6 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp

24/09/2018

Bạn luôn mong muốn, nhưng liệu đã biết cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp?

Base Resources - Hãy tưởng tượng bạn đang tham gia một lộ trình lâu dài và quan trọng. Có khi nào bạn vội vã khởi hành trước khi xác định được điểm đến cụ thể và có sẵn bản đồ rõ ràng hay không? Thông thường, câu trả lời là không. Bởi lẽ mọi người đều muốn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những tai nạn ngoài ý muốn.

 

Nhưng đáng buồn thay, nhiều doanh nghiệp lại đang mắc phải một sai lầm lớn trong công tác truyền thông nội bộ: thực hiện mà không có một chiến lược và lộ trình cụ thể. Những hành động bộc phát để “chữa cháy” tạm thời như gửi một email hay dán một tờ A4 lên bảng tin có thể gây gián đoạn dòng tin tức của doanh nghiệp. Điều đó đồng nghĩa với doanh nghiệp đã truyền thông nội bộ sai thời điểm, sai phương pháp, sai cả công cụ thực hiện - một hậu quả tất yếu của việc không xây dựng kế hoạch ngay từ đầu.

 

Vì vậy, hãy tạm gác lại công việc và xây dựng cho doanh nghiệp của bạn một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả.

 

Trước hết, hãy biết rõ về lợi ích của truyền thông nội bộ hiệu quả

 

Truyền thông nội bộ không chỉ là một hoạt động có cũng được nà không có cũng chẳng sao, nó thậm chí là một trong những khía cạnh quan trọng nhất để vận hành trơn tru một bộ máy doanh nghiệp. Một hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ mang tính chất thông báo tin tức một chiều, mà có thể giúp nhân viên gắn kết với sứ mệnh, giá trị, mục tiêu chung; từ đó thúc đẩy các hành động gia tăng năng suất của doanh nghiệp.

 

Các con số sau là minh chứng rõ ràng nhất cho điều đó:

 

  • Doanh nghiệp triển khai truyền thông nội bộ hiệu quả có tỉ lệ doanh thu cao hơn 47% cao hơn so với các doanh nghiệp trao đổi thông tin kém hiệu quả.

  • Trong thời kỳ biến động của doanh nghiệp, truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gia tăng năng suất lên 26%

  • Trung bình, việc trao đổi thông tin kém hiệu quả (nhân viên không được thông báo / hiểu sai / hiểu thiếu về các chính sách, quy trình, yêu cầu công việc) làm tiêu tốn 62,4 triệu $ hàng năm đối với một doanh nghiệp 100,000 nhân viên; và trên $500,000 đối với doanh nghiệp 100 nhân viên.

 

Và các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng việc lập kế hoạch cho bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng cải thiện hiệu suất lên tới 30%.

 

Cộng gộp tất cả các con số trên lại, bạn sẽ thấy được một đích đến xứng đáng để xây dựng và triển khai kế hoạch ngay từ bây giờ.
 

Và đây là quy trình 6 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp

 

Kể cả khi đã làm quen với lý thuyết về truyền thông nội bộ, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể xây dựng nên một kế hoạch triển khai toàn diện và khả thi. Quy trình 6 bước sau đây sẽ hữu ích cho bạn.

 

Bước 1: Đánh giá thực trạng

 

Một bản đánh giá thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa tiến hành hoạt động truyền thông nội bộ nào cụ thể, bạn cũng cần đánh giá được điều đó đang gây ra những vấn đề như thế nào trong doanh nghiệp.

 

Các tiêu chí sau cần được nhìn nhận lại một cách toàn diện:

 

  • Đánh giá tình hình doanh nghiệp bạn (tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi,...)

  • Doanh nghiệp bạn đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ nào?

  • Hiệu quả truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bạn hiện tại như thế nào?

 

Bước 2: Xác định đối tượng

 

Biết được doanh nghiệp đang cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Thông thường việc truyền thông được tiến hành ở phổ rộng trong nội bộ, tuy nhiên ở một vài thời điểm then chốt như doanh nghiệp sắp có sự thay đổi về nhân sự, đặc biệt cần quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng bởi thay đổi.

 

Trả lời các câu hỏi sau để xác định được đúng đối tượng của truyền thông nội bộ:

 

  • Trong doanh nghiệp bạn, những ai cần biết đến các thông tin? Họ cần biết những gì?

  • Ai có mối liên hệ mật thiết nhất với nhân sự trong doanh nghiệp?

  • Một người có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên của bạn lại không?

 

Bạn có thể chia nhỏ các đối tượng theo phân cấp như C-level, team manager, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc,...

 

Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp

 

Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả, bạn cần tuân theo nguyên tắc SMART:

 

S     – Specific:     Mục tiêu cụ thể

M    – Measurable:     Mục tiêu đo lường được

A     – Attainable:     Mục tiêu có thể đạt được

R     – Relevant:     Mục tiêu thực tế

T     – Timebound:     Mục tiêu có thời hạn cụ thể

 

Chìa khoá của bước này chính là đáp án của các câu hỏi:

 

  • Mục tiêu của doanh nghiệp bạn là gì (đặc biệt là các mục tiêu về nhân sự)?

  • Để đạt được mục tiêu này, nhân viên của bạn cần hiểu được những gì? Nhân viên cần có những niềm tin gì? Nhân viên cần có được những hành động gì?

  • Thông điệp của truyền thông nội bộ = Thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải + Nhu cầu thông tin của nhân viên

 

xay-dung-ke-hoach-truyen-thong-noi-bo-01

 

Bước 4: Xác định chiến lược

 

Chiến lược là các phương pháp, các cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Sẽ có một số người nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động, tuy nhiên việc nhìn nhận ở góc độ chiến lược sẽ hạn chế được tình trạng sơ sót.

 

Trong bản kế hoạch truyền thông nội bộ, hãy làm rõ các yếu tố sau:

 

  • Các hình thức công nhận nhân viên

  • Lộ trình đào tạo nội bộ cho nhân viên

  • Lộ trình thăng tiến cho nhân viên

  • Minh bạch thông tin giữa Ban lãnh đạo và nhân viên

  • Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp

 

Bước 5: Xác định kế hoạch hành động

 

Nếu như chiến lược là phương pháp thì kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế.

 

  • Những hoạt động gì sẽ phục vụ cho chiến lược X?

  • Hoạt động này sẽ được triển khai vào thời gian nào?

  • Ai sẽ là người chịu trách nhiệm triển khai hoạt động này?

 

Chỉ khi kế hoạch của bạn thể hiện được rõ ràng “của ai - làm gì - vào lúc nào”, truyền thông nội bộ mới có thể áp dụng khả thi trong doanh nghiệp.

 

Bước 6: Đo lường hiệu quả

 

Đo lường là cách duy nhất để bạn biết được mình có đang đạt đến mục tiêu của mình hay không và có những phương án điều chỉnh hợp lý. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí sau làm cơ sở đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ:

 

  • Mức độ tương tác của nhân viên đối với thông tin?

  • Sự thay đổi trong suy nghĩ / hành vi của nhân viên sau thông tin?

  • Các chỉ số về tỉ lệ giữ chân nhân viên, turnover rate, mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc,...

 

Lưu ý về công cụ triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ

 

Như đã đề cập ở Bước 4, mạng truyền thông nội bộ là một công cụ chiến lược giúp tối ưu hoá việc triển khai kế hoạch trong doanh nghiệp của bạn. Đây là một khái niệm khá mới mẻ, có thể coi là “bước nhảy vọt” khi áp dụng công nghệ 4.0 vào doanh nghiệp.

 

Mạng truyền thông nội bộ không phải là một “mạng xã hội” thu nhỏ. Nó không đi sâu vào giải quyết sự tương tác, giao tiếp giữa nhân viên với nhân viên; mà tạo ra sự kết nối giữa nhân viên với tổ chức, với mục đích giúp mỗi nhân viên đều hiểu được giá trị cốt lõi của công ty, thấy được vai trò cá nhân trong bức tranh chung của tổ chức, tạo ra sự thống nhất từ trên xuống dưới và hiệu triệu được sức mạnh nội bộ mỗi khi cần.

 

Đọc thêm: Vì sao không nên lạm dụng mạng xã hội làm kênh truyền thông nội bộ?

 

Sẽ thật tuyệt vời nếu mạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp bạn được thiết kế để tổng hợp và định hướng sẵn cho các chiến lược khác: minh bạch core value và văn hoá doanh nghiệp, chia sẻ ý tưởng, chào đón nhân viên mới, thông báo tin tức nội bộ, gửi CEO letter, chúc mừng sinh nhật, khen thưởng nhân viên xuất sắc,...

 

Không hề nói quá khi khẳng định rằng, có được một mạng truyền thông nội bộ như vậy, kế hoạch của bạn đã thành công được một nửa chặng đường.

 

xay-dung-ke-hoach-truyen-thong-noi-bo-02

Giao diện trang chủ của mạng truyền thông nội bộ Base Inside

 

Base Inside là mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp với đầy đủ các tính năng cao cấp hỗ trợ công tác truyền thông nội bộ hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng truy cập và tương tác với Base Inside mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên thiết bị di động.

 

Để nhận tư vấn và hỗ trợ demo phần mềm Base Inside, đăng ký tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Nên hay không cho nhân viên làm việc theo giờ linh hoạt?

Bạn mới nghe nhân viên phàn nàn và bày tỏ nguyện vọng được làm việc theo giờ linh hoạt. Bạn cũng thấy một số doanh nghiệp đã phê duyệt chính sách này. Còn bạn, bạn có nên áp dụng nó?

Đo lường hiệu quả văn hóa doanh nghiệp: 3 chỉ số mà mọi nhà quản lý cần theo dõi

Tìm hiểu ngay phương thức đo lường hiệu quả văn hóa doanh nghiệp để những nỗ lực xây dựng công ty của bạn không trở nên vô nghĩa!

Vì sao việc áp dụng công nghệ mới vào doanh nghiệp thường thất bại?

Bạn hiểu rằng khi đưa doanh nghiệp theo xu hướng áp dụng công nghệ mới, luôn tồn tại nguy cơ bị thất bại. Nhưng bạn đã hiểu rõ nguồn gốc lý do?

Đăng ký nhận bản tin