Một mẫu bảng lương chỉn chu, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không những thể hiện sự minh bạch, hiệu quả mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức. Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra bản mẫu chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày.
Để làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên, công cụ miễn phí hay được sử dụng nhất là Microsoft Excel.
1. Các thành phần thuộc bảng tính lương Excel
File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,… Trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ đi qua từng thành phần cần có để cấu thành nên một bảng lương đầy đủ và bên cạnh sẽ là những chú ý khi làm từng phần.
- Họ và tên: Tên của từng nhân viên cần được đưa vào bảng để kiểm soát và quản lý. Bạn có thể kèm theo chức vụ, cách liên lạc (email, số điện thoại,…) nếu cần thiết.
- Lương chính: Đây là cách gọi khác của lương cơ bản. Lương này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản khác. Bạn hãy đưa mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động vào mục này nhằm đảm bảo tính pháp lí. Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng năm 2020 đã tăng lên so với năm trước nên các doanh nghiệp cần cẩn thận cập nhật các thông tin này. Cụ thể:
– Vùng I: 4.420.000 đồng/tháng (tăng 240.000 đồng so với quy định tại Nghị định 157)
– Vùng II: 3.920.000 đồng/tháng (tăng 210.000 đồng/tháng)
– Vùng III: 3.430.000 đồng/tháng (tăng 180.000 đồng/tháng)
– Vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng (tăng 150.000 đồng/tháng)
- Phụ cấp: Các loại phụ cấp bao gồm 2 loại chính, đó là các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm và các phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm. Các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm bao gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hay phụ cấp khu vực, thâm niên. Các phụ cấp không cần đóng bảo hiểm bao gồm tiền ăn, tiền điện thoại, hỗ trợ xăng xe, nhà ở. Xem thêm Mẫu quy chế lương thưởng, phụ cấp và xử phạt dùng trong doanh nghiệp (mới cập nhật).
- Thu nhập danh nghĩa: Thụ nhập danh nghĩa chính là khoản tiền trên lý thuyết mà người lao động được hưởng khi cộng các chỉ số lương cơ bản và phụ cấp khác nhau.
- Số ngày công thực tế: Đây là chỉ số nhằm xác định thời gian thực mà người lao động làm việc và được hưởng lương theo những ngày lao động đó.
- Tổng lương thực tế: Lương thực tế hay còn hiểu cách khác đó là lương thực chưa kèm phát sinh mà nhân viên được nhận. Đây là số tiền đúng mà người nhân viên sẽ được trao tận tay nếu không có bất kỳ phát sinh gì (trích bảo hiểm, tạm ứng, …). Có 2 cách để tính lương thực tế:
– Cách 1: Tính theo số ngày công của từng tháng:
Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/Số ngày công trong tháng) X Số ngày công thực tế
– Cách 2: Tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:
Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 24:
Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/24) X Số ngày công thực tế
Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 26:
Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/26) X Số ngày công thực tế
Cách thứ 2 đôi khi không chính xác bởi có những tháng ít / nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra thiệt thòi hoặc một món hời cho nhân viên. Ví như tháng 2 có 28 ngày thì khả năng số ngày công không tới 24 nên khi chia cho 24, số tiền đáng nhẽ mà nhân viên được nhận sẽ bị chia nhỏ. Bên cạnh đó, có những tháng 31 ngày, nhân viên sẽ tự động nghỉ phép vì họ đã làm đủ công trong tháng.
- Lương để đóng bảo hiểm: Phần này doanh nghiệp sẽ chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của nhân viên. Phần này sẽ giúp việc quản lý đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn, dễ dàng hơn và minh bạch.
- Thuế TNCN: Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty có thời hạn từ 3 tháng trở lên. Xem thêm thông tin về Thuế TNCN.
- Thực lĩnh: Đây là phần lương chính thức sẽ được trao tới tay người lao động trong kỳ nhận lương của họ. Thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng (nếu có).
Vậy là chúng ta đã đi qua các thành phần của một mẫu bảng lương đúng chuẩn. Hãy cùng xem qua một mẫu bảng lương sẽ được trình bày như thế nào nhé!
2. Bảng tính lương Excel mới nhất dành cho mọi doanh nghiệp (có thể tải về)
| >> Xem và tải về file file tính lương bằng Excel mới nhất TẠI ĐÂY << |
3. Có giải pháp nào tốt hơn Excel để làm bảng lương cho nhân viên hay không?
File bảng lương Excel rất mất thời gian để làm, nhưng lại tiềm ẩn nhiều mối nguy cơ cho doanh nghiệp!
Nhìn lại phần hướng dẫn và mẫu bảng lương cho nhân viên ở trên, chắc hẳn bạn đã tưởng tượng ra danh sách những file Excel cần thiết để tổng hợp được một bảng lương hoàn chỉnh. Con số này có thể lên tới hàng chục file:
- File chấm công
- File danh sách nhân sự và mức lương doanh nghiệp trả cho họ
- File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp
- File tính các loại tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương
- File theo dõi ngày phép
- File theo dõi các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ,…
- File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc
- File tính bảo hiểm
- File tính thuế TNCN
- File theo dõi biến động lương (tăng, giảm)
- File theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương
- File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc
- …
Bởi vì phải tổng hợp tất cả dữ liệu từ tất cả các file Excel này, một chuyên viên C&B có thể mất tới 3 ngày để làm xong bảng lương cho 60 nhân sự. Chưa hết, vì các thao tác đều là thủ công nên sai sót thường xuyên xảy ra, lại mất thêm 1-2 ngày nữa để tra soát và chỉnh sửa lại. Thật mất thời gian và công sức!
Thêm vào đó, làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các mối nguy cơ khác như sau:
- Không đảm bảo bảo mật
- Khả năng tích hợp kém
- Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định
- Khó hiểu với tất cả những người khác ngoại trừ chủ sở hữu, không thể để lại “thừa kế” cho người sau
- Không thể mở rộng khi công ty gia tăng quy mô
Thời đại 4.0, khi công nghệ đã phát triển đến mức có thể dùng trí tuệ nhân tạo để nhận diện khuôn mặt con người, thì tại sao doanh nghiệp vẫn giữ thói quen dùng Excel mà không đơn giản hoá mọi thứ bằng một phần mềm tính lương tự động?
Các doanh nghiệp Việt hãy tham khảo Base Payroll – Phần mềm có khả năng tổng hợp dữ liệu, tính toán và tạo bảng lương tự động!
Để tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận C&B, đồng thời giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và đầu tư nguồn lực cho những nhiệm vụ quan trọng, Base.vn – một đơn vị cung cấp nền tảng quản trị cho hơn 5000 doanh nghiệp Việt đã cho ra mắt sản phẩm Base Payroll – phần mềm tính lương và tạo bảng lương tự động.
Bộ phần mềm Base HRM+ bao gồm Base Checkin, Base Payroll với tính năng chấm công, tính lương tự động
Với phần mềm này, dữ liệu được tự động tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau, lại được hoàn toàn tính toán tự động. Thời gian làm bảng lương hoàn toàn có thể rút xuống chỉ còn trong một ngày, thậm chí là một buổi! Không có hoặc rất ít sai sót xảy ra, cả phía nhân viên, bộ phận C&B và doanh nghiệp đều đỡ cực hơn trước.
Giao diện bảng lương được tạo tự động trên phần mềm Base Payroll
Bộ tính năng của phần mềm Base Payroll có thể được tóm tắt như sau:
- Xây dựng công thức và tự động tính toán các trường thông tin trong bảng lương
- Tạo thông tin chu kỳ tính lương và chu kỳ thanh toán tự động (có hỗ trợ bảng lương phụ)
- Khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác, tự động kết nối và đồng bộ dữ liệu thông tin từ các nguồn khác: thông tin của từng nhân viên; bảng công cuối cùng (đã bao gồm các ngày nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ không lương, phạt đi muộn),…
- Hỗ trợ gửi lên cấp trên để duyệt phiếu lương, sau đó tự động gửi bảng lương về email cho từng nhân viên
- Hỗ trợ điều chỉnh bảng lương thủ công
Đặc biệt hơn, Base Payroll có khả năng tự động tạo các báo cáo chuyên sâu từ dữ liệu hệ thống. Đó có thể là tổng số tiền lương doanh nghiệp đã trả cho nhân viên trong tháng, tổng số thuế và bảo hiểm đã nộp, tương quan con số giữa các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, tính bình quân đầu người,… Phần mềm còn có thể so sánh chi phí trả lương với doanh thu của doanh nghiệp để tính ra các chỉ số lợi nhuận.
Giao diện báo các tự động các chỉ số liên quan tới bảng lương của phần mềm Base Payroll
Kết luận
Mọi doanh nghiệp đều cần sở hữu cho mình một mẫu bảng lương đúng chuẩn bởi không những điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là cách minh bạch nhất trong ghi chép để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, phù hợp với luật pháp.
Hy vọng mẫu bảng lương bằng Excel sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích liên quan tới tạo bảng lương và tính lương trong doanh nghiệp. Và với phần mềm tính lương tự động Base Payroll, hy vọng doanh nghiệp có thể tập trung vào việc điều hành, phát triển con người và tăng trưởng kinh doanh, thay vì phải loay hoay trong quá trình trả lương mỗi tháng.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để TÌM HIỂU THÊM và tham gia DEMO TRẢI NGHIỆM Phần mềm lưu trữ, tính toán và tạo bảng lương tự động Base Payroll, hãy đăng ký ngay tại đây.
