Muốn thay đổi văn hóa doanh nghiệp: Hãy thay đổi các buổi họp trước tiên

17/12/2019

Hãy dừng lại một phút để nhớ lại các buổi họp của công ty bạn - rồi đọc bài viết này và xem cách mà các buổi họp đã tác động đến văn hóa doanh nghiệp như thế nào.

Base Resources - Các cuộc họp kéo dài thường không mang lại hiệu quả, hơn nữa, nghiên cứu chỉ ra rằng, nó làm ảnh hưởng không tốt tới tinh thần nhân viên và các mối quan hệ công sở. Văn hóa doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng tiêu cực. Làm sao để cải thiện tình trạng này?

 

Văn hóa doanh nghiệp là gì?
 

Văn hóa doanh nghiệp là một cụm từ thường xuất hiện trong các bài diễn văn của quản lý hoặc cấp lãnh đạo và đi kèm với tuyên bố tầm nhìn (vision), sứ mệnh (mission) và giá trị cốt lõi (core value) của công ty. Văn hóa doanh nghiệp là một khái niệm quen thuộc với nhân viên của bất kỳ tổ chức nào, tuy nhiên, không phải 100% nhân sự của bạn để ý và cảm nhận được sự hiện diện của nó. 

 

Có rất nhiều khái niệm về văn hóa doanh nghiệp, nhưng tựu chung, văn hóa doanh nghiệp có thể được định nghĩa là “tập hợp những giá trị và chuẩn mực về niềm tin, hành vi, cách nhận thức và phương pháp tư duy được mọi người trong công ty cùng công nhận, suy nghĩ và hành động như một thói quen.”

 

Adobe - Tập đoàn phần mềm kỳ cựu của Hoa Kỳ nổi tiếng với văn hóa hỗ trợ. Nhân viên thuộc tập đoàn luôn được trao những cơ hội thách thức nhưng đồng thời được cấp trên hỗ trợ hết mình để nhân viên có cơ hội giải quyết thách thức một cách trọn vẹn nhất. Với đặc thù các sản phẩm phần mềm sáng tạo, Adobe luôn cổ vũ văn hóa sáng tạo trong công ty bằng cách luôn tránh quản trị vi mô một cách triệt để. Ban lãnh đạo của công ty cho rằng, chẳng có gì giết chết sự sáng tạo dễ dàng hơn là những hình thức quản lý chặt chẽ, khắc nghiệt. 

 

Adobe được đánh giá là một trong 10 nơi có môi trường làm việc tốt nhất thế giới (năm 2018)

 

Có rất nhiều hình thức biểu hiện văn hóa doanh nghiệp từ vô hình đến hữu hình

 

Văn hóa doanh nghiệp tồn tại trong các thực thể hữu hình như văn phòng, đồ đạc cơ sở vật chất, trong các tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, các ấn phẩm truyền thông,... truyền tải đến chúng ta thông qua màu sắc, các khẩu hiệu, các họa tiết,.. những yếu tố thể hiện tính cách doanh nghiệp. 

 

Văn hóa, một cách khác, xuất hiện và tồn tại trong tổ chức vô hình thông qua các buổi gặp gỡ, các buổi họp, các buổi tiệc hay các buổi team-building,... giữa các hoạt động kết nối giữa con người với con người. 

 

Gây dựng và củng cố văn hóa doanh nghiệp đồng nghĩa với việc phải tổ chức các hoạt động này một cách thật sự có hiệu quả. Đây chính là phần khó nhất, là bài toán của các nhà quản trị doanh nghiệp. 

 

Ở bài viết này, bạn sẽ hiểu hoạt động nhóm diễn ra thường xuyên nhất của doanh nghiệp: các buổi họp nhóm - có ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp như thế nào, và, làm cách nào để kiểm soát các buổi họp này sao cho hiệu quả để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp.

 

Vì sao các buổi họp ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp?
 

Thống kê cho thấy: Các buổi họp phục vụ cho gặp gỡ, thông báo, đề xuất, đóng góp ý tưởng, đánh giá,... là hoạt động mang tính kết nối chiếm nhiều thời gian nhất trong doanh nghiệp. Theo thống kê, trung bình tại một công ty, mỗi tháng có tới 62 cuộc họp được tổ chức tương đương với 24 giờ mỗi tuần được sử dụng để họp. Mỗi cuộc họp trung bình có 9 người tham gia.
 

 

24 giờ cho mỗi tuần tương đương với 96 giờ đồng hồ cho mỗi tháng - một con số khổng lồ dành cho việc họp. Thời lượng này chủ yếu dành cho tương tác và giao tiếp nội bộ. Vì thế, “niềm tin, hành vi, cách nhận thức và phương pháp tư duy” của toàn thể các thành viên - những yếu tố hình thành nên văn hóa doanh nghiệp sẽ được thể hiện trong giờ họp nhằm đạt được công nhận chung của tập thể. Lúc này, văn hóa sẽ gián tiếp được hình thành.

 

Hãy xem văn hóa khác biệt giữa hai “ông trùm” của làng công nghệ Google và Facebook đã thể hiện qua các buổi họp của họ như thế nào nhé:

 

Hai công ty này đều có chính sách họp giống nhau: họp nhóm hàng tuần và họp 1:1 cùng quản lý trực tiếp của mình. 

 

Các buổi họp nhóm giữa hai công ty nhìn chung không có nhiều khác biệt. Tuy nhiên, ở buổi họp 1:1 cùng quản lý, hai công ty lại thể hiện nhiều nét khác biệt trong “tính cách” - hay gọi cách khác là văn hóa của mình.

 

 

Tại Google, nhân viên sẽ được đặt lịch sớm với quản lý để đảm bảo rằng cả hai đều có thể thành thời gian cho buổi hôm đó, thường là định kỳ hàng tuần. Địa điểm họp sẽ là một phòng họp dành riêng cho mục đích này. Hai bên sẽ trao đổi với nhau trong khoảng 30 phút, ghi chép thông qua Google Docs, cùng đánh giá và thống nhất những nội dung sẽ làm trong tuần tới. Nhân viên của Google mô tả rằng sau buổi họp anh ta “đã rõ ràng về những kỳ vọng trong tuần tới, tuy nhiên không quá hào hứng” và bên cạnh đó “không cảm nhận được nhiều về ảnh hưởng của anh đang tạo ra cho công ty.”

 

Còn tại Facebook, các buổi họp 1:1 diễn ra như thế nào? 

 

Một lời mời vẫn sẽ được gửi tới nhân viên như ở Google, tuy nhiên, thời gian sẽ linh hoạt tùy vào hai bên. Địa điểm họp cùng không cố định. Họ sẽ chọn sử dụng phòng họp khi hai bên cần sử dụng laptop nhiều, còn không, theo thông lệ của công ty, cả hai sẽ cùng đi dạo vòng quanh khuôn viên công ty, đôi khi cùng uống cafe hoặc nhâm nhi món tráng miệng với nhau trong khi trao đổi các ý tưởng cho tuần mới. Trong bầu không khí cởi mở và thái độ lắng nghe từ phía quản lý, nhân viên của Facebook cảm thấy rằng “rất nhiều ý tưởng nảy ra”, “luôn cảm thấy có động lực và thách thức khi thực hiện công việc đang làm”.
 

Dấu hiệu khi nào bạn nên thay đổi các buổi họp 

 

Các buổi họp thường xuyên kéo dài trên 30 phút

 

Trong một cuộc phỏng vấn với Bloomberg Business năm 2006, Marissa Mayer (Cựu CEO của Yahoo, người đã từng làm việc tại Google) đã nói rằng cô tổ chức tới 70 cuộc họp mỗi tuần. Cách duy nhất cô có thể đó là cố gắng rút ngắn cuộc họp 30 phút thành một cuộc họp nhỏ chỉ kéo dài 5 - 10 phút.

 

Richard Branson, nhà sáng lập Virgin Group đã chia sẻ cởi mở trên blog cá nhân về sự ác cảm của mình đối với các cuộc họp theo thời gian truyền thống. Theo Richard, rất hiếm khi một cuộc họp về một chủ đề cần phải kéo dài hơn 5 - 10 phút.

Các lãnh đạo ngày nay nên ghi nhớ điều này: Thời lượng quá dài của các cuộc họp có thể giết chết cảm hứng của nhân viên. Họ sẽ nhanh chóng rơi vào trạng thái buồn ngủ hoặc mất tập trung, hệ quả là quên khuấy đi điều gì đó sếp đã nhắc trong buổi họp.


Không có thời gian biểu (timeline/agenda) của buổi họp

 

Nghĩ về lần gần nhất bạn làm việc mà không lên bản nháp kế hoạch hay lập thời gian biểu (timeline/agenda) là khi nào? Làm việc mà không có kế hoạch thật sự là một công việc khó.

 

Tuy nhiên, nhiều lãnh đạo vì lí do bận rộn thường kiếm cớ bỏ quên “thủ tục” này. Họ nghĩ đâu nói đó, lẽ dĩ nhiên, có thể buổi họp vẫn diễn ra trôi chảy - nhưng buổi họp dễ dài dòng, lan man và đánh mất sự chú ý của người nghe. 

 

Bạn có nhớ văn hóa doanh nghiệp được truyền tải qua những buổi họp? Nếu không muốn nhân viên của mình lười nhác, làm việc lộn xộn, thiếu kế hoạch như một lẽ hiển nhiên, bạn không nên làm cho thói quen xấu này được phổ biến. Hãy gửi agenda buổi họp cho nhân viên trước giờ họp và thẳng thắn yêu cầu ngược lại khi tham dự bất kỳ buổi họp nào.


Không có quy chuẩn cho phòng họp/trang thiết bị/người tham gia


Sẽ chẳng còn gì tệ hơn khi gần sát đến giờ họp, nhân viên nào đó được cử đi xem xét liệu có còn phòng tài nguyên nào trống để team có thể ngồi họp được hay không.

 

Tương tự với nhân viên của bạn: một số quy định giờ giấc, phân công người chuẩn bị, về nhiệm vụ của mọi người trước và sau buổi họp sẽ giúp buổi họp diễn ra nhanh chóng và gọn gàng.

 

Đặt lịch phòng họp trước với các phần mềm hỗ trợ như Base Booking là cách tiết kiệm thời gian cho nhà quản trị


Cuộc họp có quá nhiều thủ tục và nguyên tắc

 

Để củng cố văn hóa doanh nghiệp, ví dụ như văn hóa Nhiều nhà lãnh đạo muốn làm tăng kỷ luật của đội nhóm mình bằng cách thêm vào những quy định hay nguyên tắc. Nguyên tắc là tốt, nhưng hiển nhiên bạn sẽ không muốn một bầu không khí nghiêm trang, tù túng làm mất đi sự thoải mái của nhân viên. Bạn cũng không muốn họ căng thẳng, sợ sệt hoặc phát ra những tín hiệu chống đối khi phải lắng nghe trong một bầu không khí như thế. Rõ ràng, mọi người làm việc hiệu quả nhất trong một nơi làm việc mà ai cũng vui vẻ, thoải mái là chính mình. 

 

Nội dung cuộc họp hoàn toàn thay thế được bằng một email

 

Nếu nội dung buổi họp thay thế được bằng chỉ một email gửi được cho các thành viên, có lẽ bạn nên đặt câu hỏi về tính hiệu quả của buổi họp đó.

 

 

Học hỏi cách Amazon xây dựng văn hóa doanh nghiệp bằng chiến lược họp quyết liệt, hiệu quả

 

Nguyên tắc số một của Jeff Bezos - Nhà điều hành của Amazon trong việc kiểm soát các cuộc họp đó là nguyên tắc hai chiếc pizza.   

 

Tại sao lại là hai chiếc pizza? Số người trong một phòng họp cần được kiểm soát bởi phần pizza tưởng tượng mà mỗi người có thể có. Nếu số người này không thỏa mãn khẩu phần của hai chiếc pizza, có nghĩa là đang có có quá nhiều người trong phòng, điều này có thể khiến cuộc họp kéo dài vô tận và kìm hãm sự sáng tạo. 

 

 

Kết quả của những nguyên tắc này đó là: tạo ra một văn hóa tổ chức đặc biệt của riêng Amazon - thúc đẩy một môi trường hướng đến hiệu suất, thúc đẩy nhân viên đổi mới. Mỗi nhân viên đều là một yếu tố “hạt nhân” đầy năng lượng: tập trung vào chuyên môn của mình, tối ưu hiệu suất làm việc bằng cách lược bỏ những quy trình phức tạp mang tính chất thủ tục, kém hiệu quả.

 

Hiệu quả của công việc, nhờ văn hóa này, được đảm bảo và chứng minh bởi doanh thu khổng lồ hàng năm cùng nguồn khách hàng trung thành của họ. Nhân viên tại Amazon, bằng cách hòa nhập với văn hóa khác biệt của công ty đã biến Amazon thành một trong những công ty được khát khao làm việc nhất.

 

 

Amazon là một ví dụ hoàn hảo về điều gọi là hợp nhất văn hóa thương hiệu và tổ chức nội bộ, giải thích cho sự thành công của một đế chế hết sức lớn mạnh hiện nay.


Họp chuẩn và nhanh - Tiền đề làm nên văn hóa doanh nghiệp vững mạnh

 

Để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp, trước tiên, nhà quản trị cần xây dựng cho công ty một “văn hóa họp” hiệu quả:

 

  • Thiết lập chuẩn mực cho một buổi họp

 

Như đã đề cập, chuẩn mực của buổi họp là yếu tố vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, văn hóa công ty được hình thành từ những yếu tố chuẩn mực vô hình bồi đắp theo thời gian. Những buổi họp chuẩn mực sẽ dần đi thành thông lệ và bồi đắp nên văn hóa lâu dài cho doanh nghiệp.

 

  • Kết thúc buổi họp bằng một tổng kết rõ ràng

 

Tránh việc nhân viên vẫn hoang mang sau buổi họp về những nội dung “nửa vời” chưa được thống nhất, nhà lãnh đạo nên tổng kết buổi họp với những vấn đề đã đặt ra, những nội dung đã được giải quyết và những ý tưởng có thể sử dụng trong dự án sắp tới.

 

Base Wework với tính năng thảo luận dưới mỗi nhiệm vụ sẽ giúp tóm tắt lại những tổng kết cần lưu ý sau mỗi buổi họp để đảm bảo cả team cùng nắm được. 

 

  • Tạo cơ hội gắn kết nhân viên thông qua các buổi họp


Tại sao lại không tranh thủ cơ hội gắn kết các thành viên tại các buổi họp - nơi mà họ có cơ hội gặp gỡ, giao tiếp, kết nối với nhau nhiều nhất. Làm sao để làm nóng mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng một nhóm hay phòng ban trong tổ chức?

 

Chia đồng đội của mình thành các nhóm nhỏ, cùng chơi một vài trò chơi vận động hoặc suy luận nho nhỏ trong buổi họp cũng chính là cách tăng “chất kết dính” giữa mọi người với nhau.
 

Công nghệ có thể giúp giảm gánh nặng của buổi họp và giúp xây dựng văn hóa

 

Thấu hiểu những trở ngại và khó khăn của doanh nghiệp trước những buổi họp rườm rà, tốn thời gian, phức tạp bởi những thủ tục không cần thiết, Phần mềm quản trị tài nguyên nội bộ Base Booking được tạo ra để hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Cụ thể, với sự trợ giúp của Base Booking

 

  • Nội dung của buổi họp sẽ được gửi tới từng thành viên tham gia, giúp mọi người có cái nhìn tổng quan và phác thảo các ý tưởng sẵn có cho buổi họp, tiết kiệm thời gian của tất cả các thành viên.
     

  • Phòng họp được yêu cầu book trong một khoảng thời gian nhất định nên nội dung cuộc họp sẽ phải chuẩn bị trước và tối ưu.
     

  • Tính năng thảo luận giúp tổng kết các ý chính của buổi họp, vừa là một dạng báo cáo (report) vừa giúp tăng tương tác giữa các thành viên khi họ muốn trao đổi với nhau.

 

Phần mềm Base Booking hỗ trợ việc tự động hóa các tác vụ trước và sau buổi họp


Tổng kết 
 

Muốn tạo ra và thúc đẩy một văn hóa doanh nghiệp đậm bản sắc, người làm lãnh đạo cần chú ý đến những hoạt động nội bộ trước tiên, điển hình là những cuộc họp. Những thay đổi nhỏ có thể đem lại những ảnh hưởng bất ngờ đến toàn bộ máy, vậy nên, hãy thiết lập cho doanh nghiệp của mình trước tiên một “văn hóa họp” tinh giản, hiệu quả.

 

Để tìm hiểu về cách thức xây dựng văn hóa doanh nghiệp, hãy sở hữu ngay TẠI ĐÂY cuốn ebook "Toàn tập Văn hóa doanh nghiệp" với lý thuyết và các Case Study thực tế.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Mẫu công văn: Quy định sử dụng internet trong doanh nghiệp (dùng được ngay)

Nhằm tạo ra một môi trường làm việc văn minh và tin cậy, đã đến lúc bạn sử dụng bản mẫu này để ban hành quy định sử dụng internet cho nhân viên trong doanh nghiệp!

Quy trình 3 bước: Làm thế nào để đưa giá trị cốt lõi vào thực tế doanh nghiệp?

“Ồ, công ty kia phát ngôn thì hay lắm, nhưng thực ra nói một đằng làm một nẻo!” Nếu bạn không muốn đó là cái nhìn của mọi người - khách hàng, đối tác và cả nhân viên - về doanh nghiệp của bạn, hãy nghiêm túc suy nghĩ về cách biến các giá trị cốt lõi trên giấy thành các chính sách, hành động thực tế nhất có thể.

Văn phòng cho nhân viên làm việc từ xa: 5 xu hướng doanh nghiệp không thể bỏ qua

Không chỉ là cách các doanh nghiệp hoạt động, đội ngũ nhân viên từ xa còn đang ảnh hưởng không nhỏ đến thiết kế của những văn phòng hiện đại nữa!

Đăng ký nhận bản tin