Hướng dẫn bạn cách triển khai quy trình onboarding cho nhân viên mới

10/09/2018

Tìm được nhân viên tốt đã khó, giữ được họ lại càng khó hơn. Để giữ chân nhân sự, khởi đầu mà bạn không thể bỏ qua là xây dựng quy trình onboarding cho nhân viên mới hiệu quả.

Base Resources - Với những người làm nghề nhân sự, khoảng thời gian 2 tháng sau khi tuyển dụng nhân viên mới luôn là một giai đoạn đầy khó khăn và thách thức. Họ luôn phải tìm cách giúp đội ngũ nhân sự “chân ướt tay ráo” này hòa nhập nhanh chóng với doanh nghiệp, đồng thời xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa cả hai để níu giữ sự phục vụ của người lao động lâu hơn.

 

Nếu giải quyết triệt để hai bài toán trên, những người làm nhân sự phải thực sự đầu tư thời gian và công sức để xây dựng một quy trình mang tên Onboarding.

 

Onboarding là gì?

 

Onboarding dịch nôm na là nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp. Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được học kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để phục vụ cho quá trình tác nghiệp sau này. Họ hòa nhập càng nhanh thì kết quả công việc càng tốt, dễ dàng đóng góp thành tựu cho doanh nghiệp hơn.

 

quy-trinh-onboarding

Onboarding là quy trình cần thiết giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với môi trường và công việc

 

Quy trình onboarding giữa các doanh nghiệp hiện nay có nhiều điểm khác biệt, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục làm việc không tương đồng. Cũng đôi khi, nó phụ thuộc vào sự tích cực, hòa đồng của đội ngũ nhân sự sở tại. 

 

Nhiều doanh nghiệp ưa thích quy trình nghiêm ngặt với hệ thống rõ ràng - điều này có thể khó khăn nếu bạn tuyển số lượng người lớn. Cũng có các doanh nghiệp onboarding theo cách giao việc cho nhân viên mới để họ tự nỗ lực và khám phá ra đâu là thứ họ cần biết.

 

Dù là theo quy trình nào đi chăng nữa thì hãy cứ triển khai một quy trình, bởi nếu bạn không hề đả động tới onboarding cho người mới, họ sẽ bị bối rối không biết nên thể hiện bản thân mình như thế nào và làm sao để biết hết các quy tắc tại nơi làm việc.

 

Tầm quan trọng của onboarding

 

Công việc của người làm nhân sự - tuyển dụng không kết thúc khi ứng viên đồng ý với job offer từ doanh nghiệp. Onboarding là hoạt động bước đệm vô cùng quan trọng để công đoạn tuyển dụng thực sự chứng minh được hiệu quả của nó.

 

Cụ thể, một quy trình onboarding hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:

 

Tiết kiệm chi phí hoạt động: Một quy trình onboarding với định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên làm quen với công việc nhanh hơn thường lệ (tiêu chuẩn thông thường là 2 tháng), từ đó giảm thiểu và tối ưu được kinh phí đào tạo, học hỏi.

 

Giảm thiểu lo âu và stress cho nhân viên: Một cá nhân, dù tự tin đến đâu, khi bị đặt vào một môi trường mới với công việc hoàn toàn xa lạ, cũng sẽ có những biểu hiện bối rối, lo lắng nhất định. Để giảm thiểu những suy nghĩ tiêu cực này ở bộ phận nhân viên mới, quy trình onboarding sẽ đóng vai trò như chiếc cầu nối giúp họ làm quen với công việc, con người và văn hóa của doanh nghiệp nhanh, thân thiện hơn.  

 

Giảm turnover rate: Theo Forbes, có tới 20% nhân viên mới quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân tới công ty. Con số này vô cùng đáng báo động, khi tính trung bình, doanh nghiệp đã tiêu tốn chi phí từ 3000$ cho mỗi một cá nhân như vậy. Để giảm thiểu con số đáng lo ngại này, quy trình onboarding sẽ định hướng và tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể làm việc và phát triển, từ đó xây dựng lòng tin, gắn kết họ sâu sắc hơn với tổ chức.

 

Đọc thêm: Turnover rate là gì? Làm sao để giảm tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên?

 

Nếu tuyển dụng đã tốn nhiều công sức tạo trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên để biến các ứng viên tiềm năng thành nhân viên thử việc cho doanh nghiệp, thì onboarding chính là quy trình “chốt sales” mang về cho doanh nghiệp những nhân viên chính thức đáng mơ ước.

 

quy-trinh-onboarding

Quy trình onboarding là bước "chốt sales" mang về những nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp

 

Quy trình onboarding hiệu quả

 

1. Xác định giá trị cốt lõi của quy trình onboarding

 

Trước khi đi vào xây dựng hay triển khai quy trình onboarding cho nhân viên, các nhà quản lý và chuyên viên nhân sự cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của chúng qua những câu hỏi sau:

 

Đâu là những thông tin nhân viên mới cần biết và công việc và môi trường doanh nghiệp? Thông tin nào sẽ khiến họ trở nên tích cực và thoải mái hơn cả? 

 

  • Bạn muốn xây dựng ấn tượng gì tới nhân viên mới trong ngày đầu tiên họ nhận việc? 

  • Những chính sách và thủ tục quan trọng nào nhân viên phải nắm được trong ngày đầu tiên để tránh phạm phải sai lầm trong khi làm việc? Hãy tập trung vào những ý quan trọng nhất.

  • Bạn có thể cung cấp những gì để nhân viên có thể cảm thấy được chào đón và chân trọng tại nơi làm việc ngay từ những ngày đầu tiên? (bàn làm việc, thiết bị văn phòng, ưu đãi …?)

  • Nhân viên sẽ cảm thấy bản thân có giá trị khi được chia sẻ những kinh nghiệm làm việc hữu ích. Hãy tìm hiểu những điều bạn có thể chia sẻ được với nhân viên mới ngay trong thời gian nhập cuộc.

  • Người cố vấn cho nhân viên mới cũng là yếu tố vô cùng quan trọng để họ hòa nhập và làm quen với môi trường xung quanh. Bạn phải cố gắng nghiên cứu và tìm ra người cố vấn thích hợp cho nhân viên mới để trải nghiệm của họ tại doanh nghiệp là hoàn hảo nhất.

 

Ngoài những câu hỏi trên, bạn có thể tham khảo thêm từ chính những nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp những điểm họ hài lòng và không hài lòng từ các quy trình onboarding trước đây. Hoàn thiện lời giải đáp cho tất cả vấn đề trên chính là chìa khóa then chốt để xây dựng một quy trình onboarding và định hướng nhân viên hiệu quả, hữu ích.

 

2. Chuẩn bị Pre-boarding 

 

Để xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả, doanh nghiệp, trước tiên, phải đưa tới cho nhân viên của mình những trải nghiệm lý thú qua các khâu tiền trạm “pre-boarding”. 

 

Trước 1 tuần khi nhân viên của bạn đến nhận việc: 

 

Hãy chuẩn bị sẵn sàng chỗ ngồi và các trang thiết bị cần thiết cho nhân viên như đồng phục, thẻ ID, máy tính cá nhân hay điện thoại cá nhân (nếu cần).

 

Những mẫu giấy tờ cần thiết với nhân viên như: Hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung, mã số thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ giảm trừ gia cảnh,… cũng nên được gửi đi và thu thập lại trong thời gian này. Vì thực tế, những thủ tục này thường rất mất thời gian để hoàn thành. Càng chuẩn bị sớm, nhân viên của bạn càng có nhiều thời gian trải nghiệm ngày đầu tiên đi làm hơn thay vì phải chìm nghỉm trong biển giấy tờ nhàm chán.

 

Trước 1 ngày khi nhân viên đến nhận việc:

 

Việc chuẩn bị sẵn một bộ quà tặng chào mừng onboarding sẽ là cử chỉ vô cùng thân thiện và để lại ấn tượng tích cực tới nhân viên mới. Dưới đây là gợi ý về bộ quà tặng này, bao gồm:

 

  • Một tấm thiệp chào mừng nhân viên mới
  • Đồng phục công ty
  • Sổ tay và bút viết
  • Một bản copy giới thiệu về công ty và các phương châm, giá trị cốt lõi
  • Một bản copy chỉ dẫn về các phòng ban trong doanh nghiệp
  • Một bản copy về lịch trình onboarding của nhân viên mới

 

Thêm vào đó, hãy đảm bảo tất cả nhân viên ý thức được về việc sẽ có người mới gia nhập vào đội nhóm của mình. Điều này giúp họ có sự chuẩn bị nhất định về mặt tinh thần, sẵn sàng chào đón và hỗ trợ người mới hiệu quả hơn.

 

3. Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên

 

Mục tiêu trong ngày làm việc đầu của nhân viên là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ rõ về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng.

 

Bởi vậy, lịch trình Onboarding ngày đầu tiên phải được sắp xếp hợp lý và linh hoạt để tăng tối đa tính hiệu quả. Bạn có thể tham khảo ngay lịch trình và các hoạt động dưới đây để ứng dụng lại vào trong quy trình của doanh nghiệp mình:


onboarding-01

Mẫu lịch trình ngày đầu tiên Onboarding của một nhân viên mới

 

Trên đây là lịch trình cơ bản mà một doanh nghiệp có thể ngay lập tức áp dụng vào trong quy trình onboarding. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy ý biến hóa lịch trình này, miễn sao chúng sở hữu được những hoạt động trọng yếu sau: 

 

  • Hoàn thành việc cung cấp và hướng dẫn ứng dụng các tài liệu nội bộ: mẫu quyết định tuyển dụng, quy chế lương thưởng, quy tắc làm việc, sơ đồ cấu trúc doanh nghiệp, quy trình làm việc và hệ thống quản lý phòng ban, hướng dẫn sử dụng các phần mềm chung,...

  • Tạo lập và bổ sung tài khoản của nhân viên mới vào các công cụ, phần mềm hỗ trợ làm việc của doanh nghiệp

  • Giúp nhân viên nắm được về tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, cách thức ứng xử, làm việc phù hợp với nguyên tắc chung.

  • Xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs,... cho nhân viên

 

Ngoài ra, vì ngày đầu tiên làm việc là cơ hội tốt để có thể ghi điểm và tạo ấn tượng tốt tới nhân viên mới, hãy cố gắng lồng ghép những trò chơi vui nhộn và chương trình để họ thấy được bầu không khí, văn hóa tích cực mà doanh nghiệp bạn đang hướng tới. Dưới đây là gợi ý về hai trò chơi đơn giản mà bạn có thể tổ chức cho nhân viên trong ngày đầu tiên đi làm:

 

  • Truy tìm chữ ký: Trong quá trình tham quan văn phòng, hãy cung cấp cho mỗi nhân viên mới một danh sách tên các cộng sự, người hướng dẫn họ để xin chữ ký. Ai kiếm được nhiều chữ ký nhất sẽ là người chiến thắng. Trò chơi này đóng vai trò thúc đẩy nhân viên mới networking với nhòm nhân sự cũ, tạo tiền đề cho làm việc thuận lợi trong thời gian sau. 

  • Nhìn hình đoán tên: Sau tour tham quan văn phòng, mỗi nhân viên mới sẽ được cung cấp hình ảnh và tên của những người còn lại, ai là người ghép trúng nhiều nhất sẽ chiến thắng và nhận được phần thưởng. Trò chơi này nhằm mục đích giúp nhân viên mới tương tác với nhau nhiều hơn, xây dựng tinh thần hòa đồng và thân thiện cho mỗi người ngay từ ngày đầu tiên.

 

4. Sau khi nhân viên đã vào làm việc

 

75% nhân viên cho rằng việc training trong tuần đầu tiên làm việc là vô cùng quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về các công cụ và kỹ năng mà họ sẽ được học để xử lý công việc.

 

Doanh nghiệp, nếu không muốn dồn dập đưa ra quá nhiều thông tin cho nhân viên nhưng lại muốn họ thể hiện hiệu quả công việc ngay lập tức, có thể nghĩ tới giải pháp cân bằng tốt nhất cho cả đôi bên là một lộ trình “on-the-job training” - training dựa trên chính công việc thực tế.

 

Nếu có thể, nên tạo điều kiện để nhân viên mới có một người cố vấn hoặc người hướng dẫn trong doanh nghiệp. Việc có người giúp đỡ sẽ giúp họ làm quen nhanh hơn với môi trường và học hỏi được nhiều hơn. Bạn có thể cử một nhân viên dày dặn theo kèm một nhân viên mới ít kinh nghiệm, hoặc thành lập một nhóm nhỏ chuyên giải đáp mọi câu hỏi được đưa ra từ những người mới.

 

Đọc thêm: 5 bước giúp bạn xây dựng chương trình mentorship cho doanh nghiệp từ A-Z

 

Từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày nhân viên mới làm việc, bộ phận nhân sự nên liên lạc để chắc chắn rằng nhân viên thực sự thấy hài lòng và gắn kết với công việc.

 

Trong giai đoạn này, bạn cần thường xuyên chú ý tới các hoạt động của nhân viên và gửi cho họ những đánh giá về hiệu quả làm việc của mình trong thời gian đầu. Hành động này thường được nhân viên đánh giá rất cao, giúp họ có nhiều động lực hơn trong việc hoàn thiện công việc và bản thân. 

 

Sau 6 tháng thường là thời điểm để đánh giá nhân viên mới xem liệu đó có thể là một mảnh ghép lâu dài cho doanh nghiệp.

 

Nếu nhân viên ở lại, hãy tiếp tục “onboard” họ lên các vị trí mới bằng việc thảo luận về lộ trình phát triển tiếp theo. Nếu họ phải rời đi, cũng đừng ngại ngần trao đổi thêm với họ về lý do. Có thể ngay từ đầu họ đã không phải một mảnh ghép phù hợp, nhưng cũng có thể quá trình onboard không hiệu quả khiến hai bên không thể tìm hướng hợp tác cùng nhau. Câu trả lời của họ lúc này chính là vấn đề bạn cần giải quyết để tối ưu hoá quy trình onboarding lâu dài.

 

Kết luận

 

Onboarding là quy trình mà doanh nghiệp buộc phải vận hành chuẩn chỉnh nếu muốn xây dựng một bộ máy nhân viên vững mạnh. Hiệu quả và lợi ích của quy trình này được phân hoá bởi chính cách doanh nghiệp hình thành quy trình và áp dụng trong thực tiễn.

 

Lưu ý rằng 3 bước được hướng dẫn trong bài viết này chỉ là mẫu quy trình chung nhất, mỗi doanh nghiệp đều vận dụng có thể cá nhân hoá cho riêng mình. Chúc bạn thành công!

 

Onboarding cho nhân viên mới là một quy trình phức tạp đòi hỏi việc vận hành "ăn khớp" của nhiều bộ phận khác nhau để diễn ra hiệu quả. Nếu chỉ quản lý quy trình này bằng các phương pháp thủ công, nhà quản lý không những sẽ tiêu tốn nguồn lực thời gian của mình, mà còn kèm với đó là mất phương hướng làm việc khi các công việc ngày càng trở nên dày đặc hơn. Sở hữu một công cụ có khả năng tự động quản lý các quy trình phức tạp dường như là lời giải tối ưu nhất cho vấn đề này.

 

Là sự đúc kết của các nền tảng và phương pháp luận tinh hoa, phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình Base Workflow hứa hẹn sẽ trở thành chất xúc tác mạnh mẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này. Cùng khám phá cách chúng tôi có thể chuẩn hóa và kết nối hàng trăm quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp của bạn ngay tại đây. 

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Xây dựng quy trình nghỉ việc: Thủ tục giấy tờ và các bàn giao cần thiết cho nhân viên cũ

Có thể bạn rất tự tin khi onboarding cho nhân viên mới, nhưng bạn đã biết các bước cụ thể trong quy trình nghỉ việc cần làm với nhân viên hay chưa?

5 bước giúp bạn xây dựng chương trình mentorship cho doanh nghiệp từ A-Z

Đã đến lúc biến chương trình mentorship trong công ty mà bạn ấp ủ bấy lâu thành sự thật. Xuất phát điểm là số 0? Đừng lo, bạn có thể đi theo tuần tự 5 bước để đạt mức điểm cao nhất.

Đây là cách bạn nên dùng để phát triển đội ngũ quản lý cấp trung (middle managers)

Nhà lãnh đạo nào cũng biết mơ về một đế chế quản lý cấp trung (middle manager) hùng mạnh. Nhưng không phải ai cũng biết cách để hiện thực hoá giấc mơ này.

Đăng ký nhận bản tin