Trong mỗi doanh nghiệp nói chung và bộ phận nhân sự nói riêng đều có chung một câu hỏi: Làm thế nào để trả lương cho nhân viên một cách chính xác nhất? Tức là phải đảm bảo công bằng cho cả hai bên: nhân viên nhận về số tiền xứng đáng với đóng góp cho công ty, công ty giữ chân được người tài và không phải lãng phí tiền cho những người không có năng lực.
Đáp án cho câu hỏi trên chính là một hệ thống lương được không chỉ cố định ở một con số, mà được chi phối bởi nhiều yếu tố khác như năng lực, thành tích… Hệ thống lương này dẫn tới kết quả doanh nghiệp có thể chi trả số tiền rất khác nhau cho mỗi người, phụ thuộc vào thực lực của chính các nhân viên đó.
Trên thế giới có ngày càng nhiều phương pháp tính lương dựa trên cơ sở như vậy. Trong đó, hệ thống lương 3P được phát triển hoàn thiện và áp dụng rộng rãi nhất. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách triển khai hệ thống lương 3P chính xác và hiệu quả.
1. Hệ thống lương 3P là gì?
Hệ thống lương 3P là phương pháp tính tiền lương dựa theo 3 yếu tố cơ bản:
- P1 (Pay for Position): Trả lương cho vị trí công việc
- P2 (Pay for Person): Trả lương cho năng lực của người giữ vị trí công việc
- P3 (Pay for Performance): Trả lương cho kết quả đạt được của người giữ vị trí công việc
Sự kết hợp 3 yếu tố trên giúp doanh nghiệp trả lương cho nhân viên đúng với khả năng và giá trị họ mang lại, giảm thiểu tính phiến diện và quan liêu như cách tính lương truyền thống ở nhiều cơ quan, tổ chức.
P1 – Pay for Position
Pay for position (hay còn gọi là job-based pay): Trả lương cho vị trí công việc, nghĩa là doanh nghiệp bỏ ra số tiền cố định để trả cho một vị trí chức năng cụ thể. Thường được gọi với thuật ngữ phổ biến hơn là “lương cứng”, vì dù trong hoàn cảnh nào thì người lao động vẫn nhận được khoản lương đó.
Ví dụ: vị trí Chuyên viên tư vấn tại doanh nghiệp A có mức lương dao động từ 7.000.000-15.000.000 VND/ tháng. Đây là khoản lương P1 cố định doanh nghiệp chi trả cho vị trí này và sẽ không chạy ra ngoài khoảng giá trị trên cho dù người đảm nhận là ai và có năng lực thế nào.
P2 – Pay for Person
P2 – Pay for Person (hay còn gọi là person-based pay): Trả lương theo năng lực của người đảm nhận công việc, tức là việc dùng kết quả đánh giá năng lực nhân sự để định ra số tiền tương xứng với năng lực đó. Khoản lương này thường được xác định khi (1) thoả thuận lương trong buổi phỏng vấn xin việc và (2) sau mỗi kỳ đánh giá hiệu suất nhân viên.
Vẫn với ví dụ trên, vị trí Chuyên viên tư vấn tại doanh nghiệp A có mức lương dao động từ 7.000.000-15.000.000 VND/ tháng. Giả sử cùng ứng tuyển vị trí này, nhưng một ứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ được đề nghị bắt đầu ở mức lương khởi điểm 7.000.000 VND. Ứng viên còn lại thể hiện khả năng nổi trội hơn, có kinh nghiệm từng làm trong lĩnh vực liên quan sẽ có khả năng thoả thuận được mức lương cao hơn. Đồng thời, trong quá trình làm việc, nhân viên càng tích luỹ kiến thức, nâng cao năng lực thì mức lương sẽ được tăng dần. Đây là cách doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương P2.
P3 – Pay for Performance
P3 – Pay for Performance (hay còn gọi là performance-based pay): Trả lương theo thành tích là cách doanh nghiệp thưởng bằng tài chính cho nhân viên khi hiệu suất làm việc của họ ở mức tốt, đáp ứng được các chỉ tiêu đặt ra và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Có nhiều cách để gọi tên việc trả lương theo thành tích, như là: commission (hoa hồng), lương hiệu quả, thưởng KPI,… Thậm chí nó có thể ở dạng kế hoạch khen thưởng dài hạn cho nhân viên như: trao cổ phiếu, thưởng nóng hoặc để gộp tới cuối quý…
Ví dụ: Vị trí Chuyên viên tư vấn tại doanh nghiệp A có cơ chế thưởng 14% trên tổng giá trị hợp đồng. Vậy nếu một chuyên viên đem về 100 triệu doanh thu, anh ta sẽ được thưởng 14 triệu. Đây chính là khoản lương P3 theo chính sách của công ty.
2. Hệ thống lương 3P phát huy hiệu quả trong doanh nghiệp như thế nào?
Như đã nói ở trên, hệ thống lương 3P khắc phục được các nhược điểm của phương thức trả lương truyền thống mà nhiều doanh nghiệp vẫn đang áp dụng như quá chú trọng vào bằng cấp, mặc định cấp quản lý sẽ được chi trả nhiều còn nhân viên có mức lương thấp, nhân viên mới không nhận được chế độ đãi ngộ tốt…
Hệ thống lương 3P giống như một giải pháp win-win, mang lại lợi ích cho cả phía doanh nghiệp và nhân viên.
Về phía doanh nghiệp
Hệ thống lương 3P tạo ra một môi trường trọng dụng nhân tài và có chế độ đãi ngộ tương xứng với năng lực và thành tích của nhân viên.
Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong EVP doanh nghiệp. Yếu tố này không chỉ giúp giữ chân người tài, tạo sự gắn bó lâu dài giữa doanh nghiệp với nhân viên mà còn là điểm sáng thu hút các ứng viên trong tuyển dụng bằng cách đánh trúng tâm lý ban đầu của họ – một chính sách lương hấp dẫn.
Tính minh bạch và công bằng trong doanh nghiệp được cải thiện dựa vào triển khai hệ thống 3P khi tính lương. Thay vì phải trả lời rất nhiều câu hỏi từ phía nhân viên như tại sao lại có sự chênh lệch giữa lương của hai người, thành tích này có giá trị gì không, làm thế nào để được khen thưởng,… thì doanh nghiệp chỉ cần công khai hệ thống tính lương 3P trong nội bộ. Mọi thắc mắc đều được giải đáp khi nhìn vào các yếu tố trong hệ thống này.
Nhờ việc trả lương theo thực lực cá nhân, doanh nghiệp cũng khai thác được năng lực của nhân viên. Nếu như trước kia, nhân viên thường có suy nghĩ chỉ cần đảm bảo khả năng hoàn thành đầy đủ việc được giao, thì với chính sách trả lương nhiều hơn cho người giỏi và người làm việc hiệu quả, tự khắc nhân viên sẽ có mục tiêu và động lực phấn đấu trong công việc. Đồng thời, bằng cách đánh giá hiệu năng trên cơ sở thành tích chung, doanh nghiệp đã tạo được sự gắn kết giữa cá nhân với kết quả chung của tập thể, từ đó dễ dàng xây dựng và triển khai chiến lược phát triển chung.
Về quy trình và công thức tính toán lương, quả thực việc tính toán kết hợp giữa 3 yếu tố để cho ra mức lương cuối cùng mất nhiều thời gian và công sức hơn cách thức truyền thống. Tuy nhiên, xét trong chiến lược lâu dài, việc chuẩn hoá một hệ thống lương sẽ tránh được những sai lầm chủ quan trong chi trả lương cho nhân viên, và có sẵn khung sườn để áp dụng khi bạn muốn mở rộng quy mô nhân sự.
Về phía nhân viên
Ngay từ lúc ứng tuyển vào doanh nghiệp, nhân viên đã có thể thấy được chính sách đãi ngộ dành cho mình tốt đến đâu để đưa ra quyết định nhận việc và đảm bảo đúng quyền lợi cho bản thân trong suốt quá trình làm việc.
Bởi năng lực và thành tích có mối quan hệ mật thiết với thu nhập hằng tháng, nên nhân viên có được nhận thức rõ ràng về làm thế nào để được hưởng mức lương cao hơn, từ đó có mục tiêu và động lực phấn đấu để tự trau dồi năng lực bản thân cũng như mang lại những thành tích tốt đẹp cho doanh nghiệp. Tất nhiên họ sẽ nhận được đãi ngộ tốt nếu thực sự bỏ ra nhiều công sức, khác với cách trả lương truyền thống – dù cố gắng đến đâu cũng chỉ luẩn quẩn ở một mức lương cố định.
Nói một cách hàn lâm, hệ thống lương 3P đáp ứng được nhu cầu thể hiện bản thân – một nhu cầu ở mức cao trong tháp Maslow, vốn hay được ứng dụng trong quản trị nhân sự.
3. 4 bước triển khai hệ thống lương 3P cho doanh nghiệp
Bước 1: Xây dựng khung lương theo vị trí – P1
Để tạo dựng hệ thống lương theo vị trí, mọi doanh nghiệp cần thực hiện những nhiệm vụ cơ bản nhất – chuẩn hoá cơ cấu tổ chức và xây dựng bộ định chuẩn chức danh. Cụ thể:
- Cơ cấu tổ chức: nêu rõ mối quan hệ cấp bậc trong tổ chức và sự phân hoá các phòng ban chức năng, thường được cụ thể hóa dưới dạng sơ đồ cây tổ chức.
- Bộ định chuẩn chức danh: nêu rõ chức vụ, mô tả công việc, yêu cầu công việc, mức lương, chế độ đãi ngộ đối với từng vị trí trong tổ chức.
Do P1 là nền tảng quan trọng để xây dựng và phát triển P2 và P3 nên ở bước này, chúng ta cần đặc biệt đầu tư nguồn lực để thực hiện một cách rõ ràng và khoa học. Để có một bộ định chuẩn chức danh chính xác, bạn cần thực hiện khảo sát thị trường và nghiên cứu các đối chuẩn (benchmark) của ngành. Cụ thể, không chỉ khảo sát mặt bằng chung về lương, bạn còn phải xem xét mặt bằng chung về các tiêu chí tuyển dụng. Nếu không làm vậy, bạn có thể đưa ra các tiêu chí quá cao, làm khó cho người tuyển dụng, hoặc đưa ra tiêu chí quá thấp, dẫn đến việc tuyển người thiếu năng lực vào công ty.
Một trong những cách thức để khảo sát thị trường nhanh và không tốn kém là tận dụng thông tin tuyển dụng trên các jobsite. Tính năng khảo sát mức lương trung bình của Vietnamworks có thể sẽ hữu ích cho bạn ở bước này. Ngoài ra, để xác định các bộ năng lực cần thiết cho việc định chuẩn chức danh, bạn có thể tham khảo “Toàn tập từ điển năng lực” với thang đánh giá mức độ chi tiết, áp dụng cho 60+ vị trí nhân sự trong doanh nghiệp tại đây.
Bước 2: Xây dựng hệ thống lương theo năng lực – P2
Như đã giải thích trên, hệ thống lương theo năng lực dựa trên kết quả đánh giá năng lực nhân sự. Để có khung lương P2 chính xác và minh bạch nhất, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng khung năng lực và hệ thống đánh giá năng lực một cách chi tiết. Cụ thể:
- Xây dựng khung năng lực và mức lương tương ứng: làm rõ trong khoảng lương cố định của một vị trí, mỗi mức lương có yêu cầu năng lực và trách nhiệm cụ thể như thế nào
- Xây dựng và ban hành hệ thống đánh giá năng lực: Bao gồm các hướng dẫn, quy định về cách thức thực hiện đánh giá nhân sự trong tổ chức và cơ chế ra quyết định thăng cấp, nâng lương
Hệ thống lương theo năng lực cho vị trí PR Executive dựa trên kinh nghiệm và khả năng thực thi các chiến dịch truyền thông
Có rất nhiều mô hình đánh giá năng lực cho các nhà quản lý tham khảo. Ví dụ như mô hình ASK – mô hình đánh giá năng lực theo chuẩn quốc tế. Theo đó, mức lương pay for person của nhân viên cao hay thấp phụ thuộc vào bản thân họ đạt được những gì trong ba nhóm năng lực Knowledge (Kiến thức), Skill (Kỹ năng) và Attitude (Thái độ).
Bước 3: Xây dựng hệ thống lương theo hiệu quả – P3
Về cơ bản, việc xây dựng hệ thống lương P3 bao gồm:
- Xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
- Phân bổ mục tiêu con và KPI xuống các cấp độ
- Xây dựng công thức tính lương thưởng dựa trên KPI, hiệu quả công việc
- Thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ (thông thường theo tháng/ quý)
Việc đánh giá hiệu suất có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức như: tự đánh giá, đánh giá chéo từ đồng nghiệp, đánh giá trực tiếp từ quản lý hoặc đối tác, khách hàng. Đồng thời, hiệu suất có thể được đánh giá thông qua kết quả làm việc của cá nhân hoặc của phòng ban/ dự án mà cá nhân đó tham gia, hoặc kết hợp cả hai với trọng số phù hợp. Trong nhiều trường hợp khó xác định được hiệu suất cá nhân, việc xem xét thành tích của cả team được coi là biện pháp hữu dụng.
Trả lương theo hiệu quả công việc không phải là một quá trình đơn giản. Nó đòi hỏi sự lên kế hoạch chi tiết và thực thi tích cực của bộ phận Nhân sự, đồng thời cả sự phối hợp của đội ngũ các trưởng bộ phận. Nhưng nếu làm được hệ thống lương Performance hiệu quả, đi sâu vào đời sống tổ chức và thúc đẩy từng cá nhân phát huy tối đa khả năng của mình, thì đây xứng đáng là một niềm tự hào, một lợi thế trong cuộc cạnh tranh nhân tài của doanh nghiệp bạn.
Bước 4: Đưa vào áp dụng và tối ưu hoá bằng phần mềm tự động
Bước cuối cùng là ban hành quy chế lương chính thức, tiến hành đưa hệ thống lương 3P vào áp dụng và thực hiện điều chỉnh tối ưu khi cần thiết. Trong giai đoạn này, nếu doanh nghiệp quản trị thay đổi không tốt sẽ rất dễ gây ra xáo trộn và nhiều ý kiến trái chiều từ phía nhân viên. Đặc biệt, nếu hệ thống lương cơ bản mà doanh nghiệp áp dụng trước đó chưa được chuẩn hoá, có thể bạn cần thực hiện khâu đánh giá lại năng lực và chuẩn hóa lương cho nhân viên.
Để không tác động tiêu cực đến năng suất làm việc hay mức độ hài lòng của nhân viên, cần đảm bảo việc triển khai cơ chế lương mới được chính xác và minh bạch: Chính xác trong quá trình đánh giá hiệu suất và tính lương của bộ phận HR; Minh bạch rõ ràng trong việc truyền đạt chính sách lương thưởng với đội ngũ. Để hỗ trợ thúc đẩy 2 yếu tố này, doanh nghiệp nên thay thế các giải pháp tính lương thủ công trên bảng tính bằng các phần mềm chấm công, tính lương tự động, hiệu quả hơn.
Được xây dựng dựa trên hệ thống lương 3P, phần mềm tính lương Base Payroll sở hữu hàm tính lương phong phú và linh hoạt theo cơ chế của mỗi doanh nghiệp. Không chỉ tính được hệ thống lương cơ bản và chế độ phúc lợi như thuế, bảo hiểm…, Base Payroll còn xử lý được các dữ liệu phức tạp như thưởng hiệu suất, thưởng doanh thu…
Base Payroll có khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác, tự động kết nối và cập nhật dữ liệu từ các nguồn nhằm tối ưu hoá quá trình tính lương
4. Một số câu hỏi thường gặp khi áp dụng trả lương theo phương pháp 3P
- Doanh nghiệp như thế nào thì phù hợp để áp dụng hệ thống lương 3P?
Dù thuộc bất cứ lĩnh vực, quy mô nào, miễn là doanh nghiệp của bạn hướng tới xây dựng môi trường ghi nhận minh bạch, trả lương công bằng, cạnh tranh tích cực, thì hệ thống 3P sẽ là lời giải phù hợp cho bạn. Tuy nhiên, hãy lưu ý khi triển khai 3P hay bất cứ phương pháp quản trị mới nào, bạn luôn cần cân nhắc kỹ bài toán doanh nghiệp, nắm rõ phương pháp và áp dụng linh hoạt theo nhu cầu tổ chức. Nếu cần thiết, chạy thử nghiệm trên một dự án quy mô nhỏ trước cũng là một cách hay để đánh giá mức độ phù hợp của ý tưởng.
- Có cần một nhân sự chuyên môn cao để triển khai hệ thống lương 3P?
Nếu doanh nghiệp của bạn đã có vị trí C&B (nhân sự chịu trách nhiệm về lương và chế độ phúc lợi) hoặc người có năng lực nghiệp vụ tương đương, thì bạn không cần phải lo lắng vì họ sẽ có đủ khả năng triển khai hệ thống 3P một cách hiệu quả. Tuy nhiên như đã nói ở trên, nếu hệ thống lương cơ bản của doanh nghiệp chưa được chuẩn hóa thì bạn sẽ cần thực hiện khâu đánh giá lại năng lực nhân viên. Những bước đầu chuẩn hóa khung lương này sẽ đòi hỏi các trưởng bộ phận chức năng cùng tham gia phối hợp với nhân sự C&B. Sau khi xây dựng được hệ thống ổn định, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai mà không cần một đội ngũ quá lớn đảm nhiệm, đặc biệt khi đã có các phần mềm công nghệ hỗ trợ.
- Đâu là sai lầm phổ biến nhất khi làm hệ thống lương 3P?
Một trong những sai lầm phổ biến nhất thường xảy ra trong quá trình chúng ta xây dựng P1. Hệ thống lương cơ bản P1 tưởng chừng đơn giản và dễ thực hiện nhưng trên thực tế, chúng ta thường có xu hướng xây dựng theo cảm tính và quan sát cá nhân, không có cơ sở dữ liệu xác thực. Trong khi đó, lương P1 đóng vai trò làm nền tảng phát triển cho P2 và P3 và đồng thời là yếu tố đầu tiên ứng viên nhìn vào khi cân nhắc một công việc. Vì vậy lương P1 phải chính xác, hệ thống 3P mới phát huy tối đa hiệu quả.
- Lương P3 sẽ do bộ phận nào chịu trách nhiệm xây dựng?
Như đã chia sẻ trên, lương P3 (lương hiệu quả) sẽ do bộ phận Nhân sự triển khai và các trưởng bộ phận phối hợp đánh giá, đồng thời cũng cần có sự giám sát của phòng Tài chính để đảm bảo phù hợp với quỹ lương công ty. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chưa chuyên môn hóa sâu từng nghiệp vụ, việc đánh giá lương P3 này thường được ban Lãnh đạo trực tiếp thực hiện để đảm bảo tính bao quát và công bằng.
- Lương đóng bảo hiểm bao gồm lương P1, P2 hay cả 3P?
Đây là vấn đề đã được luật pháp quy định. Mức đóng bảo hiểm cho nhân viên được tính dựa trên lương cố định. Vì vậy, chúng ta xem xét khoản nào là lương cố định thì khoản đó cần thực hiện đóng bảo hiểm, không phân biệt P1, P2 hay kể cả P3, miễn là đảm bảo quy định mức lương cố định không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
- Làm sao để rút ngắn thời gian xây dựng hệ thống lương 3P?
Có lẽ đây là câu hỏi trăn trở của nhiều chuyên viên HR đang trực tiếp “nếm mật nằm gai” với hệ thống này. Bởi có những công ty xây dựng miệt mài một năm chưa xong, có những công ty chỉ cần 4-6 tháng đã hoàn thiện. Thông thường, điểm khác biệt nằm ở cách thức làm việc của từng công ty, đặc biệt trong phần xây dựng lương P2. Giai đoạn xây dựng lương năng lực P2 thường là giai đoạn chiếm nhiều thời gian nhất trong triển khai 3P. Lý do chủ yếu là bởi các dữ liệu về lịch sử đóng góp và phát triển năng lực của từng nhân sự là rất khó để tổng hợp nếu doanh nghiệp không có một hệ thống quản lý phù hợp ngay từ đầu. Không có đủ dữ liệu, doanh nghiệp không thể ra quyết định đánh giá nhân sự một cách chính xác và công bằng.
Ứng dụng Base HRM ra đời với mục đích giải quyết bài toán trên. Không chỉ tổng hợp toàn bộ thông tin nhân sự (thâm niên, thành tích, lương thưởng…) trong toàn bộ quá trình làm việc, phần mềm còn hỗ trợ các báo cáo dữ liệu, phục vụ các nhà quản lý trong việc ra quyết định xếp loại năng lực cho nhân sự một cách minh bạch, có cơ sở rõ ràng.
Base HRM – ứng dụng quản lý dữ liệu nhân sự, giúp rút ngắn quá trình đánh giá năng lực và ra quyết định trả lương năng lực P2
Kết luận
Xây dựng bảng lương và tính lương là một trong những nghiệp vụ nhân sự quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến từng nhân viên. Nếu quá trình đó không đáng tin cậy, hệ thống không được minh bạch thì chắc chắn sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề rắc rối có thể kể đến như: tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao, mức độ gắn kết và tỷ lệ giữ chân nhân tài thấp…
Hệ thống lương 3P được thiết kế để dung hòa quyền lợi giữa nhân viên – tức người lao động và lợi ích của doanh nghiệp – tức bên sử dụng lao động. Trên thực tế, có thể nói những doanh nghiệp đã triển khai được hệ thống lương 3P là những tổ chức đang quản trị nhân sự hiệu quả và có được nền tảng phát triển bền vững. Đồng thời với Base Payroll, hy vọng doanh nghiệp có thể giải quyết được khó khăn trong quá trình tính lương thưởng mỗi tháng, để tập trung vào việc điều hành, phát triển con người và tăng trưởng kinh doanh.
Base Payroll – Hệ thống tự động xử lý bảng lương hàng tháng nhanh chóng, dễ dàng và chính xác dành cho doanh nghiệp
Để giải phóng áp lực cho bộ phận C&B đồng thời giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và đầu tư nguồn lực cho những nhiệm vụ quan trọng, Base.vn – một đơn vị đang cung cấp nền tảng quản trị cho hơn 5000 doanh nghiệp đã cho ra mắt sản phẩm Base Payroll – phần mềm tính lương tự động.
Base Payroll tự động tổng hợp dữ liệu bảng lương cho từng nhân viên theo chu kỳ được thiết lập trước đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tính lương hàng tháng, giảm thiểu sai sót trong tính toán và chuyên nghiệp hoá quá trình. Bộ biến mặc định vô cùng phong phú kết hợp với các trường thông tin cho phép custom, giúp doanh nghiệp xây dựng công thức tính lương một cách linh hoạt và tiện dụng nhất.
Giới thiệu phần mềm tính lương Base Payroll
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để tìm hiểu thêm về tính năng, bảng giá và nhận demo trải nghiệm ứng dụng tự động xử lý bảng lương Base Payroll, đăng ký NGAY TẠI ĐÂY.
