Để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và lấy đó làm cơ sở tính lương cho người lao động, nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu bảng chấm công bằng Excel. Hình thức chấm công này giúp bộ phận HR có thể quản lý toàn ngày đi làm, ngày nghỉ phép,… của toàn bộ nhân viên theo từng tháng, từng phòng ban khác nhau. Cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết về cách tạo bảng chấm công và một số mẫu trên Excel trong bài viết sau đây.
1. Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công (tiếng Anh là Timesheet) là căn cứ quan trọng để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo dõi ngày công làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của nhân viên. Qua đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá được mức độ chuyên cần, sự tích cực, chăm chỉ của nhân viên và lấy đó làm căn cứ để chi trả lương tháng.
Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp không chú trọng vào việc chấm công. Tuy nhiên nếu muốn công ty phát triển lâu dài và ổn định thì việc chấm công là rất quan trọng. Đặc biệt, khi công ty có số lượng nhân sự đông thì việc theo dõi thời gian đi làm và chấm công đầy đủ cho nhân viên là rất cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và công bằng.
Hiện nay, bảng chấm công Excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng bởi nó dễ thao tác, có đủ tính năng cần thiết. Bộ phận HR có thể dễ dàng theo dõi được thời gian làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận một cách rõ ràng, hạn chế tối đa tình trạng sai sót và gian lận.
2. Cách tạo bảng chấm công Excel đơn giản
Để tạo được một bảng chấm công Excel chuyên nghiệp, sử dụng được lâu dài, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện sau đây:
Bước 1: Xác định mô hình bảng chấm công
Trước khi tạo một bảng chấm công, người lập bảng cần xác định nội dung của bảng như thế nào, cần có những mục nào và nên thiết kế như thế nào.
Ví dụ với một bảng chấm công thông thường thì sẽ có những nội dung như:
- 1 file chấm công 13 sheet, 1 sheet liệt kê danh sách nhân viên trong công ty, 12 sheet còn lại chính là 12 tháng làm việc trong năm.
- Ký hiệu chấm công của từng nhân viên, ký hiệu về những ngày nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ nửa ngày….
- Bảng chấm công có đầy đủ thứ, ngày, tháng, các ngày cuối tuần sẽ được đánh dấu để nổi bật hơn.
- Công của nhân viên được chốt vào cuối tháng hoặc tùy theo cách tính của mỗi công ty.
Bước 2: Tạo bố cục các sheet
Cách thực hiện như sau:
- Tạo hai sheet gồm 1 sheet “Danh sách nhân viên” và 1 sheet “Tháng 1“.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A để copy toàn bộ nội dung của sheet Tháng 1 sau đó nhấn Ctrl+C.
- Thêm các sheet mới và nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để sao chép toàn bộ nội dung cho các tháng từ Tháng 2 – Tháng 12.
- Nên làm nội dung cho sheet “Tháng 1” chỉn chu, chuyên nghiệp để tránh chỉnh sửa quá nhiều lần.
Bước 3: Tạo danh sách nhân viên
Để tạo danh sách nhân viên trong công ty, doanh nghiệp cần các cột thông tin như: Số thứ tự, Mã nhân viên, Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, Số CCCD, Ngày ký hợp đồng chính thức….
Khi tạo sheet này bộ phận HR cần lưu ý như sau:
- Nên nhập nội dung bắt đầu từ cột B và dòng thứ 4 trong sheet để dễ dàng liên kết với các sheet khác trong file Excel.
- Với cột ngày tháng năm sinh, hãy định dạng bằng cách: Bôi đen cả cột, chọn Format Cell và ấn Custom, chọn định dạng “dd-mm-yyyy“.
Bước 4: Tạo sheet Tháng 1
Ở sheet này, HR có thể tạo sườn trước rồi thiết lập các mục nhỏ cho bảng chấm công của mình. Những nội dung cần có trong sheet này gồm:
- Tên sheet nằm trong khoảng B3 – E3.
- Tháng năm chấm công ở khoảng B4 – E4.
- Bộ phận ở ô B5.
- Định mức ngày chấm công ở ô B6 – E6.
Lưu ý: Phần này sẽ không bắt buộc theo hướng dẫn như trên, HR có thể thay đổi vị trí tùy theo đặc thù của doanh nghiệp.
Sau khi tạo được các cột với nội dung tương đương, bạn tùy chỉnh độ rộng từng cột, từng hàng sao cho phù hợp và trực quan. Cách điều chỉnh là trỏ chuột ở giữa thanh ngăn cách các cột, hàng ở trong bảng.
Bước 5: Tạo ngày tháng trong bảng chấm công
Đây là bước quan trọng, cách thực hiện cũng khá phức tạp khi làm bảng chấm công Excel nên HR cần hết sức chú ý làm theo hướng dẫn sau đây:
Đầu tiên, ở ô B4, nhập chữ Tháng, ô D4 nhập 1, ô E4 nhập chữ “Năm” và ô F4 nhập Năm.
Thứ 2, tại ô E9 nhập hàm =Date(F4,D4,1) và nhấn chuột phải chọn Format Cell, chọn Custom rồi nhập dd vào ô Type.
Thứ 3, tại ô F9 gõ hàm =E9+1 và ấn Enter, bôi đen ô F9 đến AI9 rồi chọn tiếp Ctrl+R.
Thứ 4, ở ô E10 chọn hàm =IF((WEEKDAY(E9)=1,”CN”,WEEKDAY(E9)) rồi Enter. Tiếp theo hãy bôi đen từ ô E10 đến AI10, chuột phải chọn Format Cell và chọn tiếp Custom. Ở ô Type gõ TGeneral rồi chọn Ok.
Cuối cùng, bôi đen toàn bộ từ E10:E30 đến AI10:AI30, chọn tiếp Conditional Formatting và chọn New Rule. Trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ New Formatting Rule, hãy chọn Use a Formula to Determine Which Cells to Format và nhập =IF(E$9=”CN”,1,0) rồi chọn Format. Cuối cùng, đổ màu đỏ cho nền vào ô và nhấn OK để chủ nhật sẽ có màu nền khác.
Bước 6: Đặt ký hiệu cho bảng chấm công
Ký hiệu công phải khác nhau và có sự đồng nhất giữa các tháng trong năm. Trước tiên HR hãy lập một mục nhỏ dưới bảng tính và viết tên ký hiệu của chúng ra, sau đó bạn nhập từng loại công vào các ô trong mục rồi quy theo trong bảng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo một số ký hiệu được dùng trong bảng chấm công Excel như:
- Đủ công, đi làm đúng giờ, ký hiệu là X.
- Đi làm nửa ngày, nghỉ nửa ngày không phép ký hiệu là V.
- Nghỉ làm nửa ngày có phép, đi làm nửa ngày ký hiệu P/2.
- Nghỉ làm cả ngày có phép ký hiệu là P.
- Nghỉ cả ngày không lương ký hiệu là K.
- Nghỉ ốm có giấy hưởng bảo hiểm xã hội ký hiệu là O.
Bước 7: Đặt hàm công thức
Người lập bảng sẽ nhập hàm tính theo từng loại công để theo dõi được số buổi mà nhân viên đi làm đầy đủ, nghỉ phép, nghỉ ốm, cụ thể:
- Tại cột AI11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G34).
- Tại cột AK11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G35).
- Tại cột AL11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G36).
- Tại cột AM11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G37).
- Tại cột AN11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G38).
(Lưu ý: Hàm có thể thay đổi nếu bạn đặt các ô, cột khác đi).
Khi nhập đủ hàm vào dòng 11, kéo chuột từ dòng 11 đến hết bảng để tự động tính cho những dòng khác. Ngoài ra, HR cũng có thể sao chép sheet chấm công này cho những tháng còn lại trong năm.
3. Tải miễn phí: 10 mẫu bảng chấm công Excel mới nhất 2024
3.1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày
Mẫu bảng chấm công hàng ngày trên Excel khá phổ biến hiện nay. Với cách này, doanh nghiệp sẽ theo dõi được thời gian nhân viên bắt đầu và kết thúc công việc, cập nhật chính xác tổng thời gian làm việc của người lao động. Bên cạnh đó, mẫu chấm công hàng ngày giúp quản lý theo dõi thời công việc của cấp dưới dễ dàng, từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG EXCEL HÀNG NGÀY TẠI ĐÂY
3.2. Mẫu bảng chấm công theo ca sáng chiều trên Excel
Mẫu chấm công này sẽ được dùng nhiều tại các doanh nghiệp sản xuất có người lao động đi làm theo ca sáng, chiều. Doanh nghiệp sẽ theo dõi được thông tin về nhân sự làm việc theo ca nào, số giờ tăng ca, công chính thức, công làm thêm…. Cuối tháng, quản lý cũng như HR sẽ dễ dàng tính toán tổng thời gian làm việc, phụ cấp ca đêm và các phúc lợi khác cho người lao động.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG CA SÁNG CHIỀU TẠI ĐÂY
3.3. Mẫu bảng chấm công theo giờ
Bảng chấm công theo giờ giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên chặt chẽ, minh bạch và được khá nhiều công ty sử dụng. Với mẫu này, doanh nghiệp sẽ biết được thời gian ra vào của nhân viên, từ đó đánh giá được chính xác mức độ chuyên cần của mỗi nhân sự và có những biện pháp để nâng cao khả năng chấp hành nội quy công ty.
Bảng chấm công theo giờ trên Excel còn thể hiện các thông tin như thời gian đi muộn, thời gian làm thêm, thời gian ra ngoài… giúp bộ phận HR có thể tính toán lương thưởng dễ dàng và minh bạch.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THEO GIỜ TẠI ĐÂY
3.4. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ đơn giản
Luật Lao động có quy định về thời gian làm thêm giờ của người lao động cũng như phần chi phí phải trả cho người lao động khi họ làm thêm giờ vào ngày thường, ngày cuối tuần, ngày lễ… Vậy nên doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết để có cơ sở tính toán, làm lương chuẩn nhất, đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ TẠI ĐÂY
3.5. Mẫu bảng chấm công theo tuần
Bảng chấm công theo tuần thường ít được sử dụng hiện nay. Nhưng nó sẽ phù hợp nếu doanh nghiệp của bạn cần báo cáo công việc định kỳ theo từng tuần hoặc tính toán lương theo tuần. Khi dùng mẫu chấm công này, bộ phận HR hãy lưu ý đến ngày bắt đầu và ngày kết thúc của tuần để tránh sai sót về ngày công.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG THEO TUẦN TẠI ĐÂY
3.6. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200
Theo quy định của Thông tư 200, bảng chấm công cần có thông tin về ngạch bậc lương, chức vụ, cấp bậc và được áp dụng cho mọi lĩnh vực hoạt động. Bảng chấm công sẽ theo dõi chi tiết số giờ làm việc theo từng hạng mục như: Công hưởng bảo hiểm, công thời gian, công theo sản phẩm…. Qua đó doanh nghiệp có thể trả lương chính xác, minh bạch cho người lao động, đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG THEO THÔNG TƯ 200 TẠI ĐÂY
3.7. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133/2016/TT-BTC được thiết kế để theo dõi, quản lý thời gian, công việc theo từng cấp bậc nhân viên. So với mẫu của Thông tư 200, mẫu này có thể áp dụng được cho cả doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa. Mẫu bảng chấm công Thông tư 133 tuy đơn giản nhưng vẫn đảm bảo sự minh bạch trong quả lý thời gian làm việc của cán bộ, nhân viên.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG THEO THÔNG TƯ 133 TẠI ĐÂY
3.8. Mẫu bảng chấm công cho doanh nghiệp sản xuất
Các doanh nghiệp sản xuất thường có phân chia ca làm việc nên bảng chấm công cũng có nhiều thay đổi so với bình thường. Bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây với thông tin về ca làm, thời gian làm việc, giờ tăng ca, công làm thêm, công chính thức….
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG EXCEL CHO SẢN XUẤT TẠI ĐÂY
3.9. Mẫu bảng chấm công cho giáo viên
Nếu doanh nghiệp cần theo dõi thời gian làm việc cho giáo viên theo thời gian ra vào, thì có thể tham khảo mẫu chi tiết dưới đây.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG CHO GIÁO VIÊN TẠI ĐÂY
3.10. Mẫu bảng chấm công bằng tiếng Anh
Doanh nghiệp sẽ có nhân sự là người nước ngoài hoặc các doanh nghiệp quốc tế hoạt động ở Việt Nam có thể sử dụng mẫu chấm công Excel bằng tiếng Anh để tiện cho nhân viên theo dõi, đảm bảo tính chính xác và khoa học.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG TIẾNG ANH TẠI ĐÂY
TẢI TRỌN BỘ 10 BẢNG CHẤM CÔNG BẰNG EXCEL TẠI ĐÂY
4. “Chấm công thời 4.0”: Bộ ba phần mềm giúp tính toán và tạo bảng chấm công tự động
4.1. Cách chấm công nhân viên bằng bảng Excel ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm!
Có lẽ hơn ai hết, bạn hiểu rất rõ rằng để áp vào tính lương luôn cho nhân viên, một file chấm công Excel đơn giản như thế này là không đủ. Đâu thể chỉ đếm số công và nhân lên là được. Sẽ phải có hàng chục loại dữ liệu khác mà bạn cần phải biết:
- Tháng này có bao gồm ngày nghỉ lễ, tết nào không?
- Ngày nào là nhân viên xin cắt phép, ngày nào là xin nghỉ không lương?
- Liệu nhân viên đó có còn đủ ngày phép để trừ hay không?
- Ngày nào là nhân viên đi công tác thực sự (có xét duyệt của sếp)?
- Nhân viên đó có việc đột xuất nên xin về sớm 15 phút, sếp đã duyệt, có tính đủ ngày công hay không?
- Công ty quy định đi muộn dưới 30 phút thì phạt 50.000đ, từ 30 đến 60 phút thì phạt nửa công sáng, thực sự phải ngồi đếm phút của từng người hay sao?
Tất nhiên những thông tin trên đều có thể được quản lý qua Excel, nhưng là ở trên nhiều file riêng biệt. Khi một chuyên viên C&B tiến hành tổng hợp dữ liệu, họ sẽ phải lần lượt tra cứu và nhập liệu trên hàng chục file thông tin như thế!
Rõ ràng là rất tốn thời gian, công sức mà vẫn thường xuyên xảy ra nhầm lẫn. Ngay cả khi những mẫu Excel đã được thiết kế rất chi tiết thì việc xử lý dữ liệu thủ công bằng tay vẫn luôn tiềm ẩn nguy cơ sai lệch, thậm chí là gặp phải sự can thiệp trái phép từ những đối tượng ngoài!
>>> Thấu hiểu nỗi lòng của chuyên viên C&B và các nhà quản lý doanh nghiệp, Base.vn đã phát triển một giải pháp gần như triệt để.
4.2. Bộ 3 phần mềm để quản lý thời gian làm việc và chấm công nhân viên
Công nghệ 4.0 này có khả năng tự động tổng hợp tất cả dữ liệu cần thiết để tạo thành một bảng chấm công hoàn chỉnh với độ chính xác cực kỳ cao. Thời gian làm bảng công của bạn hoàn toàn có thể giảm từ 3 ngày xuống chỉ còn 1 buổi, và quan trọng nhất là không phải đau đầu xử lý các nhầm lẫn phát sinh.
Base Checkin là phần mềm quản lý dữ liệu chấm công của nhân viên:
Base Checkin có khả năng để tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu chấm công từ tất cả các thiết bị của doanh nghiệp: máy chấm vân tay, máy quẹt thẻ từ, ứng dụng nhận diện khuôn mặt,… hoặc từ file Excel được tải lên; sau đó tự động hiển thị đâu là thời gian chấm công sớm nhất (giờ check-in) và muộn nhất (giờ check-out). Ứng dụng này cũng hỗ trợ nhân viên chấm công trực tuyến qua thiết bị di động.
Nhờ vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lưu trữ dữ liệu chấm công tự động, hạn chế sai sót hoặc mất dữ liệu. Nhà quản lý dễ dàng tra soát và nắm bắt tình hình đi làm của đội ngũ, và nhân viên có thể theo dõi bảng công của mình mỗi ngày, vì dữ liệu luôn được cập nhật tức thời (real-time). Tất cả các bên đều nhanh chóng phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.
Base Timeoff là phần mềm để quản lý các yêu cầu nghỉ phép:
Chính sách nghỉ phép là một trong những nguyên nhân gây ra nhiều rắc rối nhất cho việc chấm công – tính lương. Hàng tháng, bộ phận C&B thường mất nhiều thời gian để tổng hợp hoặc kiểm tra xem mỗi nhân viên còn bao nhiêu ngày phép, quản lý đã duyệt cho nghỉ hay chưa, nhân sự có hay không nghỉ quá số ngày quy định.
Sau khi thiết lập các loại đề xuất (nghỉ phép, làm việc từ xa, đi công tác…), phần mềm Base Timeoff sẽ tự động kiểm tra số ngày phép còn lại của nhân viên, tự động khoá quyền yêu cầu nghỉ phép khi số ngày nghỉ không còn đủ, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra, đối chiếu cho bộ phận C&B. Mọi dữ liệu này đều có thể được xuất ra đầy đủ dưới dạng file Excel, hoặc được kết nối tự động sang phần mềm Base Timesheet để tính toán bảng công cuối cùng.
Base Timesheet là phần mềm tạo bảng công tự động:
Có thể nói 90% gánh nặng của bộ phận C&B sẽ được giải quyết bằng Base Timesheet. Bởi lẽ, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu từ phần mềm chấm công (Base Checkin), phần mềm quản lý ngày nghỉ phép (Base Timeoff) và kết hợp với các quy định nghỉ lễ, nghỉ chế độ,… để cho ra bảng công hoàn chỉnh.
Đặc biệt, bộ phận C&B có thể tự định nghĩa các công thức tính công linh hoạt ngay trên Base Timesheet. Vì vậy, bảng công có thể được tính với những nhu cầu rất đặc thù của mỗi doanh nghiệp, không đơn giản chỉ là đếm số công mà còn tự động hiển thị ngày đi muộn, số tiền phạt đi muộn, mất một phần công,… Bảng công cuối cùng có đầy đủ thông tin trên một giao diện, hiển thị màu sắc và ký hiệu rất trực quan, dễ hiểu.
Không dừng lại ở đó, bộ ba này còn có khả năng tích hợp hoàn hảo với các phần mềm khác trong Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+ của Base.vn. Lấy ví dụ, dữ liệu chấm công được đồng bộ với danh sách nhân viên và mã chấm công, hay bảng chấm công được tích hợp với phần mềm tính lương tự động,…
“Với bộ ba sản phẩm mới này, Base tin rằng việc chấm công tính lương cho nhân viên sẽ trở thành một công việc nhẹ nhàng và đơn giản cho mọi doanh nghiệp.”
5. Tạm kết
Bảng chấm công là công cụ quan trọng cho bộ phận HR để có thể tính toán lương thưởng chính xác và minh bạch cho người lao động trong công ty. Hy vọng qua những nội dung trong bài viết trên đây Base.vn, doanh nghiệp đã biết cách tạo bảng chấm công trên Excel và tham khảo được các công cụ hỗ trợ tạo bảng chấm công tự động, qua đó tối ưu được quy trình chấm công, tính lương cho nhân viên.
