Vị trí thư kí được coi là đầu mối trả lời các thắc mắc trong nội bộ doanh nghiệp.
1. Tổng quan vị trí
Thư ký là người có nhiệm vụ hỗ trợ các công việc văn thư và hành chính để tối ưu hóa quy trình làm việc trong văn phòng. Thư ký sẽ hỗ trợ các đồng nghiệp và giám đốc điều hành trong việc lập kế hoạch và truyền đạt thông tin; là đầu mối trả lời các thắc mắc trong nội bộ doanh nghiệp.
2. Trách nhiệm công việc
- Trả lời điện thoại và chuyển máy khi cần thiết
- Quản lý chương trình họp hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng; sắp xếp các cuộc họp và cuộc hẹn mới
- Chuẩn bị và chuyển giao thư từ, bản ghi nhớ và các biểu mẫu
- Sắp xếp và cập nhật thông tin liên lạc của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và đối tác bên ngoài
- Hỗ trợ hoàn thành các báo cáo định kỳ
- Xây dựng và duy trì hệ thống tài liệu
- Kiểm tra tình trạng của các thiết bị văn phòng và liên hệ đặt mua nếu cần thiết
- Lên kế hoạch và chuẩn bị cho các chuyến công tác
- Thống kê chi phí và báo cáo lại chi phí
- Thực hiện công việc lễ tân nếu cần thiết
3. Yêu cầu công việc
- Có kinh nghiệm ở vị trí thư ký hoặc trợ lý hành chính
- Có hiểu biết về tổ chức văn phòng
- Thành thạo kĩ năng xử lí đa nhiệm và quản lí thời gian
- Thành thạo kĩ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời
- Minh bạch, trung thực, phong thái chuyên nghiệp
- Thành thạo MS Office
Tham khảo mô tả công việc các vị trí tương đương: Lễ tân, Trợ lý giám đốc.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Download miễn phí combo 5 tài liệu tuyển dụng-nhân sự chỉ với 1 click tại đây.
