Gapit communications Jsc

05/09/2017

Hãy cùng tìm hiểu công ty CP truyền thông GAPIT (GAPIT Jsc) đã vận dụng nền tảng quản lý công việc WeWork như thế nào để tăng 125% năng suất, hiệu quả làm việc và giữ vững tinh thần đổi mới sáng tạo trong môi trường khởi nghiệp không ngừng thay đổi.

Hồ sơ khách hàng

GAPIT Jsc là doanh nghiệp đi tiên phong trong lĩnh vực Mobile & Digital Marketing tại Việt nam. GAPIT Jsc cung cấp giải pháp toàn diện hỗ trợ hoạt động tiếp thị và kinh doanh của doanh nghiệp trên điện thoại và môi trường trực tuyến. 

 

Chúng tôi trò chuyện với anh Lại Huy Hoàng, CTO của GAPIT Jsc, để cùng chia sẻ lại câu chuyện về Wework đã giúp công ty quản lý công việc và dự án theo cách thức hiện đại, tinh gọn và tối ưu chi phí. 

 

Anh vui lòng chia sẻ thêm về GAPIT Jsc

GAPIT được thành lập từ năm 2005, như vậy đã có bề dày hơn 12 năm hoạt động và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Chúng tôi có trụ sở tại Hà Nội và một chi nhánh trong TP. Hồ Chí Minh với quy mô nhân sự khá tinh gọn khoảng 70 người. Tầm nhìn của GAPIT là trở thành đối tác hàng đầu và dài hạn cung cấp các giải pháp marketing và xây dựng thương hiệu cho khách hàng; đồng thời đảm bảo sự phát triển và hài lòng tại công ty của đội ngũ nhân viên. Mục tiêu sắp tới của chúng tôi là tăng trưởng rất nhanh trong các mảng dịch vụ mới, vì vậy chúng tôi cần một giải pháp quản lý toàn diện và tối ưu hơn.

 

GAPIT đã áp dụng các phương pháp hay công cụ quản lý nào trước khi đến với WeWork?

Với nhân sự ở hai miền và cơ cấu tổ chức nhiều phòng ban, dự án; khối lượng công việc cần xử lý hàng ngày là rất lớn. Chúng tôi đã sớm nhận ra cần phải áp dụng công nghệ trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp. Trước khi đến với WeWork, GAPIT đã từng ứng dụng Sharepoint, Microsoft Project và quay trở lại Excel kết hợp với email. 

 

Mong anh chia sẻ rõ hơn các khó khăn khi GAPIT ứng dụng các công cụ trên

Trước kia GAPIT áp dụng Sharepoint do Microsoft phát triển. Chúng tôi lên lịch biểu công việc, chia sẻ tài liệu và xử lý một số tác vụ về hành chính qua Sharepoint. Tuy nhiên sau một thời gian, tôi nhận thấy phần mềm khá cồng kềnh, phức tạp và tính tương tác cũng khá yếu. Đặc quản lý dự án qua Sharepoint rất hạn chế. Khi đó chúng tôi mua Sharepoint gồm Server với chi phí $8000. Bên cạnh đó phải chi trả $1500/ tháng cho một nhân sự chuyên để duy trì và tùy biến phần mềm theo nhu cầu của công ty. Đó quả là một chi phí đắt đỏ.

 

Tôi và đội công nghệ đã thử nghiệm nhiều phần mềm khác của Việt Nam và nước ngoài nhưng đều không được. Phần mềm của Việt Nam ngày đó là dạng cài đặt, giao diện rất kém và khó sử dụng. Các phần mềm nước ngoài thì có rào cản ngôn ngữ và giá chát. Chúng tôi quyết định chuyển toàn bộ việc quản lý công việc và dự án sang Excel kết hợp Email là phương án tạm thời vì ai cũng sử dụng được. 

 

Công cụ đơn giản nhưng lại quá thô sơ, có 2 vấn đề rất lớn mà Excel không giải quyết được. Thứ nhất, team không thể trao đổi công việc được qua Excel. Khi nào cần cập nhật tiến độ dự án thì phải gọi cả team vào họp và chiếu bảng Excel lên màn hình. Thứ hai, việc tổ chức và quản lý tài nguyên bị phân tán, các tài liệu được lưu trữ ở các nơi khác như Google docs, Dropbox, ...

 

Trải nghiệm của anh và thành viên khi áp dụng WeWork trên toàn công ty như thế nào?

Ồ, ngay từ khi nhìn thấy giao diện đẹp, thân thiện và trực quan của WeWork tôi đã muốn tìm hiểu vận dụng ngay. Tôi không giống như nhiều nhà quản lý khác chỉ tập trung xem phần mềm có bao nhiêu tính năng và cho rằng càng nhiều càng tốt. Đã có nhiều kinh nghiệm triển khai nên tôi hiểu rằng tính năng phần mềm phải hữu dụng, nhưng càng đơn giản và dễ sử dụng mới khiến người dùng không thể rời bỏ được. 

 

Vì vậy, chúng tôi đã bắt đầu với WeWork thực sự dễ dàng, và ngày càng yêu thích khám phá các tính năng trong phần mềm. 

 

Trải nghiệm hoàn toàn khác so với sử dụng Sharepoint. WeWork cũng giải quyết hoàn toàn vấn đề của Excel. Đó là đưa dự án lên online. Mọi người đều nhìn thấy công việc, tiến độ dự án và các deadlines của mình. Thành viên có thể trao đổi trực tiếp ngay cả trong từng công việc cụ thể, và cả team đều nhận được thông báo thời gian thực (real-time notifications). Tài nguyên thì được tổ chức khoa học, tập trung ở một nơi và gắn liền trong dự án. 

 

Theo anh những thay đổi lớn nhất mà WeWork mang lại là gì? 

Tốc độ, chất lượng công việc và văn hóa làm việc. 

 

Nhờ có WeWork chúng tôi có thể tự hào GAPIT là một doanh nghiệp “thời gian thực”

 

Dòng công việc và trao đổi thông tin trở nên thông suốt. Chúng tôi đã không còn phải tổ chức quá nhiều cuộc họp mà dành thời gian nhiều hơn đầu tư cho chất lượng công việc. Văn hóa làm việc của GAPIT cũng sôi nổi và minh bạch hơn. 

 

Cảm ơn anh và GAPIT đã chia sẻ câu chuyện thành công của mình với WeWork!

 

Từ khóa

Đăng ký nhận bản tin