Quy trình tuyển dụng tại công ty: 7 bước thu về ứng viên tài năng

26/12/2017

Một quy trình tuyển dụng nhân sự tốt, được xây dựng cẩn thận từ A-Z là phương pháp tối ưu nhất để các nhà tuyển dụng đem về doanh nghiệp những tài năng.

Base Resources - Một công ty xuất sắc tạo bởi một nhân sự xuất sắc. Để có những nhân sự xuất sắc thì phải hiệu quả từ quy trình tuyển dụng bước đầu. Dù bạn đang cố xây dựng một quy trình tuyển dụng mới hay cải thiện quy trình cũ thì những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn phần nào.

 

1. Hiểu nhân tố công ty cần


Trước khi đặt bút viết một bản mô tả công việc để đăng tuyển, bước đầu tiên luôn là xác định cái công ty đang tìm kiếm. Đâu là những phẩm chất, kỹ năng, tính cách của một ứng viên sáng giá? Bạn đã nắm rõ vai trò của người sắp tuyển trong công ty như lòng bàn tay chưa?


Việc này sẽ giúp cho bạn: 

 

  • Viết một bản mô tả công việc đầy đủ và chính xác
  • Chủ động lọc được ứng viên.
  • Đưa ra sự kỳ vọng một cách thực tế cho quản lý.
  • Rút gọn danh sách phỏng vấn, tiết kiệm thời gian.

 

2. Viết mô tả công việc và tin tuyển dụng


72% các nhà tuyển dụng cho rằng họ đã viết một mô tả công việc đủ rõ ràng nhưng chỉ 36% người tìm việc cảm thấy như vậy (Allegis Group). Bản mô tả công việc thực chất có tầm quan trọng không kém một “vòng sơ loại” đầu tiên – nó giúp “lọc” ra những ứng viên “sát” nhất với yêu cầu của bạn. Hãy tưởng tượng như bạn đang vẽ một bức tranh về công việc, hãy cho ứng viên thấy hình ảnh của họ nếu như họ được nhận. Bản mô tả cũng nên có tông giọng dễ gần để ứng viên cảm thấy gần gũi hơn.

 

Đọc thêm: Hướng dẫn xây dựng bảng mô tả công việc qua 6 phần


Đối với tin tuyển dụng, khác với bản mô tả công việc là một văn bản chính thức, nó nên có một chút sức hút. Bạn nên sử dụng một chút kỹ thuật trong bán hàng để viết một bản tin tuyển dụng trong quá trình tuyển dụng. 


3. Quảng bá tin tuyển dụng


Tin tuyển dụng có thể được đăng tải ở nhiều nơi. Nếu như theo cách truyên thống, tin tuyển dụng có thể đăng tin website tuyển dụng của doanh nghiệp hay trên các trang mạng việc làm; thì giờ đây nó có thể được chia sẻ qua nhiều tiện ích công nghệ khác như email tự động tới ứng viên, mạng xã hội Facebook, LinkedIn,… 


Một khảo sát của Lever năm 2016 cho thấy trong số ứng viên tiềm năng cho một vị trí, có tới 31% ứng viên do nhà tuyển dụng tự động tạo nguồn và 16% là qua các chương trình giới thiệu nội bộ, chiếm phân nửa hiệu quả tuyển dụng chung. 


Câu hỏi đặt ra là liệu các nội dung của bạn trao đổi tới ứng viên đã đủ thu hút hay chưa? Bạn đã chủ động tạo nguồn ứng viên chưa? Liệu bạn có bất kì hành động nào để chăm sóc nguồn ứng viên tiềm năng? Mọi tương tác, dù chỉ là ban đầu, với ứng viên đều có thể biến họ trở thành nhân viên của chúng ta.


Về công tác chủ động tạo nguồn ứng viên, bạn có thể tham khảo bài viết: Xây dựng Talent Pools cho doanh nghiệp. Dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ một số kênh để chia sẻ tin tuyển dụng phổ biến khác. 


Trang tuyển dụng (career page)


Trang tuyển dụng là bộ mặt chính thức của nhà tuyển dụng trước doanh nghiệp. Để trải nghiệm ứng tuyển của ứng viên được thoải mái nhất cũng như thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, trang tuyển dụng của doanh nghiệp cần đáp ứng được một vài tiêu chí như: đảm bảo tối ưu hiển thị trên điện thoại; tối ưu trải nghiệm ứng tuyển; thể hiện đầy đủ văn hóa doanh nghiệp.

 

Đọc thêm: 7 bước xây dựng trang tuyển dụng thu hút ứng viên


Mạng việc làm


Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay chọn cách quảng bá tin tuyển dụng qua các trang mạng việc làm, tuy nhiên công việc này được tiến hành tràn lan mà không định hướng. Hiện tại ở Việt Nam có tới hàng chục trang mạng việc làm cùng các cộng đồng hội nhóm chuyên môn, tập trung nhiều nhân lực tiềm năng. 


Mỗi trang mạng và cộng đồng lại tập trung cho các đối tượng khác nhau; ví dụ như Vietnamworks dành cho đối tượng lao động văn phòng, Ybox chủ yếu dành cho các vị trí thực tập sinh/bán thời gian cho sinh viên, hay Itviec chủ yếu dành cho các vị trí công nghệ,… Bạn cần có sự cân nhắc để lựa chọn nơi đăng tải tin tuyển dụng phù hợp, tránh tình trạng thu thập ứng viên thiếu kiểm soát. 


Chương trình giới thiệu nhân viên


Các chương trình giới thiệu được đánh giá là hiệu quả nhất bởi nó tiết kiệm thời gian, chi phí và luôn tuyển được đúng người đúng việc. Muốn xây dựng đội ngũ dựa trên chương trình giới thiệu nhân viên, chắc chắn bạn nên có mức hoa hồng tốt và đãi ngộ dành riêng cho người giới thiệu thành công ứng viên.

 

Đọc thêm: Mẫu email nhờ giới thiệu ứng viên nội bộ


Chủ động tạo nguồn ứng viên - headhunting


Headhunt là khái niệm không phải mới trong tuyển dụng những năm gần đây và được các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều. Đó là việc bạn chủ động tìm tới một người mà bạn thấy có khả năng và đưa cho họ một lời đề xuất về công việc. Các nhân tài thường khá ngại đi tìm việc và thực tế thì họ cũng chẳng cần làm thế bởi mỗi khi nghỉ làm là họ đã liên tục nhận được lời săn đón từ khắp các nơi. 


Tuy nhiên, các doanh nghiệp hiện nay còn phụ thuộc nhiều vào các dịch vụ headhunt bên ngoài mà quên rằng chính bản thân họ cũng có thể trở thành những headhunt. Phần lớn thời gian của các nhân viên tuyển dụng hiện tại bị dồn cho các công việc thủ công, hành chính, trong khi đó phần việc chủ động tạo nguồn còn bị bỏ ngỏ. Với công nghệ tự động hóa ưu việt hiện nay, doanh nghiệp có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc tìm kiếm nguồn ứng viên tài năng.


Có 2 cách để bạn tìm thấy những người này: Online và Offline. Về online, bạn có thể lưu giữ lại contact của các ứng viên này qua LinkedIn, Facebook cá nhân hoặc các website, blog. Còn về phía Offline, bạn nên tham dự nhiều hội thảo chuyên ngành, các cuộc gặp gỡ, buổi chia sẻ để networking với những người có khả năng. 


4. Tiến hành phỏng vấn


Quy trình phỏng vấn sẽ khác nhau theo từng công ty và từng vị trí. Có công ty lựa chọn phỏng vấn Online, có nơi muốn gặp trực tiếp ngay từ đầu, có nơi thì vòng phỏng vấn khá kỹ và nhiều bước. Chúng ta sẽ đi phân tích từng kiểu.


Phỏng vấn cơ bản (Initial interview) qua điện thoại


Đơn giản, đây chỉ là một cuộc gọi từ nhân viên tuyển dụng tới ứng viên; tuy nhiên nếu là một ứng viên được đánh giá cao thì người gọi nên là trưởng phòng tuyển dụng hoặc người quản lí trực tiếp phòng ban/vị trí đó. Mục tiêu của cuộc gọi này chỉ là nhằm xác nhận những thông tin cơ bản nhất, đảm bảo sẵn sàng có thể chuyển ứng viên qua các vòng tiếp theo. Liệu họ đó điểm nào cần lưu ý? Động lực của họ khi ứng tuyển vào vị trí này là gì? Họ có đảm bảo được những yêu cầu tối thiểu không? Chỉ sau vài phút điện thoại, bạn cũng sẽ có thể rút gọn được danh sách, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả 2 bên. 


Cách tiến hành phỏng vấn cơ bản qua điện thoại sẽ khác nhau đối với từng ứng viên. Đối với những ứng viên do bạn chủ động tạo nguồn thay vì tự nộp đơn ứng tuyển, bạn cần có những tiêu chí đánh giá sâu và cẩn trọng hơn. 


Phỏng vấn trực tiếp


Đây có thể coi là thời khắc quyết định trong quy trình tuyển dụng: trong buổi phỏng vấn này, bạn sẽ có được những thông tin cuối cùng để quyết định xem ứng viên sẽ “đi tiếp” hay “dừng cuộc chơi tại đây”. Việc đó tùy thuộc vào hiệu quả của buổi phỏng vấn. Sau đây là một số yếu tố chính bạn cần quan tâm: 

 

  • Xác định rõ bạn kỳ vọng điều gì ở ứng viên trước khi phỏng vấn: Ích lợi của việc này là giúp bạn có được một hệ thống đánh giá khách quan; hạn chế tối đa các định kiến nếu phải cân nhắc giữa hai ứng viên suýt soát. 
     
  • Tham khảo các thành viên khác của hội đồng phỏng vấn để xin đánh giá của họ về các yếu tố khác nhau (mức độ phù hợp về văn hóa, hành vi, kĩ năng…
     
  • Chuẩn hóa bộ câu hỏi: Việc có những bộ câu hỏi cố định sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh được các ứng viên với nhau. Đương nhiên là cũng không nên quá khô khan – mà bạn hoàn toàn có thể linh hoạt trong câu hỏi để khai thác hết các tiềm năng của ứng viên. Nhưng chắc chắn là việc chuẩn bị trước một buổi phỏng vấn là yêu cầu bắt buộc đối với nhà tuyển dụng.


Xin nhận xét sau phỏng vấn và ra quyết định


Ngay khi vừa hoàn thành buổi phỏng vấn, hãy hỏi xin ý kiến từ các thành viên của hội đồng. Khi đó, ý kiến của hội đồng về ứng viên vẫn còn chính xác nhất, và bạn có thể đưa ra quyết định tuyển chọn nhanh nhất. Ngoài ra, đảm bảo rằng các thành viên hội đồng phỏng vấn đều có ghi lại những nhận xét của họ. Ra quyết định tuyển chọn càng sớm, bạn sẽ càng có được lợi thế cạnh tranh trước các doanh nghiệp đối thủ. 


Xác minh lại thông tin của ứng viên (reference checking)


Trong một số rất ít trường hợp, ứng viên thể hiện ra một con người mà nhà tuyển dụng mong muốn hơn là con người thực sự của họ. Đã có những tình huống ứng viên thể hiện rất tốt trong buổi phỏng vấn, nhưng lại hoàn toàn kém cỏi khi đảm nhận vị trí. Bởi vậy, ngay khi bạn chắc chắn về việc sẽ offer cho ứng viên vị trí thì việc xác minh lại thông tin ứng viên (nhờ các nguồn khác xác nhận thông tin ứng viên cung cấp là chính xác) là một việc làm không thể thiếu. 


Đưa ra offer 


Khi đã quyết định kí hợp đồng với ứng viên, hãy đưa ra offer với ứng viên càng nhanh càng tốt. Thủ tục onboard càng nhanh, càng khó để các công ty khác giành ứng viên từ bạn. 


Thời điểm này, tốt nhất là hai bên đã thống nhất về mức lương. Riêng việc đàm phán lương không nên diễn ra quá vội vã. Hãy từ tốn hỏi ứng viên về mức đề xuất của anh ta và gợi nhắc anh ta về những câu hỏi trong buổi phỏng vấn như những điều anh ta thích về công ty, những gì anh ta kỳ vọng ở công việc mới sẽ sớm đạt được rồi dần dần thương lượng. Có thể để ứng viên có cuộc trao đổi trực tiếp với quản lý để có được cái nhìn cụ thể, rõ ràng và nhanh chóng đi đến kết luận. Dù sao cũng nên thoải mái một chút để hai bên vui vẻ!


Hãy luôn nhớ rằng không chỉ là việc bạn tuyển được người, mà còn phải đảm bảo bản thân ứng viên cũng thoải mái với vị trí ấy. Bạn sẽ xác lập được một mối quan hệ hai chiều chặt chẽ với nhân viên tương lai của mình.


5. Duy trì mối quan hệ


Việc quản trị nhân sự ở thời kỳ hiện đại cần sự linh hoạt. Nếu một ứng viên bị loại vì không phù hợp với vị trí này, nhưng sau đó bạn có một vị trí khác mà sẽ nghĩ là người này phù hợp; hay một cá nhân bạn cảm thấy rất tiềm năng nhưng phải một năm sau anh ta mới nhảy việc, vậy phải chăng là rất phí nếu không duy trì mối quan hệ tốt với các ứng viên bạn từng làm việc?


Các tài năng không tự gõ cửa, các nhà quản lý nhân sự phải thông minh và có chiến lược. Họ cần dần dần nuôi dưỡng mối quan hệ sẵn có. Sau đây là cách để xây dựng mối quan hệ với những ứng viên tiềm năng:

 

  • Lưu giữ mọi tài liệu về ứng viên cùng những ghi chú về các điểm cần lưu ý ở họ (khả năng chuyên môn, ấn tượng về tính cách gì, …)
  • Email, trao đổi với ứng viên định kì
  • Sử dụng các ứng dụng quản lý tuyển dụng để theo dõi ứng viên sau phỏng vấn. 


6. Đánh giá quy trình tuyển dụng


Làm thế nào để chắc chắn rằng quy trình tuyển dụng này liên tục được hoàn thiện? Không có cách nào để đo lường hiệu quả tuyển dụng hiệu quả hơn việc theo dõi các chỉ số. 


Những gì không đo lường được, sẽ không thể quản lý được. Dữ liệu hóa chính là xu hướng của thời đại tuyển dụng 4.0.

 

Đọc thêm: 12 chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng mà mọi CEO cần nắm được


7. Đem cho ứng viên trải nghiệm tích cực


Trải nghiệm của ứng viên bắt đầu từ khi họ còn chưa là các ứng viên. Họ xem thông tin về công ty qua các họp báo, các đánh giá, trang Web hay fanpage trên mạng xã hội của bạn; như vậy chắc chắn họ đã có một hình dung nào đó trước khi vào phễu tuyển dụng của bạn. Bạn cần đảm bảo rằng những thông tin mà họ tìm kiếm được là có lợi cho doanh nghiệp của bạn. 


Khi ứng viên có tương tác đầu tiên với doanh nghiệp, mất bao lâu để họ nhận được câu trả lời? Ứng viên mất bao lâu để hoàn thành việc ứng tuyển? Người ứng viên đó có cảm thấy được chào đón ở công ty bạn không? Các buổi phỏng vấn tích cực và chuyển nghiệp chứ? … Những ứng viên, đặc biệt là những người có tài, cũng đánh giá công ty chúng ta như chúng ta đánh giá họ. Vì vậy, việc cải thiện trải nghiệm của ứng viên trong cả quy trình tuyển dụng là việc cực kỳ thiết yếu. Làm tốt nhiệm vụ này và chắc chắn hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ thành công.

 

Kết luận


Tuyển dụng không chỉ là một quá trình cần giám sát, nó cần được gắn với chiến lược cụ thể, tìm kiếm, đánh giá và cạnh tranh để có được các nhân tài. Chúng tôi mong bài viết sẽ giúp quá trình tuyển dụng của quý công ty phát triển, hoàn thiện và thích ứng được với thời cuộc.

 

Chúng tôi cũng đã cho ra mắt giải pháp quản trị tuyển dụng toàn diện cho doanh nghiệp - phần mềm Base E-hiring tích hợp các tính năng ưu việt nhất. Đăng ký nhận tư vấn trải nghiệm Base E-hiring tại đây để không bỏ lỡ bước tiến vượt bậc của kỷ nguyên số!

Từ khóa

Bài viết liên quan

Làm thế nào để rút ngắn quy trình tuyển dụng và bài học kinh nghiệm từ LinkedIn

Không có một doanh nghiệp nào tồn tại mà không trải qua quy trình tuyển dụng. Nhưng bạn đã biết cách rút ngắn và tối ưu hiệu quả của nó chưa?

Tuyển dụng 20/08/2019
5 mẫu website tuyển dụng chuẩn dành cho các doanh nghiệp tham khảo

Bạn muốn có 1 website tuyển dụng cho công ty chuyên nghiệp giống như các “ông lớn”? Không hề khó, chỉ cần tham khảo theo các mẫu và hướng dẫn sau đây.

Tuyển dụng 26/12/2018
Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng: Phải chuẩn ngay từ đầu mới tăng được doanh số

Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng đầy đủ, chi tiết sẽ giúp tuyển chọn được nhân viên tài giỏi một cách dễ dàng mà hiệu quả.

Tuyển dụng 17/12/2018

Đăng ký nhận bản tin