Thường không được quan tâm bởi nhiều nhà quản lý trẻ, nhưng về bản chất, truyền thông nội bộ lại có tác động rất lớn đến hiệu quả hoạt động và vận hành của một doanh nghiệp.
Theo nghiên cứu của Towers Watson, việc áp dụng hiệu quả truyền thông nội bộ trong thực tiễn giúp một công ty có khả năng tăng đến 47% lợi nhuận kinh doanh.
Vậy bạn, những nhà quản lý còn non trẻ, cần phải làm gì để triển khai yếu tố truyền thông nội bộ hiệu quả nhất cho doanh nghiệp?
1. Tìm hiểu những vấn đề thường gặp trong truyền thông nội bộ
1.1. Lạm dụng việc gửi email
Muôn hình vạn trạng, từ vài mẩu quảng cáo, spam hay thậm chí là những tin nhắn lạc địa chỉ , bạn đã bao giờ cảm thấy khó tiếp nhận luồng thông tin công việc khi bị “khủng bố” bởi số lượng email khổng lồ chẳng-biết-từ đâu ra chưa?
Nếu bạn cảm thấy khó chịu, thì những người khác cũng vậy.
Lạm dụng gửi email gây gián đoạn luồng thông tin tiếp nhận của không ít cá nhân
Lạm dụng email để truyền tải và trao đổi thông tin nội bộ thường không đem lại nhiều kết quả, thậm chí còn phản tác dụng, ảnh hưởng đến ít nhiều công việc của một vài cá nhân. Vì vậy, hãy để email tồn tại như một phương tiện liên lạc phục vụ hoàn toàn cho mục đích công việc.
1.2. Ách tắc thông tin
Quy mô công ty càng lớn càng đòi hỏi sự phân cấp quản lý thứ bậc. Đi kèm với vấn đề này là khoảng cách giữa nhân viên bậc thấp nhất tới cấp lãnh đạo cao nhất sẽ ngày càng lớn. Bởi vậy, thông tin dễ dàng bị “nhiễu” hay “ách tắc” khi truyền đạt ở cả hai chiều từ trên xuống và từ dưới lên, gây ra hiểu lầm về những thông tin chính sách.
1.3. Lưu trữ và quản lý công văn nội bộ không hiệu quả
Đứng trên góc độ nhà quản lý, chắc hẳn bạn cũng hiểu được số lượng công văn và tài liệu lưu truyền nội bộ doanh nghiệp nhiều đến mức nào. Hãy thử suy ngẫm xem, với mỗi nhân viên mới onboarding, bạn sẽ phải mất bao nhiêu thời gian để tìm kiếm và chuyển tới cho họ những văn bản cần thiết phục vụ cho quá trình làm việc? Rõ ràng con số này là không nhỏ, gây gián đoạn trực tiếp đến việc truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp.
1.4. Không đo lường được hiệu quả
Bạn đã bao giờ tự hỏi: “Nhân viên của mình liệu đã tiếp nhận được bao nhiêu phần trăm thông điệp mà ban lãnh đạo muốn truyền tải chưa?” Nhiều nhà quản lý vẫn còn đang xem nhẹ câu hỏi này, nhưng thực tế, nó lại chính là mục tiêu then chốt của hoạt động truyền thông nội bộ.
Việc không đo lường hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ vô tình khiến doanh nghiệp lãng phí rất nhiều nguồn tài nguyên, như tiền bạc, công sức và con người, mà không biết được rằng hoạt động của mình đã đạt được mục tiêu hay chưa để có cách điều chỉnh kịp thời.
2. Các phương pháp cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ
2.1. Truyền tải thông tin trực quan bằng video
Nếu nói về các phương tiện dùng để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, khó có phương tiện nào tốt hơn video ở thời điểm hiện tại. Vậy nên, ngoài những thông tin dạng văn bản, hãy thêm thông tin dạng video hoặc sử dụng video làm một kênh truyền thông của doanh nghiệp.
Gửi gắm thông điệp qua video là một làn gió mới trong các phương thức truyền thông nội bộ
Có thể kể đến các dạng video phổ biến và phù hợp với truyền thông nội bộ như:
- Video đào tạo và hướng dẫn: Đào tạo kỹ năng và hướng dẫn nhân viên xử lý một số tác vụ cụ thể
- Video kịch bản: Đưa ra tình huống và cách giải quyết cho nhân viên. Thường là những video kịch bản về chăm sóc khách hàng hay xử lý sự cố.
- Video cập nhật thông tin của công ty: Thay vì những mẩu tin dưới dạng văn bản nhàm chán thường thấy, những video news sẽ giúp nhân viên của bạn dễ dàng ghi nhớ và tiếp nhận thông tin hơn rất nhiều.
2.2. Sử dụng hệ thống chat nội bộ
Theo Viện nghiên cứu toàn cầu McKinsey, một đội ngũ nhân viên thường xuyên trao đổi và cộng tác nội bộ có năng suất làm việc cao hơn từ 20 đến 25% so với nhóm còn lại.
Hiện nay, các hệ thống chat nội bộ, như Slack, HipChat hoặc Google Hangouts có thể giúp nhân viên của bạn dễ dàng giao tiếp và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng, đạt hiệu quả cao hơn hẳn email.
Nếu như trước đây, một văn bản được ban hành từ cấp trên muốn đến tay tất cả nhân viên thì phải qua rất nhiều lượt gửi email dài dòng và thâm hụt thời gian, thì giờ đây, chỉ cần một vài thao tác đơn giản, những thông tin này đã “cập bến” an toàn đến hòm chat của người nhận .
2.3. Tổ chức những cuộc họp hiệu quả
Những cuộc họp định kỳ là nơi lý tưởng để nhà quản lý có thể truyền tải nhiều thông điệp giá trị đến nhân viên. Tuy vậy, nhiều người lại không biết cách để tiến hành chúng một cách hiệu quả. Một cuộc họp thành công phải hội tụ được đủ 3 yếu tố sau đây:
- Có agenda và mục tiêu rõ ràng: Trước khi cuộc họp diễn ra, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị thật kỹ lưỡng lịch trình cũng như những thông điệp mà bạn muốn truyền đạt cho nhân viên. Thao tác này sẽ giúp bạn sẵn sàng hơn cho cuộc họp, đồng thời tránh được những sự cố phát sinh gây thâm hụt nhiều nguồn lực về thời gian, công sức, tài nguyên,…
- Tránh đưa ra quá nhiều thông tin: Một nghiên cứu chỉ ra rằng, những cuộc họp không hiệu quả luôn đưa ra lượng thông tin lớn hơn 40% so với số còn lại. Bởi vậy, để cải thiện chất lượng mỗi buổi họp, cũng như tăng khả năng tiếp nhận của người tham gia, hãy cố gắng chỉ đưa ra thật ngắn gọn và xúc tích những thông điệp quan trọng nhất.
- Giảm bớt số lượng người tham gia: Càng nhiều người tham gia, lượng thông tin cần trao đổi cũng sẽ càng tăng lên. Kéo theo đó, thời gian cuộc họp sẽ tăng lên và chất lượng sẽ giảm xuống. Vậy nên, để cuộc họp hiệu quả, bạn chỉ cần mời vừa vặn những người có liên quan tham gia.
2.4. Truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu
Có một sự thật đáng buồn đang diễn ra tại hầu khắp các doanh nghiệp: Chỉ 21% những nhà quản lý nói rằng họ truyền tải thông tin dưới dạng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
Nhiều nhà điều hành thừa nhận, họ thích sử dụng những câu từ học thuật cao siêu để thể hiện trình độ bản thân, cũng như khiến cấp dưới của mình cảm thấy kém cỏi, từ đó tôn trọng mình hơn.
Đây là một lối suy nghĩ sai lầm và độc hại, bởi nhiệm vụ của nhà quản lý là giao tiếp và truyền đạt thông tin, chứ không phải khoe mẽ kiến thức. Những từ ngữ đơn giản và dễ hiểu sẽ thực hiện nhiệm vụ này hiệu quả hơn cả.
2.5. Sử dụng mạng truyền thông nội bộ
Mạng truyền thông nội bộ chính là không gian để doanh nghiệp xây dựng những giá trị cốt lõi, truyền tải thông điệp của ban lãnh đạo tới toàn thể công ty, giúp nhân viên thấu hiểu về nơi mình sẽ gắn bó và thấm nhuần sâu sắc văn hóa doanh nghiệp.
Lấy ví dụ, hệ thống tương tác và truyền thông nội bộ Base Inside có đầy đủ các tính năng cần thiết của một mạng truyền thông nội bộ:
- Là kênh duy nhất để truyền tại những thông điệp quan trọng: Nhấn mạnh thông tin về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; Đồng thời mọi thông điệp của doanh nghiệp được nhất quán trong mọi giao diện trong Base Inside
- Là kênh giao tiếp và truyền thông nội bộ hiệu quả: Cập nhật tin tức dễ dàng nhanh chóng, lưu trữ và trình bày tin tức khoa học, rõ ràng
- Minh bạch hóa thông tin trong công ty: Ban hành các quyết định, chính sách của công ty rộng rãi đến toàn nhân viên và cho phép nhân viên tương tác, trao đổi ngay bên dưới
- Hỗ trợ tạo các chủ đề thảo luận với chất lượng chuyên môn cao, tăng khả năng tương tác giữa các thành viên
Base Inside có đầy đủ các tính năng cần thiết của một mạng truyền thông nội bộ
Tổng kết
Quan tâm đến truyền thông nội bộ là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vượt qua những thời kỳ khó khăn. Hiểu rõ vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo trẻ sẽ có động thái đúng mực để đẩy mạnh phát triển nội bộ doanh nghiệp cũng như lợi ích lớn của công ty.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn và hỗ trợ demo trải nghiệm Base Inside, đăng ký tại đây.
