Hướng dẫn xây dựng Sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp (kèm mẫu)

01/10/2020

Giúp nhân viên của bạn bắt đầu một hành trình tuyệt vời bằng một cuốn Sổ tay nhân viên!

 

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, khái niệm về sổ tay nhân viên vẫn còn đang rất mơ hồ. Nó chẳng khác nào một thứ văn bản quan liêu mà chỉ có các tập đoàn lớn mới cần phải quan tâm. Thậm chí ở nhiều nơi, người ta còn không biết, hoặc chưa từng nghĩ đến dạng tài liệu này. Nhưng thực tế, đây là loại hình văn bản thiết yếu, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nội bộ mọi tổ chức, bất kể về lĩnh vực hay quy mô hoạt động. Nếu còn chưa sở hữu một quyển số tay nhân viên chính thức, thì bạn chắc chắn đang đánh mất rất nhiều lợi thế tuyệt vời mà nó có thể mang lại...

 

Với mong muốn hỗ trợ bạn trong hoạt động xây dựng cho mình cuốn sổ tay nhân viên đầu tiên, Base Resources đã tổng hợp lại những thông tin cần thiết cũng như đính kèm template xây dựng nội dung mẫu trong bài viết này. Hi vọng, nó sẽ sẽ là cánh tay đắc lực giúp bạn trong công việc thực tế.

 

 

Sổ tay nhân viên là gì?

 

Về mặt định nghĩa, sổ tay nhân viên có thể được hiểu là một bộ tài liệu tổng hợp được doanh nghiệp ban hành để truyền tải nhiệm vụ, chính sách và kỳ vọng của mình với người lao động. 

 

Mục đích cơ bản của sổ tay nhân viên là thiết lập ra những qui định trong nội bộ tổ chức. Nó cho phép: nhân viên biết những lợi ích và quyền lợi họ có thể mong đợi từ bạn, ngược lại, bạn cũng có thể đưa ra những tiêu chuẩn về công việc và hành vi mình kỳ vọng họ. Có thể nói, tài liệu này là chiếc cầu nối minh bạch giúp quan hệ cộng tác giữa doanh nghiệp và người lao động diễn ra hiệu quả hơn!

 

Vì sao doanh nghiệp lại cần sổ tay nhân viên?

 

  • Hỗ trợ nhân viên mới bắt kịp nhanh chóng: Nhân viên hoàn toàn có thể chủ động tra cứu những thắc mắc về nội quy, quy định hay phương pháp làm việc thay vì việc phải bối rối đi tìm những nhân sự có liên quan để trực tiếp tham khảo ý kiến. 

  • Xây dựng văn hóa minh bạch trong nội bộ tổ chức: Mọi thông tin, chính sách, khi được công bố, ban hành rộng rãi, sẽ góp phần giúp chuẩn hóa thông tin và xây dựng văn hóa minh bạch trong doanh nghiệp. 

  • Là thang tham chiếu đánh giá nhân viên: Sổ tay nhân viên giúp xác định rõ quyền hạn và trách nghiệm của nhân viên, qua đó khuyến khích những hoạt động mang lại lợi ích và bài trừ những hành vi sai trái. 

  • Tạo ra các chính sách làm việc tốt hơn: Với việc ghi nhận lại toàn bộ chính sách tại một nơi, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể hơn. về cách thức doanh nghiệp đang vận hành, từ đó đưa ra những phương án củng cố, hoàn thiện những điểm yếu đang tồn tại 

  • Tránh những rắc rối liên quan tới mặt pháp lý: Với việc chỉ ra trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên trong số tay, doanh nghiệp sẽ có khung tham chiếu chuẩn để khen thưởng, xử phạt người lao động mà không lo bị vướng vào các vụ kiện cáo vô nghĩa. 

 

 


 

Hướng dẫn xây dựng sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp

 

Trên thực tế, sổ tay nhân viên là loại hình tài liệu không bị ràng buộc với các định dạng tiêu chuẩn. Nó là tài liệu độc nhất của doanh nghiệp, hoàn toàn có thể được tùy biến nội dung và hình thức trình bày sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, để sổ tay nhân viên có phát huy được thế mạnh của mình hiệu quả, chúng ít nhất phải được tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản sau: 

 

  • Nguyên tắc về nội dung 

  • Nguyên tắc về hình thức trình bày 

  • Nguyên tắc về ngôn ngữ sử dụng 

 

1. Nguyên tắc nội dung

 

Nội dung của sổ tay nhân viên trên thực tế không hề có khuôn mẫu cố định. Doanh nghiệp có thể tùy biến chúng phụ thuộc vào mục đích và nhu cầu sử dụng của mình. Tuy nhiên, dù sáng tạo đến đâu, thì một quyển sổ tay nhân viên vẫn phải đảm bảo sở hữu một số nội dung cố định. Chúng bao gồm: 

 

- Giới thiệu về doanh nghiệp

- Sứ mệnh, tầm nhìn và văn hóa làm việc 

- Bộ quy tắc ứng xử sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp 

- Nội quy công việc 

- Cơ chế khen thưởng, phúc lợi 

- Một số quy trình làm việc chung mà nhân viên cần nắm 

 

Bên cạnh những nội dung bắt buộc trên, phần còn lại của sổ tay nhân viên hoàn toàn là nơi bạn có thể tùy thích sáng tạo: Thông điệp truyền động lực hay những mẫu chuyện thú vị về công ty hoàn toàn có thể được đưa vào để thu hút nhân viên sử dụng. 

 

Lưu ý: Tất nhiên, nội dung càng sáng tạo bao nhiêu thì càng là một điểm cộng cho sổ tay nhân viên. Tuy nhiên, bạn cũng nên chú ý đến độ dài nội dung. Chẳng ai muốn nuốt trôi một bộ tài liệu cả trăm trang khi mới bước chân vào công ty cả, vậy nên hãy cố gắng diễn đạt chúng tinh giản hết sức có thể. 

 

 

 

 

2. Hình thức trình bày

 

Ngoài mặt nội dung, một cuốn sổ tay nhân viên còn cần phải được trình bày hấp dẫn nếu muốn lôi kéo được nhân viên sử dụng. Cụ thể, theo xu hướng hiện nay, có 2 hình thức trình bày phổ biến mà doanh nghiệp có thể tiếp cận, đó là: 

 

  • Bản in: Tuy có nhược điểm cố hữu là tốn kém chi phí và phải tái bản nếu có bất cứ sự thay đổi nào, nhưng đây vẫn là hình thức được nhiều đơn vị lựa chọn vì tính sáng tạo và cá nhân hóa tuyệt vời mà chúng mang lại. 
  • Sách điện tử hay trang web tương tác: Chi phí thấp, dễ dàng chỉnh sửa và có giao diện ấn tượng, đây là hình thức xây dựng sổ tay mới mẻ đang được những doanh nghiệp nhỏ hưởng ứng. Sổ tay của BaseCamp trên chuyên trang GitHub là một ví dụ tiêu biểu. Không chỉ giúp nhân viên truy cập, sử dụng nhanh chóng, chúng còn hoàn toàn có thể được nhận xét chỉnh sửa trực tiếp trên giao diện. 

 

3. Ngôn ngữ sử dụng

 

Không cần quá trang trọng như các văn bản luật pháp hay hợp đồng kinh doanh, ngôn ngữ viết trong sổ tay nhân viên hoàn toàn có thể được thay đổi để thích nghi với nhu cầu sử dụng của nhân viên. Dưới đây là một số tips nhỏ nhỏ giúp bạn tối ưu cách thức diễn đạt nội dung trong sổ tay nhân viên: 

 

  • Sử dụng ngôn ngữ tích cực: Ngay cả khi đưa ra những thông tin mang tính chất ngăn cấm (như cấm hút thuốc), bạn vẫn cần sử dụng những từ ngữ mềm mỏng, mang tinh chất hướng dẫn nhiều hơn là ra lệnh. 
  • Sử dụng ngôn ngữ mang tính đối thoại: Thay thế ngôi nói chung chung như “nhân viên” - “doanh nghiệp” thành các danh từ xưng hô như “bạn” - “tên tiếng công ty” để tạo thiện cảm cho nhân viên với cảm giác được các nhân hóa trải nghiệm đọc. 
  • Thêm các yếu tố hài hước nếu có thể: Dĩ nhiên, mục đích chính của cuốn sổ tay nhân viên không phải là để chọc cười nhân viên, tuy nhiên việc thêm thắt một số câu bình luận hay hình ảnh vui nhộn sẽ tạo ra trải nghiệm đọc và tiếp thu thông tin tốt hơn rất nhiều.
  • Sử dụng từ ngữ ngắn gọn và đơn giản: Dù phải cung cấp thật đầy đủ và chính xác thông tin, nhưng hãy cố gắng sử dụng từ ngữ ngắn gọn và dễ hiểu nhất có thể. Nên nhớ đây là dạng tài liệu phổ thông cho toàn bộ nhân sự, | nên không phải ai cũng sẽ “tiêu hóa” được những từ ngữ văn hoa quá mức. 


 

 


 

Một số mẫu sổ tay nhân viên
 

Nếu cho rằng sổ tay nhân viên chỉ dùng để tra cứu các quy định về giờ giấc, trang phục, chế độ nghỉ phép thì bạn chắc chắn sẽ suy nghĩ lại sau khi tham khảo những mẫu sổ tay nổi tiếng sau đây:

 

Nordstrom – Những tấm thiệp

 

Hãy xem Nordstrom – nhà bán lẻ hàng đầu thế giới – đã viết gì cho tân binh mới. Với thông điệp cực kỳ đơn giản được in trên tấm thiệp nhỏ, Nordstrom đã truyền tải nguyên tắc duy nhất làm thế nào để cung cấp các dịch vụ khách hàng vượt trội.

 

Mục tiêu số 1 của chúng ta là cung cấp dịch vụ khách hàng vượt trội. Hãy đặt mục tiêu cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp ở mức cao. Chúng tôi rất tin tưởng bạn sẽ đạt được các mục tiêu này, vì thế Sổ tay Nhân viên sẽ vô cùng đơn giản. Chúng ta chỉ có một nguyên tắc thôi…

 

 

Nguyên tắc của chúng ta: “Hãy suy xét thấu đáo trong mọi trường hợp”. Bạn có thể hỏi Giám đốc, Quản lý cửa hàng hay Trưởng phòng nhân sự bất cứ câu hỏi nào ở bất cứ thời điểm nào.

 

Hubspot – Định hình văn hóa bằng sổ tay nhân viên

 

Cẩm nang nhân viên mới của Hubspot luôn được chia sẻ rộng rãi trên mạng xã hội. Đây cũng chính là cách để những người làm truyền thông của Hubspot cho thấy sự minh bạch mà họ luôn nhắc đến trong các giá trị của doanh nghiệp mình.

.

"Mã văn hóa" của Hubspot

 

Hubspot cho rằng văn hóa không chỉ giúp thu hút nhân tài mà còn phát huy năng lực của nhân viên, giúp họ hoàn thành tốt nhất công việc. Khách hàng bị thu hút bởi sản phẩm tốt nhất, còn nhân tài thường bị thu hút bởi văn hóa doanh nghiệp. Tìm hiểu toàn bộ tuyên ngôn của Hubspot tại đây.

 

Facebook - Mỗi hướng dẫn là một quote

 

Sổ tay Nhân viên mới của Facebook với câu chữ đơn giản, thông minh và được thiết kế chuyên nghiệp. Câu chuyện về sự hình thành của Facebook, về sứ mệnh của công ty, trách nhiệm của nhân viên trở nên rất cuốn hút bởi những câu như:

 

“Ban đầu, Facebook không được tạo ra như một công ty. Nó được xây dựng với một sứ mệnh: làm cho thế giới cởi mở và kết nối hơn.

 

Chúng ta không tạo ra các dịch vụ để kiếm tiền. Chúng ta kiếm tiền để cung cấp những dịch vụ tốt hơn.

 

Hãy nhớ, mọi người dùng Facebook không phải vì họ thích chúng ta. Họ dùng vì họ thích những người bạn của họ…”

 

 

Tham khảo số tay nhân viên của Facebook tại đây

 

Base.vn - Tất cả trên một màn hình

 

Là một công ty công nghệ, Base đưa ra những hướng dẫn cho nhân viên dựa trên chính nền tảng của mình. Trong ngày đầu làm việc, một tân binh hoàn toàn có thể tiếp cận mọi tài nguyên thông tin một cách trực quan và dễ hiểu.

 

Các quy định, chính sách đều được lưu trữ cùng một nơi với ứng dụng Base HRM

 

Nhân viên hoàn toàn có thể xem được sổ tay nhân viên phiên bản online. Tham khảo cách làm của Base tại đây

 

Mẫu template sổ tay nhân viên đầy đủ 

 

Mặc dù sổ tay nhân viên là một tài liệu đặc trưng của mỗi công ty mà có thể bạn muốn tự mình soạn thảo, nhưng một mẫu sổ tay với đầy đủ những nội dung cơ bản thích hợp cho một doanh nghiệp Việt Nam sẽ là một trợ giúp hữu ích cho bạn:

 

 

 

Đọc phiên bản đầy đủ tại đây

 

 

Bắt đầu cuốn sổ tay nhân viên của riêng bạn

 

Sổ tay nhân viên - ngoài nhiệm vụ là cuốn cẩm nang đa năng của doanh nghiêp - còn đóng vai trò như người bạn đồng hành đắc lực cho nhân viên mới, giúp họ hòa nhập với môi trường làm việc mới nhanh hơn. Dù với bất kỳ quy mô nào, doanh nghiệp cũng cần có một cuốn Sổ tay nhân viên chính thức. Bạn không thể biết chính sản phẩm này sẽ giúp các tân binh “phải lòng” văn hóa doanh nghiệp ngay từ những giây phút đầu tiên như thế nào đâu!

 


 

Bên cạnh xây dựng một cơ cấu tổ chức khoa học; thiết lập vai trò - nhiệm vụ rõ ràng, việc xây dựng - lưu trữ và triển khai các chính sách hiệu quả cũng là nhiệm vụ quan trọng không hề kém để quản trị và vận hành tốt doanh nghiệp. Giải phảp quản trị và phát triển nhân sự HRM hoàn toàn có khả năng giúp nhà lãnh đạo giải quyết các bài toán nhân sự đau đầu.

 

Bài toán xây dựng tổ chức và phát triển nhân sự là vấn đề doanh nghiệp bạn đang quan tâm? Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để nhận lịch tư vấn miễn phí từ chúng tôi. 

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

File Excel theo dõi biến động tiền lương của nhân sự (tải biểu mẫu nhân sự Excel)

Trong vòng đời của một nhân sự tại doanh nghiệp sẽ thường xuyên xảy ra các biến động tiền lương (bao gồm cả tăng và giảm). Cùng xem và tải về miễn phí file Excel theo dõi biến động tiền lương của Base.vn để hiểu hơn về các trường hợp này.

File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc (tải biểu mẫu nhân sự Excel)

Khi một nhân sự chuẩn bị nghỉ việc, doanh nghiệp cần theo dõi những thông tin gì của họ để làm thủ tục chấm dứt hợp đồng theo đúng quy định của pháp luật? Cùng tìm hiểu qua file Excel quản lý nhân sự nghỉ việc của Base.vn

File Excel theo dõi nhân sự mới (tải biểu mẫu nhân sự Excel)

Trong quá trình hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp sẽ đón thêm những nhân viên mới. Quản lý thông tin của nhân sự mới có khác gì với những người cũ hay không? Cùng tham khảo và tải về file Excel theo dõi nhân sự mới của Base.vn dưới đây.

Đăng ký nhận bản tin