều trong nội bộ

 

Kênh truyền thông nội bộ là "điểm chạm" giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi - tức văn hóa doanh nghiệp. Chính vì vậy, truyền thông nội bộ chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng một kênh thông tin hỗ trợ tương tác 2 chiều, giữa một bên là bạn hoặc những người được bạn uỷ quyền, và một bên là đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.

 

Đọc thêm: Hướng dẫn trọn bộ truyền thông nội bộ hiệu quả

 

Theo tiêu chí này, những hình thức truyền thống như dán bảng tin, phát công văn, làm tạp chí, hay thậm chí là gửi email thông báo,... không phù hợp để làm một kênh truyền thông nội bộ bởi chúng ngăn chặn quyền được tương tác của nhân viên.

 

Hãy chọn một kênh truyền thông nội bộ có sẵn các không gian mở để toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp tương tác với nhau. Đó có thể là tính năng like (yêu thích), bình luận, gắn thẻ, chat với nhau trên hệ thống hoặc thậm chí là gọi điện video trong trường hợp cần thiết.

 

2. Có khả năng hệ thống và lưu trữ thông tin chính thống

 

Là công cụ đại diện cho tiếng nói của doanh nghiệp, chỉ đăng tải và lưu truyền các thông tin chính thống nên kênh truyền thông nội bộ cần thiết phải sắp xếp và lưu trữ thông tin một cách hệ thống và lâu dài, giống như việc phòng hành chính - kế toán truyền thống lưu trữ công văn giấy tờ vậy.

 

Với một hệ thống đề mục khoa học có tiêu chí phân loại rõ ràng, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian khi muốn cập nhật các thông tin mới. Nhân viên của bạn cũng dễ dàng tìm được thứ họ muốn, từ tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi của doanh nghiệp cho tới kế hoạch tổ chức một sự kiện nội bộ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhân viên mới - những người đang trong quá trình onboarding và rất cần một nguồn tin chính thống đầy đủ.

 

3. Tương thích với các thiết bị smartphone, tablet, laptop

 

Một kênh truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ không để bạn và nhân viên bị gò bó bởi không gian và thời gian tiếp cận thông tin. Nghĩa là, kênh truyền thông đó phải đảm bảo chức năng kết nối toàn doanh nghiệp lại với nhau bất kể bạn và nhân viên đang ở đâu, làm gì. Dù bạn có đang ngồi trước PC hay không, hay có việc bận chưa thể đến văn phòng được, thì bằng cách nào đó thông tin vẫn phải truyền và nhận dễ dàng.

 

Làm cho kênh truyền thông truy cập được trên thiết bị cầm tay (smartphone, tablet, laptop) chính là giải pháp tối ưu nhất trong kỷ nguyên 4.0 - internet kết nối vạn vật.

 

Với thiết bị di động, bạn có thể dễ dàng gửi đi thông báo hay bất kỳ chính sách nào tới nhân viên ngay khi đang đi trên đường, vừa rời khỏi bàn đàm phán với khách hàng, hay trong một chuyến công tác xa. Các phản hồi từ nhân viên cũng được truyền đến đầy đủ và chính xác chỉ sau vài giây ngắn ngủi.

 

Về phần nhân viên, việc truy cập vào mạng truyền thông nội bộ của công ty từ thiết bị di động giúp họ luôn cập nhật kịp thời các thông báo quan trọng. Điều này đặc biệt hữu ích với các nhân viên sales, bán hàng, customer success,...là những vị trí phải di chuyển thường xuyên và làm việc tại nhà. Chưa kể đa số nhân viên đều ưa thích làm việc từ các thiết bị cá nhân của riêng họ. Cho dù đó là một chiếc smartphone, tablet đời cũ không có nhiều tính năng ngoài việc truy cập internet, họ vẫn có xu hướng mang theo đến văn phòng và để ý tới chúng thay vì dành toàn bộ thời gian cho hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Như vậy, truyền thông nội bộ trên thiết bị di động đã góp phần làm tăng năng suất làm việc của nhân viên.

 

Một số nhà quản lý có thể đặt ra câu hỏi liệu xu hướng truyền thông này có tồn tại lâu dài được hay không. Trong thời điểm hiện tại, rõ ràng đây là lựa chọn tối ưu nhất cho các doanh nghiệp muốn áp dụng công nghệ 4.0 vào quy trình vận hành và quản trị. Hãy nhớ chọn một kênh truyền thông nội bộ dễ dàng truy cập từ các thiết bị cầm tay.

 

4. Tính bảo mật thông tin

 

Chắc hẳn bạn luôn quan tâm đến chính sách bảo mật thông tin chặt chẽ trong doanh nghiệp. Tính bảo mật cần thiết của kênh truyền thông nội bộ cũng được thể hiện ngay ở cách gọi tên (khác với truyền thông đối ngoại hay PR,...) Chính vì vậy, bạn cần lựa chọn một kênh truyền thông hạn chế đồng bộ tài khoản với các kênh ngoài, tốt nhất là một ứng dụng được thiết kế riêng cho doanh nghiệp.

 

Vậy những kênh truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp đang dùng có đáp ứng các tiêu chí trên không?

 

1. Mạng xã hội Facebook

 

Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn đang thực hiện truyền thông nội bộ qua Facebook - một trong những mạng xã hội phổ biến nhất trên thế giới. Facebook đáp ứng được tính tương tác nhanh nhạy và tương thích với mọi thiết bị, nhưng chính vấn đề về chất lượng thông tin lại khiến Facebook không thể trở thành một kênh truyền thông nội bộ thực thụ.

 

Ngay cả khi bạn lập một group kín trên Facebook dành cho nhân viên trong doanh nghiệp, bạn cũng không thể kiểm soát được họ đang làm gì trên đó. Bản chất của mạng xã hội là những giao tiếp thân mật và mang tính cảm xúc nhất thời, mọi người đều có vai trò ngang nhau là thành viên trong group. Điều này trái với nguyên tắc ban đầu khi bạn muốn lập một kênh truyền thông nội bộ: bạn phải là người có quyền cao nhất trong ban hành thông tin và kiểm soát chúng.

 

Bạn cũng đã biết mạng xã hội Facebook luôn cập nhật thông tin liên tục mà không phân chia vào các đề mục khác nhau. Những chính sách quan trọng mà bạn muốn truyền tải sẽ sớm bị “trôi” trên bảng tin do sức đẩy của hàng loạt thông tin khác, chưa kể nhân viên của bạn có thể bỏ sót thông báo do bị phân tán tư tưởng và nhầm lẫn nội dung với hàng loạt group, bài đăng bên ngoài.

 

Do hầu hết người dùng Facebook đều đồng bộ tài khoản với các bên khác như Youtube, Gmail, ứng dụng chụp ảnh, trò chơi,... nên bạn thực sự cần xem xét khi đăng các thông tin của doanh nghiệp lên đó.

 

2. Mạng xã hội doanh nghiệp Yammer

 

Yammer là một mạng xã hội chuyên dùng trong doanh nghiệp. Tuy đã cải thiện được tính bảo mật thông tin của Facebook nhưng về cơ bản, Yammer vẫn hoạt động dựa trên phương thức “mạng xã hội”. Nghĩa là, mọi thông tin được lan truyền trong đó vẫn xuất phát từ tất cả thành viên mà bạn không thể kiểm soát được.

 

truyen-thong-noi-bo-01

Giao diện của mạng xã hội doanh nghiệp Yammer

 

Yammer hiện đã có phiên bản ứng dụng tương thích với điện thoại, cả hệ điều hành Android và iOS. Tuy nhiên, Yammer chưa phát triển tính năng chia thông tin vào các đầu mục cụ thể. Điều này hạn chế tính chiến lược trong truyền thông nội bộ của bạn, vì nó không định hướng cho nhân viên gắn kết với tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

 

Mọi thông tin trên Yammer cũng không được định hướng theo các cấu trúc nhất quán - không phù hợp với những đòi hỏi về tính quy trình và sự đồng bộ trong các doanh nghiệp lớn.

 

Đọc thêm: Vì sao không nên lạm dụng mạng xã hội làm kênh truyền thông nội bộ?

 

3. Mạng truyền thông nội bộ Base Inside

 

Base Inside là mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp, nhằm mục đích tạo ra không gian riêng để doanh nghiệp kể câu chuyện của mình và nhân viên gắn kết với chính câu chuyện đó. Base Inside tách biệt hoàn toàn với các tài khoản mạng xã hội và chỉ dùng để chia sẻ thông tin trong quy mô doanh nghiệp.

 

Đọc thêm: Sự kiện ra mắt Base Inside - Mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp

 

Base Inside đã tiếp thu các tính năng hữu ích của mạng xã hội (đăng bài, yêu thích, bình luận, ghim bài,...) đồng thời khắc phục những nhược điểm. Khi bạn đăng bài mới lên hệ thống, sẽ có thông báo và email được gửi ngay lập tức cho nhân viên; nhưng chúng không gây phiền hà vì đây toàn là thông tin quan trọng trong nội bộ và không “hổ lốn” như nhiều nơi trên mạng xã hội. Ngoài ra, bạn có thể nhắn tin trực tiếp trên hệ thống nhờ Base Messages - một ứng dụng được phát triển bởi cùng nhà cung cấp Base.vn, được tích hợp trên cùng một nền tảng.

 

Với Base Inside, bạn có thể nhấn mạnh tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi của doanh nghiệp trên toàn bộ giao diện qua hệ thống các đầu mục rõ ràng, từ mục CEO letter, mục Nguyên tắc làm việc, thông điệp vinh danh thành viên, chào đón thành viên mới,... tới trang tin tức nội bộ. Tất cả chúng đều được thống nhất theo một cấu trúc thống nhất để đảm bảo chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp. Cũng nhờ các đầu mục này mà thông tin được lưu trữ lâu dài, song hành với lịch sử phát triển của doanh nghiệp.

 

truyen-thong-noi-bo-02

Các thông tin trên Base Inside được thống nhất theo một cấu trúc, và theo thông điệp chung của doanh nghiệp

 

Bạn có thể chủ động giám sát và tạo ra dòng chảy thông tin tới nhân viên theo cách bạn muốn mà vẫn tạo động lực cho nhân viên cùng đóng góp và chia sẻ các giá trị của doanh nghiệp. Phải nhấn mạnh rằng mọi thông tin trên Base Inside đều xuất phát từ tiếng nói của doanh nghiệp và mang tính chính thống giống như một môi trường doanh nghiệp trực tuyến, tách biệt hoàn toàn với những cảm xúc cá nhân ngoài lề. Đó chính là mục đích cao nhất của truyền thông nội bộ.

 

Bạn có thể upload trực tiếp các file tài liệu từ Microsoft Offices, Dropbox, Google Drive, Google Calendar,... lên hệ thống Base Inside với độ bảo mật thông tin cực kỳ cao.

 

Kết luận

 

Như vậy, mạng xã hội thực sự không phù hợp để doanh nghiệp sử dụng làm kênh truyền thông nội bộ vì sự thiếu chính thống và thiếu chuyên nghiệp của nó. Một mạng truyền thông được lập trình riêng biệt như Base Inside mới là công cụ định hướng tốt nhất cho bạn tới sự gắn kết trong toàn thể doanh nghiệp.

 

Để nhận miễn phí tài khoản trải nghiệm mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp Base Inside, đăng ký tại đây.

 

Từ khóa

truyền thông nội bộ mạng truyền thông nội bộ base inside

Bài viết liên quan

4 mức độ của các kỹ năng quản lý: Lộ trình phát triển năng lực cho nhà quản lý

Các kỹ năng quản lý của bạn đang ở mức độ nào? Đâu là lộ trình phát triển hợp lý cho năng lực của bạn?

Truyền thông doanh nghiệp là gì? 2 bộ phận nào của truyền thông doanh nghiệp bạn cần thực hiện?

Có thể bạn đang tiến hành PR, quảng bá hình ảnh rất tốt và mang lại lợi nhuận, nhưng sự phát triển bền vững lại đòi hỏi tư duy truyền thông doanh nghiệp đầy đủ hơn.

Cách tạo động lực cho nhân viên nhờ vào học thuyết cân bằng cho - nhận

Làm thế nào để nhân viên của bạn quên đi sự bất công và có động lực làm việc tích cực? Có một học thuyết đã được chứng minh.

Đăng ký nhận bản tin